医院特种设备档案工作现状分析与管理探讨

周 超 谭钦文 尹 军*

医院特种设备档案工作现状分析与管理探讨

周 超①谭钦文①尹 军①*

目的：探讨医院特种设备档案管理工作的重要意义，做好医院从业人员和患者的生命安全保障工作。方法：通过总结工作实践经验，对医院特种设备档案管理的内容、存在的问题和相关管理活动及解决方法等进行分析研究。结果：医院特种设备档案管理的发展必须顺应时代发展的大环境，转变传统设备档案管理的思维模式，应用先进技术，对医院特种设备档案管理工作不断完善与更新，使分类管理、标准预防和工作流程更为规范化、科学化、严谨化。结论：做好特种设备档案的管理工作，使特种设备在医院的诊疗中发挥其应有作用。

特种设备；档案管理；制度化；信息化

医院特种设备档案是每台压力容器、安全阀、医用电梯、高压氧舱、中心供氧和氧气瓶等设备在投入使用前及整个使用过程的全部历史记录，是医院各单位特种设备管理工作的重要构成部分，也是医院医用设备档案管理工作的内容之一。医院的医疗特种设备对医院的医疗、科研和教学以及后勤保障体系等管理运行、安全工作以及保障医院从业人员和患者的生命安全起着至关重要的作用[1]。特种设备档案的管理工作是特种设备使用单位安全管理的直接基础，特种设备档案的管理是否规范科学，是考量使用单位特种设备管理水平的重要依据[2-3]。做好特种设备档案管理工作，有利于提高使用单位特种设备安全管理水平。

1 医院特种设备档案建立的必要性

近年来，因特种设备的特殊性，国家对其加大治理力度，出台了于2014年1月1日起实施的《中华人民共和国特种设备安全法》。期间国家还相继颁发了《特种设备安全监察条例》、《安全生产法》、《档案法》、《科学技术档案工作条例》，各地也制定了相关规范和办法。随着国际相关法律法规的出台及特检行业的快速发展，使特种设备档案管理日趋丰富化和成熟化，并取得一定的效果[4]。综合性三级甲等医院的医疗设备及后勤特种设备每年增长，加强对医疗及后勤特种设备的安全管理，达到防止和减少事故、确保医疗卫生活动安全，促进经济发展的目的。本研究对医用特种设备档案管理工作进行新的认识和探索，掌握好医院医用特种设备档案管理工作新规律[5]。

2 医院特种设备档案工作现状分析

2.1 设备档案管理意识淡薄

在许多医院中存在“重临床，轻后勤”的观念，对特种设备档案管理不够重视，岗位管理力量不足，忽视设备档案管理在医院安全生产、生活秩序中产生的重大作用。而且对特种设备档案管理相关人员的宣传、教育和培训不到位，管理人员能力与水平参差不齐；表现出档案管理岗位人员认识不足，责任心不强，设备档案资料随意存放，整理不及时。

2.2 相关临床科室配合不力

特种设备档案管理内容涉及面广，不同设备品名类别，所需档案资料不尽相同，很难将其收集完整，从而直接影响医院管理。医院科室众多、分布广，需要临床科室密切配合完成。由于临床科室工作量大，人手有限，加之关注度不够，给特种设备档案管理工作增加了难度[6]。临床科室特种设备档案管理人员大多为身兼数职，或变动频繁，人员协调不足。

2.3 缺乏信息化管理与技术支持

在信息化迅速发展的背景下，有些科室的特种设备档案还停留在纸质档案记录或者办公软件表格记录方式上，将特种设备档案用文件夹装起来放入档案盒中，不利于查找及保管[7]。采用手工检索的方法，不仅工作效率低，造成管理耗时、费力，并且不利于档案长期保存的要求。相关科室人员无法快速精确地获取该设备档案信息，缺乏信息化管理与技术支持，无法建立设备的技术与经济效益评估体系。

2.4 欠缺管理制度及标准化管理

医院特种设备档案管理目前尚缺乏系统的标准化、制度化管理[8]。使用特种设备科室存在档案制度不健全、不完善；不能实现档案资料与运行设备的详实对应。即便科室创立了特种设备管理制度，却流于形式落实不严，执行不到位，致使特种设备档案管理制度形同虚设，造成特种设备档案资料缺失和不实，不能及时为特种设备档案查询提供真实完整的数据资料。

3 医院特种设备档案管理改进方案

3.1 建立特种设备档案管理制度

建立健全医院特种设备档案管理制度是一项系统的工程，需要各个部门的配合。医院级管理者强化责任担当，并牵头带领团队完成建立管理制度的项目，广泛宣贯到各科室，引导相关人员提高对特种设备档案管理的认识。将医用特种设备档案的各项管理制度和管理流程纳入到医院资源计划(hospital resource planning，HRP)系统中进行管理，实现系统化、规范化、科学化和制度化管理[9]。同时，设备档案管理制度与医院所制定的相关章程进行修订和完善，各类设备账目和所有资料做到种类齐全，分类合理，专人管理。细化人员职责，落实好工作流程，制定合理的奖罚制度。

