浅谈如何强化高校办公室工作的四种意识

刘艳++谭海燕++孟琳++杨金玲

摘要：一直以来，高校办公室在高校的管理工作中都占据着非常重要的地位，它是学校的一个综合性的部门，在学校的日常管理中发挥着协调平衡、承上启下、沟通内外等作用。为了适应教育改革的发展，高校辦公室应不断地总结以往的实践经验，并根据新形势下高校办公室工作的特点，及时的转变思想观念，有效的强化四种意识，进而保证高校办公室工作能够顺利稳定的开展，实现高校办公室工作的科学化、合理化与规范化。

关键词：强化；高校办公室工作；四种意识

【中图分类号】G647

随着我国教育事业的不断发展，高校的办学水平、办学规模以及内部的管理模式都在不断地发生着变化。为了适应时代的发展，进一步推动高校教育事业的进步，提高高校办公室工作效率和质量是非常有必要的，这就需要彻底的转变高校办公室工作的思想观念，根据高校办公室工作自身所具有的特点，坚持贯彻以人为本的理念，从强化服务意识、规则意识、学习意识以及创新意识四个方面入手，不断地提高高校办公室工作的效率。

一、高校办公室工作的主要特点

新时期高校办公室是保证学校各项工作能够正常运行的部门，它自身的工作性质与职能是任何部门都无法替代的。新形势下高校办公室主要的工作特点包括四个方面：第一，参与学校决策，服务职能不断强化。高校办公室工作内容就是要协助学校领导层提供一些决策意见，及时的上传下达一些重要文件和领导讲话的精神，为学校的长期发展规划、管理理念的更新等提出一些可操作性的实施方案，更好的服务于学校的各项事务，这些都反映了高校办公室的工作特点和工作职能。第二，上传下达，强化协调督办。为了保证学校各项信息的及时沟通，高校办公室就承担着沟通协调以及上传下达的责任，对于学校领导下达的每一个任务，学校办公室都要及时的落实并处理，对于学校基层人员或者任何部门的建议或者请示，办公室都要及时的传达到相关领导手中，并及时的向请示人反馈处理结果。第三，内政外联，工作任务较为繁重。高校办公室除了要监督管理学校的日常事务之外，还要协助学校领导完成相关的事宜，可以称作是学校领导层的外脑。随着教育体制的改革，各个高校之间的沟通交流日益加强，高校与社会的联系也越来越紧密，这就决定了高校办公室自身职能的不断强化，任务也更加的繁重。第四，快速反应，注重时效性。由于高校办公室日常需要处理很多繁琐复杂的事物，因此在工作的过程中不管是要进行信息反馈，还是要进行文件的传达都要有一定的时效性，如果在遇到一些突发事件时，办公室工作人员必须要做出迅速及时的反映，快速冷静的处理问题，不能有推脱的现象发生，否则会造成重大的损失。

二、有效强化高校办公室工作的四种意识，提高思想认识水平

1、强化服务意识

高校办公室要强化服务意识，就要贯彻党的群众路线的方针政策，坚持以人为本，始终把广大师生员工们的利益放在第一位，提高服务意识和服务水平。具体来说，主要从几个方面着手：第一，高校办公室工作人员要明确自己的位置，提高自己的职业道德水平，以敬业为原则，以奉献为核心，将服务学校基层员工与广大师生的宗旨融入到自己工作的方方面面。第二，要深入基层，善于倾听基层员工与师生们的意见和建议，坚持贯彻从群众中来到群众中去的工作方法，将基层员工与师生的意见及时的反馈给学校相关领导部门，并给予高度的重视，学校领导部门要根据意见反馈制定相关的决策，进而实现广大基层群众合理的目标和愿望。还要及时的关注广大师生与基层员工们最现实与最迫切需要解决的问题，深刻领悟群众利益无小事的内涵，把每一件工作和每一个细节都落实到位，形成一个有原则、有秩序且高效率的高校办公室工作管理机制。第三，要努力营造人人平等的人际氛围，尊重每一位基层群众，为群众办实事，从根本上避免那种“进门难”、“摆脸色”、“事难办”等现象的出现，在日常的工作中，遇到学校的相关问题需要处理，在接待方面高校办公室工作人员都要保持热情真诚、文明礼貌的态度，避免因为对方的身份地位较低而出现态度冷淡或者是语气嚣张的现象。只有做到尊重每一位来访者，并耐心听取他们的问题和建议，才能够赢得广大基层员工与师生的满意，这样才能进一步的提高高校办公室工作的效率。

