浅析协会报账制管理模式下办事处经费优化管理

高本华

【摘 要】报账制管理已成为一种新的会计核算管理形式，协会为非营利社会团体，主要从事渔船、雇主责任保险等业务，下设多个办事机构，在这种既是非盈利组织又类似保险公司性质的协会，报账制管理的完善有利于规范财务行为、提高资金使用效益、强化预算管理，优化办事处费用结构。本文介绍了报账制实施后协会经费管理取得的成效，并分析了报账管理存在的问题，基于此提出对策建议。

【关键词】报账制；内部控制；核算；经费管理

为加强办事处财务管理工作，规范办事处经费列支行为，严格执行协会“一级核算、收支两条线”的财务管理体制。自2013年起，参照国内的金融保险业、石化业、烟草公司等对分支机构用报账管理模式，结合协会实际情况，协会对办事处经费实行预算管控下的报账制管理模式。主要具体表现为，实行报账制的办事处设置辅助台账，所有会计资料都上交协会，纳入协会的财务帐套核算，在帐套中设置明细会计科目—办事处经费报账专户。报账管理是财务管理办法的创新、变分散单一管理为集中统一管理，对优化财务资源配置、保证资金安全、有效监控费用开支、预防下级机构财务风险具有积极作用。在同行业协会中，对于报账制的流程、方法，没有固有的模式，协会摸着石头过河，将在管理过程中的经验、存在不足及建议，与大家一起探讨。

一、报账制管理办法

协会制定了《办事处财务报账管理办法》《办事处财务核算办法》及《办事处预算管理办法》，对报账范围及执行原则、报账流程、报账单据要求、经费开支范围及标准等方面进行了相应的规定。

1.报账原则

办事处报账遵循“预算控制、报账及时、厉行节约、合法合规”的预算与报账相结合的原则。办事处经费报账以年度预算為基础，实行全额预算报账管理，各项经费列支控制在预算额度内，对未纳入预算的费用原则上不予开支，特殊项目经费除外。日常报账业务做到内容真实、单据合规合法、手续完备。

2.报账流程

（1）协会根据办事处业务情况核定并下拨办事处报账周转金，用于办事处日常经费周转；

（2）办事处财务人员定期将费用单据汇总粘贴、填报《办事处报帐汇总单》，交办事处负责人审批；

（3）财务人员将办事处负责人审批的《办事处报帐汇总单》加盖办事处公章后及原始单据一并邮寄协会；

（4）协会财务部设专职人员对办事处费用单据进行审核并办理付款签报手续，对不符合要求的报帐费用单据沟通后予以退回。

报账流程如下图所示：

3.报账原始单据的要求

报账办法对原始票据方面进行了要求，例如原始票据必须为税务或财政部门监制的正规票据，内容填列必须详实，不得涂改、挖补等；票据付款户名统一为“山东省**协会**办事处”；工资、补贴以表格形式发放的自制原始单据，需要素齐全等。办事处会计对报账原始票据合规性、合法性进行初审。

4.经费开支范围及标准

经费支出分人员经费、公用经费、特殊经费三大项，人员经费和公用经费根据协会年初下发的年度预算指标内列支，事处主任审批，直接报账。特殊经费用于各地渔业安全项目、救生设备补助及宣传支出等，须先行审批后报帐，各办事处根据需求递交书面申请报告，报理事长办公会审批，一事一议，专款专用，审批后履行报账手续。

二、报账制实施后协会经费管理的成效

办事处经费报账制管理模式已施行两年，运行情况良好，在资金管理、资金使用效益、办事处经费列支等方面管控效果显著。

1.规范了财务行为

各项费用支出通过报账严格控制，严格执行各项开支范围和开支标准，对不真实、不合情理、手续不全的凭证坚决不予受理，防止弄虚作假，杜绝了铺张浪费行为及不合理开支，节约了协会资金。对特殊经费支出严格规定了审批程序，事前根据权限履行审批手续、明确使用用途，一事一议，专款专用。

2.提高了资金的使用效益

报账制能够科学地整合协会财力资源，树立协会“一盘棋”的观念，资金实行集中管理，统一筹措、协调、规划，有利于加强内部管理，及时掌握资金流向，有效地监督和控制业务运作。财务资金本着效益最大化原则，在保证各办事处日常基本资金需求的同时，将剩余资金合理配置，进行中、短期投资组合，既保持资金的流动性又能获利性，报账制有效的提高了资金调控能力和资金的使用效率。

3.加强预算管控，优化办事处费用结构

协会近两年对办事处经费预算采取总额控制、费用明细项目定额、定率相结合的原则，对一些容易超支的经费项目进行了严格控制，如人员经费、办公费、交通费实行定额管理；招待费、业务费、会议费实行比例管理，其他费用明项目可以相互调剂，办事处在日常经费报账时严格按照预算额度内列支。预算管控下的报账模式对规范办事处经费支出效果明显，费用结构明显优化，有效改善了办事处以往资金支出随意性过大、招待费、会议费、办公费偏高等问题。

