谈怎样做好企业档案管理

摘 要：档案是记载历史最好的凭证，包含着个人材料、工程项目建设备案资料、文物收藏记录等内容依据。档案管理是企业管理工作的一部分，完善档案管理就必须提高意识、健全档案管理制度、提高档案管理人员素质及水平。企业档案对研究企业的发展和参考提供了第一手资料，因此做好档案管理工作对发展现代企业制度具有重要意义。

关键词：档案；管理；规范

1 档案的重要性

（一）档案是重要历史资料的重要记录凭证。档案是企业员工的第一手资料，它直接地、客观地保留了档案备查的完整性，这些资料就是具有完整性、法律性及真实性。比如收发文件、员工合同、人事档案、录像影像、复印凭证等等，起到了一个材料参考的重要性。

（二）档案是为企业发展提供服务。企业档案事业步入现代化信息时代，解放思想，改革创新，是未来档案管理的局势和对外窗口，通过《中华人民共和国档案法》颁布实施，要充分认识到人事档案管理工作的重要性，加强对人事档案的管理，提高人事档案工作的管理水平，及时研究解决人事档案管理工作中遇到的问题，为人事管理工作提供好的保障和服务。 所以企业档案管理规范化，对企业事业全面发展有着重要的意义。

2 档案当前现状

（一）领导不够重视档案管理发展缓慢。目前很多单位领导对于档案管理的业务缺失、管理缺失、意识缺失。忽略了档案管理的重要性，导致很多文件丢失，档案缺失不全等现象，甚至有些保密文件被泄密的状况，所以导致档案管理长期不被领导重视。很多的档案长期的处于被动应付的状态，根本就没有建立档案室管理档案的概念。比如普通的人事档案都没有归档备案等。

（二）企业档案管理人员水平不高致档案管理欠缺。企业档案管理人员的配备是必要的设岗之一，有些企业就没有设立这个岗位，所有档案管理也谈不上。甚至有些企业就是办公室人员来负责档案管理，就是归纳文件。没有系统化、规范化、制度化的管理，所以也谈不上档案管理。有些企业档案员更没有经过系统的培训上岗，没有把档案管理当成一项专业性、规范性、机密性很强的工作。很多档案管理人员都是兼职，对于大量的需要文件、材料放入档案袋中，不分类、不归档，成了名副其实的文件保管员。档案管理人员水平也是档案管理的弱点。因为水平低，政治觉悟不高，没有培训，责任心不强，技术不够，没有知识，缺少管理，很容易造成档案的纰漏缺失不全、资料长时间堆放不作整理归档等现象。

（三）档案室硬件设备配套不全。有些企业经费的缘故，没有设立档案室、没有购买相关保存档案的硬件设备等。这些都直接导致档案管理的缺陷，更容易引起保存的安全性问题，也直接影响档案的使用、保密等工作。有些企业还停留在手工档案管理的水平，有的没有相应的档案室。长期存在档案出现霉变、虫蛀、潮湿现象。所以文件档案就出现损坏、丢失、不全、涂鸦、被盗、泄密等等很多重要的文件材料无法恢复。

（四）档案管理制度不健全不完善。第一档案归档机制需要完善。企业经常存在档案长期的堆放，就是没有年度归档的规定、机制。造成很多档案的堆积，形成遗留问题。第二是档案的移交规范需要完善。档案移交没有规范的办法，移交没有按照档案管理的规定，很多档案人员不严格的对档案进行移交的手续备案归档，设立目录，绝密程度，进行保存。造成交接不清，责任不明以致出现档案材料数量缺失。第三档案管理借阅规定不完善。很多企业没有档案管理的相关规定，档案管理中，出现档案的借阅不严谨，不规范，不保密。很多档案没有根据《档案法》和《秘密法》设立规定，导致档案借阅、复印涂改、缺页现象。这会是档案的永久性损坏导致不完整。

3 档案管理措施

（一）领导重视管理加大经费投入。要将档案管理纳入企业发展工作日常事项，加强领导重视，增强领导管理意识，不断做好档案管理工作，使档案工作和企业发展同步进行。增加档案的投入及建设经费，不断完善档案管理符合企业现代化管理的要求，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和信息化建设。

（二）增加设施配套提高技术管理。以前是设备少，水平低，条件差，技术不足限制了档案管理的发展。现代化企业开始对档案工作的投入，建设了相应的档案室，有专人队伍管理。档案室库房的建立基本满足防火、防潮、防蛀、防盗、防光等五防要素。很多有条件的还购买新设备、信息化仪器可以满足文件、图片、声像、影像、器物等处理保存渠道。通过技术处理能够完整档案保存、共享、查询。

（三）加强档案人员队伍建设。要加强档案管理人才队伍的建设，通过档案培训，学术交流，技能业务等提高队伍知识和管理技术，综合的提升自身素质和政治觉悟，能够出色完成档案管理的重要任务。要对档案的管理知识加以系统培训，做到档案材料归档及时，装档材料甄别、分类无误，提高档案保密。踏踏实实地做好本职工作，为档案事业建功立业。

（四）完善管理制度加强保密工作。根据《档案法》、《秘密法》、《归档文件管理规定》等档案相关规定制定、完善企业档案管理制度。建立、健全档案管理工作制度，按期整理、收集、归档、保存、借阅、保密、更新等管理。第一确保档案完整性。每一个环节都需要确保档案的完整，收集规定一定要甄别，有序的做好档案不出现丢失，纰漏情况。第二确保档案的安全性。企业档案也需要定保密级别，便于管理，严格在复印、借阅、查询等手续上，及时的做好档案资料外泄、泄密的情况。第三确保档案设备更新满足五防要素。很多企业档案随便、任意堆积，没有对档案进行五防处理容易档案损坏无法恢复。档案保存设备也是管理的重要一环，定期检查档案，妥善保管好档案，为档案的利用创造条件，提供方便。第四确保公开档案的有效查询、共享、服务。很对公共信息都要求信息共享、便于群众查询的档案、一律确保信息得到有限的共享资源。提高档案的利用、工作的便利、管理的效率、切实为企业服务。

4 档案管理未来发展方向

（一）文档档案实现电子化。当前很多企业都应用电子技术、计算机技术、电子设备、扫描仪器等新时代设备。部分档案的保存已经开始代替传统形式，由于电子保存有很多特点和特性主要为：1保存安全性高。利用计算机保存可以长期的保存，不会受到防火、防潮、防霉、删改、涂鸦等人为和其他自然的破坏。2保存容量大。电子的容量无限大，可以不限制、和受空间的限制。便于查找和保存。

（二）档案信息实现网格化。通过信息技术可以实现APP檔案共享，通过权限的技术实现档案共享。方便了企业的档案阅查和下载等业务功能，还加速了完善档案网格化管理。树立了新的管理创新，也是档案管理的时代进步，切实做到档案全天候、便捷服务。

总而言之，加强规范档案管理制度、配备先进的档案管理设备、提高人事档案管理人员水平，都会给企业的发展提供强有力的保障，也因此成为企业当前必要投入的重点工作。在新形势和任务的要求下，认识、理解档案管理的重要性及作用，做到与时俱进，加快发展，才能更好地为企业、为社会服务，使档案成为企业的一笔财富。

参考文献

[1]国务院《中华人民共和国档案法》1996年7月5日

[2]国务院《中华人民共和国保守国家秘密法》2014年3月1日

[3]国家档案局《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）2016年6月1日

作者简介

钟海武（1978-），男，海南师范大学，本科，助理馆员初级。