新时期如何做好文书档案管理工作

金岚

摘 要 文书档案管理工作是企业各项工作资料留存管理的重要内容，能为各项工作的连续性提供保障。随着时代的发展，需要管理的信息资料数量相比过去多了许多倍，在这种情况下，继续采用纸质备案、实物管理的文书档案管理模式必然无法满足发展需要。如何引入新理念、新方法、新科技来加强文书档案管理工作，成为当前需要研究的课题。

关键词 新时期；文书档案；管理

中图分类号 G2 文献标识码 A 文章编号 2095-6363（2017）17-0070-01

目前，政府和企业等单位的办公自动化覆盖面越来越高。采用电脑和互联网来打印、保管、传输文书已经成为普遍的办公状态。如何对文本档案进行合理有效的管理，让现在的多媒体文本档案和纸张档案一样实现长久、可靠地查阅使用，从新时期的需要出发不断提高文书档案管理工作的水平，是文书档案管理人员需要认真研究的课题。

1 新时期文书档案管理工作的特点

当前文书档案管理正从过去的盒装纸张资料向硬盘存储、服务器备份、电脑查询等方式转变。将纸质的文书档案扫描存档备份，是时代进步带来的必然方向。采用电脑管理文书档案能改变过去手工管理时存在的3个缺陷：

其一，能改变过去手工管理文书档案，劳动强度大、效率不高的问题。传统文书档案管理的主要流程是，将文件资料按照规定进行分类和归类后，进行人工组卷，抄写卷内的文件目录、卷宗标题、保管期限等详细信息后，再手工装订立卷。这不仅需要具有一定专业知识，分类归类准确，还要抄写笔记工整、仔仔细细，不能出有一分差错。程序复杂琐碎枯燥，出错率高、返工率高，费时费事浪费人力资源。采用电脑操作后，能够实现建档内容的修改更正，固定的项目可利用软件，只需填写关键信息，相同内容可利用快捷键进行操作，大大提高操作效率。

其二，能改变过去人工管理文书档案时，管理效率低的问题。纸质资料文件需要人工一项项编写序号、目录、案卷号码、有序排列，要抄写封面，进行装订整理，工作程序较多，人为影响因素多，致使管理水平不能保持一贯性。

其三，能改变过去人工管理文书档案时，查找信息资料时间长、查找准确性不高的问题。手工进行文件资料的查找时，必须详细了解资料文件的具体信息，比如发文时间、名称、关键词等，才能一一对应地进行查找。查询中要求文书档案管理人员的专业工作水平较高，如果遇到文书归档人员归档不明确，组卷不正确、案卷标题出现错误等情况，就没法找出需要的文书资料。利用电脑对文书档案进行归档、建档，能极大提高对文书档案的查询速度。查询中不仅可以实现一对一的准确查找，而且能够运用模糊查找、关键词、时间段查找等先进的搜索方式，帮助快速、准确地找出需要的文书档案。电脑如果有互联网功能，不仅能查询本馆资料，而且可以利用互联网查询其他馆内的资料，大大提高工作效率和质量。

2 新时期文书档案管理工作的主要问题

1）文書档案管理的规范性需要提高。现在很多文书档案是采用扫描原件进行存档的方式。政府和企业等单位在文书档案管理中，还存在普遍规范性不够的情况。主要表现在3个方面的不规范。一是文书档案的原始存档资料保存的格式、质量不规范，有的是扫描质量不高，出现模糊、乱码等情况，有的是存储格式不通用，需要特殊软件打开，或是过一段时间后文件受到软件影响出现不能使用等情况。二是文书档案的档号、卷宗标题、查询关键词不规范。这主要是受到操作人员专业水平的影响，实际操作中人为影响因素过大。三是文书档案内的资料内容不规范，还存在缺少章节、内容，目录顺序与内容不符合等情况。

2）文书档案管理的准确性和便捷性需要提高。当前文书档案管理在利用率上的问题是，很多文书档案管理部门，还有各自为政的思想，从知识产权保护、文书档案保密管理等角度，对自己保管的文书档案进行管理，致使不能实现分层次和等级的共享使用，很多文书档案石沉大海，没有发挥出应有的作用。很多单位的文书档案对企业政府等单位的查询需求都比较支持，对公民个人需要往往设置了过多的门槛。文书档案管理中对于资料的检索功能需求很大。现在大部分单位采取的是手工和电脑相结合的检索方式。电脑检索的便捷高效等特点，必然会让电脑检索最终替代人工检索。但是，我们也要看到电脑检索工具编写的重要性，要避免出现检索结果多而不精的现象。

3）文书档案管理的人员素质需要提高。过去很多单位都对文书档案管理人员的素质要求不高，认为管理文书档案会抄抄写写，字迹清晰就行。但随着时代的进步，这个观念需要尽快改变。我国对文书档案管理人员的专业培养和培训起步比较晚，国内档案管理专业的学生总数不够。在实际工作岗位上的文书档案管理人员普遍存在学历不高、专业知识水平不高的情况。现在的社会对文书档案的管理需求已经不仅仅满足于能找到，而是提出了新的更多要求。比如，要能够对文书档案信息进行深层次开发，对文书资料进行深层次研究，从而为需要资料的人员提供全方位服务等。新时期的文书档案管理工作，不再仅仅局限于对文书资料的查找到位，还要能实现为查阅人员推荐到位的

能力。

3 改进新时期文书档案管理工作的思考和建议

1）要进一步加强文书档案管理工作的流程和方式。要建立符合新时期文书档案使用需要的管理新模式。在文书档案建档中，对原始文书档案精挑细选，保证文书档案的有用率。要在实际操作时，注重标准规范。以将纸质文书档案电子化的过程为契机，对文书档案进行二次的建档归档，改进过去的缺陷。要对归档时的名称目录建立进行规范。从电脑的查询特点出发，建立一整套规范的关键词数据库，避免出现人为理解因素影响查询的情况。要建立科学合理的查询流程，建立数据全、资料准的庞大的基础数据库，为文书档案的有效使用、精准查找提供保障。

2）要建立“互联网+”下的文本档案管理新模式。将过去的纸质资料档案转化为电子数字化的文本资料是一项巨大的工程。文书档案管理单位，要结合实际情况，把转电子数字化的工作纳入长期规划，积极推进电子数字化管理文书档案的新模式。要提高文书档案电子数字化的质量，利用高还原度扫描、高利用率数据压缩等新技术，把纸质文书档案和近期的光影等图像资料都尽可能地收集存储好。要建立与单位、个人需求相适应的文书档案查询网站，在网上利用云平台、云计算等新互联网技术，让文书档案发挥更大的

作用。

3）要培养专业素养高的文书档案管理人才队伍。要把责任意识建设作为文书档案管理人员素质的基础建设来抓。文书档案管理要求管理人员必须职业道德优秀、工作态度严谨求实和工作精神一丝不苟。在此良好的精神状态下，要持续开展文书档案相关专业知识的学习，让文书档案管理人员不仅具备过硬的档案管理的知识，还通过学习不断丰富知识的种类、开阔工作视野、优化管理能力。要加强对《档案法》等国家相关的法律法规等专业知识的培训，让文书档案管理人员对自己的职业有责任感和荣誉感。要营造重视和支持文书档案管理工作的良好氛围，为提高文书档案管理工作水平提供多方面的有效保障。

新时期开展文书档案管理工作，要从新技术的发展情况出发，政府、企业等单位和个人的需求出发，不断更新管理理念和管理模式，有效地提高文书档案管理工作的水平。

参考文献

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