4.加强了固定资产及其他资产管理

实行报账制办事处的资产主要有固定资产和低值易耗品。根据《协会固定资产管理办法》规定，固定资产购置、处置实行审批制度，办事处必须将购置、处置计划上报协会，根据协会权限设定进行逐级审批，办事处根据协会审批意见方可实施购置、处置进行报账，并建立固定资产台账，做好日常使用管理，协会报账受理人根据固定资产购置、处置审批进行审核其报账合法性、合规性。未按规定程序报经批准，办事处不得自行处置资产，协会将不予受理相关单据报账。低值易耗品一般由办事处自行购置，必须设置低值易耗品管理台账，采取一次性摊销法入费用，并定期盘点，做到账实一致。报账制强化了对资产购置、使用、处置等关键环节的管控，明确资产管理相关岗位职责权限，通过细化制度，防范资产管理风险。endprint

三、报账制下协会经费管理存在的问题分析

1.办事处财务控制与审核弱化

实行报账制后，经费支出全部上交协会进行审核，经费自主权受到一定的制约，财务控制与审核弱化，主要表现在：一是办事处内部审核减弱，易形成机械、消极、被动的经费报账管理；二是对预算管理的认识不够，各项经费预算额度不能严格控制，预算流于一种形式，没有发挥实质上的作用。以上两方面直接影响办事处自身财务控制和审核作用的发挥。

2.存在一定的潜在风险

实行报账制后，也存在一定的潜在风险，一是虽然报账制明确了办事处主任负责制，但由于财务管理部分权力的上收，造成办事处责任意识淡化，将单据直接邮寄协会，单据的合规、合法性完全依赖协会报账专职人员把关，协会专职人员只是从形式上审核票据是否合规、票据要素是否齐全，无法保证其报账的业务真实性，无形中增加了财务真实风险和协会的监管责任；二是办事处财务原始单据传递过程中存在安全隐患，原始单据采取邮寄方式到协会，因意外因素易造成会计资料的丢失、毁损等风险。

3.经费报账存在滞后、拖延现象

各办事处一般分布在比較偏远的渔区，当地物流业务不是很发达，从办事处票据邮寄、协会专职人员收到票据审核，到付款程序，保守估计需要4-10天时间，经费拨付容易存在滞后或拖延现象，报账时效性差。

四、报账制下优化协会经费管理的建议

办事处报账管理模式还有待优化，协会财务报账运作水平以及风险防控能力需要进一步深化。

1.提高办事处财务自身管理与监督意识

在办事处报账制管理模式下，协会必须建立健全内部控制制度和财务监督管理机制。一是强化办事处主任责任意识，切实负起领导管理责任，明确审批权限及程序，尤其要加强经费支出的事前审批管理，有效发挥签字“一支笔“费用审批作用；二是规范办事处财务人员财务收支行为，履行报账职责，把好票据审核关，当好领导的参谋；三是协会定期或不定期地组织对办事处各项专项资金使用进行监督，从而真正做到事前控制、事中监督的财务管控能力，减少存在的潜在风险。

2.夯实报账制度基础，加强财会人员的培训

根据需要结合工作实际，及时应对新形势、新变化，不断完善报账制的管理制度，规范报账模式的会计核算方法、审核规定及拨款程序，明确报账资金的范围，并及时做好办事处财务人员相关培训，对办事处财务人员如何把好审核关提出更高的要求，从客观上要求财务管理人员不断加强学习，努力提高自身业务素质，以适应报账制财务管理办法，夯实管理制度基础，确保报账业务各个环节都有章可循，各负其责。

3.建立报账资料管理，单据传递登记及备份

办事处报账会计资料严格管理，为避免路途中丢失、或毁损等可能发生的各种情况，报账单据统一采用专业快递公司，报账原始单据需经初审与复核，确认无误后才能流转至下一个环节，付款后纳入协会财务帐套管理；办事处在邮寄前将原始单据进行扫描打印或复印后，登记报账辅助台账，作为财务报账资料备查，避免丢失查无对症；协会受理人对审查出来的不合规、手续不全的费用单据仍通过快递返还各办事处，并做好相应资料登记。未经协会同意，办事处不得销毁任何财务资料。

办事处报账制管理是一种既能降低财务人力成本，又能集预算、报账、资金、资产等一系列财务管理规章制度的集合，新形势不断制定出相应的规章制度，使报账制管理模式更加完善、规范，保证财务报账工作的顺利开展。

参考文献：

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[2]刘汉民.保险公司财务管理[M].北京：中国金融出版社，2009.

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