规范食品监管档案管理，防范食品安全风险

徐洪欣

摘要：近年来，食品安全问题越来越受到人们的关注，这给食品安全监管工作提出了更高的要求。食品监管档案管理是食品安全监管工作的重要内容，做好食品监管档案管理工作不但能够促进食品监管工作的顺利开展，而且能够推动食品监管事业的顺利发展。鉴于此，本文分析了食品监管档案管理的作用和措施，希望能为食品监管工作的顺利开展提供理论方面的借鉴。

关键词：食品监管；档案管理；安全风险

频繁发生的食品安全问题不仅对消费者的身体健康造成了严重的伤害，而且对正常的市场秩序造成了一定程度的破坏，也给经济社会的健康发展造成了严重的影响，加强食品监管、防范食品安全风险成为一个亟待解决的问题。近年来，随着食品安全法律法规的不断完善，各地都加大了对食品安全的监管力度，产生了大量的检查记录、审批材料、检查报告等档案，如何对这些档案进行管理并向社会公布，是食品监管部门面临的重要问题。

一、食品监管档案管理的作用

（一）食品监管档案管理的内涵

食品监管档案的管理和食品监管档案的规范化管理是两个类似却又不同的概念。食品监管档案管理是指将食品监管过程中产生的文字、数据、声音、图像等资料进行记录并整理归档的过程。食品安全事故将以食品监管档案中的文字、数据等资料进行阐述，并通过数据的预测和总结作用，起到承上启下的作用，从而使食品监管工作的效率得以提高。食品监管档案的规范化管理是指监管过程中所记录的信息必须准确和真实，所记录的资料必须具有全面性，不能出现概念不清或者信息片面的问题。因此，我们不仅要对食品监管档案进行管理，更要对其进行规范化管理。

（二） 食品监管档案管理的作用

对食品监管档案进行规范化管理具有以下几个方面的作用：首先，可以保证食品监管档案的信息真实准确，有效杜绝无效信息的出现，能够将食品安全方面的隐患消除在萌芽状态；其次，档案的预测作用能够使食品安全部门在第一时间对食品安全问题进行处理，避免食品安全问题的进一步扩大；再次，将食品监管档案及时向社会公布，有利于实现广大人民群众对食品企业的监督，为食品安全监管工作的顺利开展提供坚实的保障。

二、 食品监管档案管理有效措施

为了保证食品监管档案管理工作的有效开展，食品监管部门应当针对食品监管档案管理形成完善的工作网络体系，通过各方配合，形成合力，推动食品监管档案管理工作的顺利开展。

（一）一户一档 规范管理

食品安全管理部门应当把所有的食品生产商和食品经营商纳入到食品安全监管范围内，通过一户一档的途径对其进行直接监督和管理，提高食品生产商和食品经营商对食品安全的重视程度，使其自觉对食品生产和销售环节行规范化管理。食品监督部门应当对每个具有食品生产权和经营权的单位进行监督，并对监督的次数和结果进行总结和整理，形成独立的文件和目录，供以后查询使用。通过一户一档的途径进行食品监管可以使食品监管部门及时掌握食品生产商和食品经营商的经营状况，从而实现实时监督和管理。总之，通过一户一档的途径进行食品监管是保障食品安全的有效途径。

（二） 规范档案 归档顺序

在实际的食品监管档案管理过程中，管理人员如果不按照规定的工作程序来开展档案管理工作，就会影响档案管理和使用的效果与质量。因此，为了避免此类问题的发生，食品监管部门应当对档案管理人员进行培训和教育，进一步明确食品监管档案的归档程序，使工作人员详细地了解并扎实地掌握正确的档案归档流程及方法，并要求所有工作人员严格按照以下程序开展档案管理工作：了解企业信息——填写食品安全普查表——填写巡查状况登记表——填写复查状况登记表。在食品监管过程中，监管人员会经常遇到一些食品安全问题，这就要求监管人员及时撰写质量检查和整改报告并呈交上级主管部门审阅。相关报告一定要书写规范并按时归档，确保食品监管档案有较高的质量。

（三）强化案卷 档案管理

食品安全管理部门应当加强对案卷档案的管理。案卷档案指的是一些具体案件的档案，也就是具有处罚结果和处罚决定书的档案。案卷档案是一类特殊的档案，不但具有一般档案所具有的特点，而且具有一些特殊的性质，其不仅是以前监督工作的痕迹，也是今后监督工作的依据。案卷档案的来源包括投诉举报、专项检查和日常监督等。要做好案卷档案管理工作，首先应当掌握监管区域的食品生产商和食品经营商的数量和情况，并根据其生产经营特点对其建立监管档案，保证执法过程中没有遗漏、交叉和重复，有效避免执法不严、分类不明和责任不清等问题的发生。

食品安全监督和惩处工作应当按照《行政处罚法》的相关规定进行，确保案件处理过程中的现场笔录、处罚决定书和整改通知书等材料得到有效记录，签名或者数额应当清晰可见，避免随意涂改，并按照事件的发生顺序对材料进行装订和整理。所有的案卷档案在归档之前都要经过审核部门的审核，严禁对缺乏规范性、严谨性和明确性的材料进行归档，而且档案一旦进入档案室则不得随意进行更改和调换。规范的案卷档案不但能够为今后的食品监管工作提供依据，也是处理行政诉讼案件的直接证据。因此，为了提高监管档案的安全性和执法工作的严谨性，食品监管部门应当加强对案卷档案管理工作的重视程度。

（四） 加强档案 管理制度宣传

当前，部分食品安全监管人员对档案管理工作认识不到位，在实际工作中不重视档案管理工作，从而出现了监管档案丢失、档案内容不全、工作效率低下等一系列问题，阻碍了食品安全监管工作的开展。因此，食品监管部门应当做好食品安全监管档案管理制度宣传工作，通过微信、微博等新兴媒体进行广泛宣传，在单位内部形成食品安全监管档案规范化管理的舆论氛围，以档案规范化管理先进事迹为主要宣传对象，增强档案管理人员及资料搜集人员对食品安全监管档案规范化管理的认识程度，引导工作人员在工作过程中自觉遵守相关流程办法和管理规定，真正实现食品安全监管档案管理工作效率的提高。

结语

在我国食品安全事件频发的背景下，加强对食品生产商和经营商的监督和管理是非常必要的，这不但能够为食品安全监管提供依据，使我国的食品安全监管工作落到实处，而且能够对食品安全事件进行有效预测，防止食品安全事件的发生。食品监管部门应通过规范档案归档顺序、强化案卷档案管理、加强档案管理制度宣传等途径，提高食品监管档案管理的规范化程度，将食品监管工作落到实处，为食品安全提供坚实的保障。

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（作者单位：山东省青岛市城阳区食品药品监督管理局，山东 青岛 266109）endprint