2、强化规则意识

新时期的高校办公室工作要强化规则意识，就是要加强自身的职业道德水平和责任意识，建立起完善的规章制度，并严格的按照相关的规定来执行。高校办公室是服务学校各项事务的一个窗口，目的是为了促进学校的建设与发展，在处理学校各项琐碎事务的过程中会涉及到方方面面的问题，这个过程是一个复杂多变的过程，因此必须要遵循一定的规章制度，才能使办公室工作稳定有序的开展下去。强化规则意识主要体现在三个方面：一是要规范办公室工作的各项程序。要建立一个能够按照相关章程顺利运行的工作机制，保持服务方式与服务的内容在不违反基本原则的情况下能够灵活的变通。要按照规则办事，避免打擦边球的情况出现，从客观实际出发，对整个服务的过程进行有效的控制。二是要明确各项责任。高校办公室工作人员要明确自己的职责，分清事情的主次和轻重缓急，要严格的按照相关的规范将自己职责范围内的事情做好。如果遇到职责以外的事需要处理，也要尽心尽力的去完成。在工作的过程中如果遇到因个人失误而造成的不良后果，要主动的去承担，并分析错误出现的原因及时的进行改正，避免出现互相推卸责任的现象。三是要进行合理的分工协作。高校办公室在平时的工作过程中，在遇到问题需要解决时应合理的将问题逐一的进行分解，在制定的规范章程内，将问题落实到每一个环节中以及相关的工作人员身上，这样才能使工作更加的合理化与细致化，使工作的效率进一步得到提高。

3、强化学习意识

高校办公室具有一定的特殊性，它要时时刻刻与学校的各个部门以及各个人员打交道，承担着协调学校基层人员与校领导关系的重任。一般来说高校办公室工作所要处理的事务都比较复杂繁琐，涉及到了学校方方面面的问题，高校办公室的工作人员要处理好学校的各项事务，不仅需要内部工作人员的相互配合与相互支持，还需要具备一定的综合能力和综合素质。具体来说就是要有较强的交际协调能力、语言表达能力、管理能力、领悟能力以及灵活变通的能力等等，这些能力都是需要不断地学习才能逐渐积累起来的。因此要提高高校办公室工作的效率，就要强化高校办公室工作人员的学习意识，使其在学习中不断地成长与进步，最终形成一个高水平、高质量的高校办公室工作团队。强化办公室工作人员的学习意识主要分为两个方面：一方面是要加强理论知识的学习，具体来说就是要认真的牢记学校领导重要的讲话，并深入的领会其中的内涵与精神，对学校所传达的重要文件要及时的理解并掌握，平时还要多阅读不同方面的书籍，进而拓宽自己的视野与认识，不断地提高自身的理论知识水平，为做好日常的办公室工作打下坚实的基础。另一方面是在理论知识的基础上加强实践的学习，要使学校办公室工作能够顺利的开展，除了需要深厚的理论知识之外，还需要与实践相结合，注重对实践的学习，最终将理论与实践紧密的结合在一起，这样才能提高工作的效率。具体来说就是要在平时的工作过程中加强与他人的沟通与交流，多学习他人优秀的实践经验，取长补短，提高自身的优势。此外为了适应现代网络信息化时代的发展，高校办公室工作人员还要努力学习先进的计算机网络技术，学会运用网络信息技术来协助工作的开展，还可以通过学校的公共网络平台查询并下载相关的资料进行研究与学习，打造一个学习型的工作团队，使每一位办公室工作人员的专业素质都得到全面的提升。endprint

4、强化创新意识

创新是一个国家兴旺发达的动力，只有坚持不断地创新，才能更好更快的发展。高校作为国家人才培养的主要根据地，必须要坚持与时俱进和开拓创新，不断地强化每一位办公室工作人员的创新意识，这样才能更好的适应现代社会的发展，促进高校教育事业的发展。传统的管理模式与管理手段已经无法适应新形势的发展，在高校办公室的具体工作中往往存在着一些弊端，办公室人员思想观念过于陈旧，这就导致了工作方法与工作效率的滞后，工作方法与模式仍旧局限于以往的水平，給办公室工作带来了一定的麻烦。因此不断强化创新意识是非常重要的，高校办公室要打破传统的工作格局，解放思想，提高创新意识与创新能力。一方面是要为办公室工作人员营造一个良好的环境，从而有利于创新观念的形成，也就是要坚持以人为本的管理理念，激发办公室工作人员的积极性与创造性，在每一个工作环节都要注意培养工作人员的创新意识。另一方面是在工作的过程中，最大限度的减少一些不必要的条条框框的约束，打破传统的观念与模式，努力的为高校办公室人员创造一个能够充分发挥其创造力与个性的平台，使其能够在工作中发挥更大的效用。

结束语：

在新形势的发展下，高校办公室人员应及时转变自身的思想观念，树立并强化能够适应时代发展的四种意识，加强自身的建设和整个办公室团队的建设，在实践中不断地总结经验和教训，探索出更加有效的工作模式和工作思路，进而推动高校办公室工作的发展。

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