浅谈高校档案管理信息化建设

摘要：随着大数据时代的来临，数字化和信息化的运用范围越来越广，在高校的档案管理事业中完成档案信息数字化和信息化的建设更有利于提高高校档案管理的服务水平，促进高校档案管理工作的发展。本文将就高校是否有实行档案数字化建设的必要以及如何建设高校档案的信息化做讨论，得出相应的具体措施。

关键词：高校档案信息 数字化和信息化建设必要性 具体措施

二十一世纪是一个信息化的时代，社会的发展也特别迅速，所以为了能够跟上社会发展的脚步，各个高校都应该重视本校信息化档案管理的建设工作，将信息技术在档案管理中的作用完全发挥出来，提高档案管理的服务水平。而如何将数字化、信息化的技术与实际的档案管理工作相结合，使数字化、信息化技术能够更好地为高校的教学和管理工作服务，成为了当前高校档案管理者们关注的问题。

一、建设信息化档案管理的重要性

能满足高校发展的需要。在大数据时代，是数字化和信息化技术将高校的档案管理事业推向了一个全新的时期。为了满足各个高校在发展期间的需求，在面对一些与以往完全不同的新事物时仍然能够保证对高校档案管理开发利用的效率和速度，学校应该重视本校的档案管理信息化建设。

随着高校进一步的深化改革和发展壮大，高校的档案中涉及的档案主体种类就会变多。这样一来，如果按照传统的管理方式，档案的管理工作就会变得很困难。但是如果运用档案管理的数字化、信息化技术，将所有的档案信息大都以数据或图片的形式录入电脑，一来便于高校的档案管理工作者的管理，二来也能便于人们查询档案信息。

传统的档案管理方式已经无法满足现在社会的发展需求，管理观念较为落后，无法适应这一系列的新变化，严重制约了高校的档案管理事业的发展。所以为了让高校档案管理工作在未来得到更好的发展，就要进行改革和创新，建设高校档案管理工作的信息化。

能满足提高高校档案服务水平的需要。在传统的档案管理模式之下，档案的管理工作主要是以手工操作为主，例如档案管理的装订立卷工作，在过去档案少的时候这种手工操作方法还算适用，但是随着各大高校的发展壮大，档案的数量已经远远超过过去的量，所以以前传统的档案管理工作模式已经无法满足现代社会发展的需求了。除了传统的手工操作无法满足量的需求之外，还无法保证档案的质量。在检索档案的时候，传统的管理模式也是以人工寻找的方式为主，在一大堆的档案中寻找一份档案，这无异于大海捞针，所以工作的效率一般都较低，这样一来就无法提升高校的档案管理工作水平。为了赶上当今时代的发展水平，实现高校档案管理工作的更好更快发展，就要进行创新，将信息技术应用到高校档案管理工作的提升中去，为高校档案管理工作服务水平的提升提供强大的技术支持。

信息化建设完善之后不仅便于查询、分类和管理，并且与传统的人工操作管理档案相比，还节约了大量的人力和物力资源。

二、高校信息化档案管理模式建设的具体措施

要想实现学校档案管理的信息化建设，就要首先实现档案信息的标准化建设、档案信息的数字化建设、网络的安全化建设以及全面化培养档案管理人员的综合素质。

相比传统的纸质档案，建设高校的档案数据库，完成档案信息的数字化建设，更便于档案管理者的管理。传统的纸质档案占用的空间太大，查阅起来不方便，比较困难。此外，纸质档案不便于保存，时间一长，纸张就容易泛黄、被虫蛀，最终使得档案数据被破坏。但是建设数据库就能弥补这一缺陷，还能节约人力、物力和财力。通过互联网还能实现档案信息资源的共享，更有利于对档案进行开发和利用。

如今是一个网络发达的时代，我们在享受网络带来的便捷的同时，也要注意网络可能带来的一系列安全问题。所以高校在实行档案信息化建设的时候，要注意建设一套完善的网络安全体系，针对高校档案信息的保密等级采取相应的防范措施。为了保障高校档案管理信息化建设工作的安全展开，除了要有严格的保密安全制度之外，还要不断和档案管理人员强调安全防护的重要性，培养和强化档案管理者的安保意识。

档案管理人员综合素质的高低与他们工作效果的好坏之间有明显的关联，因为在档案管理工作中，任何一个小的部分都是以人为工作的主体的。所以说，要想高质量地完成档案信息化建设，就要着重培养档案管理人员的道德修养、职业素质与技能，提升他们整体的管理业务水平。

三、结语

现今的社会，科技发展十分迅速，信息化建设更是遍布社会的每个领域，它时时刻刻都在影响着我们的生活。所以，为了更好地完成高校档案管理的信息化建设，让高速发展的信息化科技服务于我们。我们可以通过培养能熟練运用先进网络技术的复合型人才帮助我们更好地完成档案管理工作，最终实现高校档案管理的信息化。

参考文献：

[1]张鑫.刍议高校档案信息化建设[J].黑龙江档案，2014（05）.

[2]段红艳.高校档案管理中存在的问题及对策研究[J].才智，2014（27）.

（作者简介：闵斌，男，研究生， 西安科技大学，讲师，研究方向：大学生思想政治教育）（责任编辑 刘冬杨）