3.2 提高机构软件和硬件配置

按照档案目标管理的要求，加快推进以相关基础设施、人才队伍、档案中心和管理资质等重点综合能力建设。配置专用电脑更新检索工具，逐步完善档案密集架目录条码标签，完善档案存放位置看板示意图，为监管重点区域安装了防盗监控视频、铁门和铁窗，并配置防火、防潮和防霉等配套设备，加强档案资料的安全性。运用先进条码溯源技术进行大胆探索管理，提高查询效率，从传统的纸质档案管理过渡到信息资源管理中，将档案资料进行合理的数字化转换，将数据信息存储在磁盘中便于及时查询，重要资料做好备份[10]。

3.3 落实特种设备档案的使用方案

着眼于未来无纸化和信息化管理的观念，加强领导，精心谋划，拟制多项方案和预案，顺利完成特种设备档案监督交接，提高其设备使用效益。包括医院在役特种设备调查、过渡期的防护以及多种特种设备的动态周期使用、维修和计量质量控制。依据实际工作中所担负的角色任务，实施方案化演练，发现问题及时修正、补充和完善，切实把方案做实、做细，确保特种设备档案的使用方案可操作性强[11]。

3.4 开展“9S”活动

在特种设备档案管理中开展“9S”管理活动，即整理(Seiri)→整顿(Seiton)→清扫(Seiso)→清洁(Seiketsu)→节约(Saving)→安全(Safety)→服务(Service)→满意(Satisfication)→素养(Shitsuke)。其核心是提升人员素质、强调团队协作、提升工作满意度，坚持在特种设备档案管理持续改进中，推广和应用“9S”管理活动具有重要意义[12]。“9S”管理活动是基于全体干部、职工都参与其中的一种管理方法，以保障特种设备的医疗质量和相关使用科室人员及患者安全。

医院特种设备档案管理工作质量经过“9S”管理法前后的比较发现，档案人员考核率从实施前的90%增加为99%，档案利用率从93%增加为100%，所耗时间实施前的100%减少为92%，档案完整性从91%增加为100%，满意度从93%增加为99%。档案人员考核率、档案利用率、档案完整性，以及满意度均有不同程度的提升，减少了工作时间，提高了工作效率和工作质量。

通过“9S”管理活动，档案管理人员切实转变观念，不断解放思想，极大激发起创新服务的积极性。特种设备档案管理工作不断完善与更新，使分类管理、标准预防、工作流程更为规范化、科学化和严谨化。

3.5 特种设备档案管理的信息化

医院特种设备档案是档案管理中特殊又重要的档案内容，特种设备档案信息化是目前档案管理发展的新形式，是目前综合性大型医院档案信息处理的方式，也是评估医院管理水平高低的重要依据之一[13]。利用信息化技术管理设备档案，不仅可以提高工作效率和长期保存设备档案，并对设备使用的成本效应评估提供强大数据分析[14]。因此，按照有关特种设备动态监督管理要求和《科学技术档案工作条例》等规定，开发出“特种设备档案管理信息系统”，向医院临床科室和教研室特种设备操作及管理人员提供特种设备器具全方位信息化管理解决方案，即动态电子档案。医院平台内容包括设备的名称、制造单位、规格型号、单价、使用科室及安装地点等简单内容，可以查询日常特种设备维修、运行、报废等信息的记录，对于特种设备的状态信息来说，计算机可以随时进行刷新，以便能够及时清楚的了解到最新情况[15]。各科室可通过网络连接，便捷清楚地查阅本科室医疗特种设备的使用信息情况。医学工程科技术人员可通过台账信息及时询问、跟踪、提醒特种设备情况和动态，并可为设备采购人员购置新的特种设备提供技术依据和支持。

4 结语

随着现代化的改革发展，先进、高端的医疗特种设备不断引进，陈旧的医疗特种设备不断淘汰，医疗特种设备管理在医院服务发展中所处的地位越来越重要。特种设备的安全运行是医院现代化发展、集约化经营和一体化服务的根本，而特种设备档案对特种设备起着重要的指导监督意义[16]。因此，做好特种设备档案的管理工作是每个相关工作者的重要职责和义不容辞的义务。

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Situation analysis and discussion for the archival management of special equipment in hospital/

ZHOU Chao, TAN Qin-wen, YIN Jun//
China Medical Equipment,2017,14(9): 135-137.

Objective: To discuss the important significance of the archival management for special equipment of hospital, and to ensure life safety of employee and patients of hospital. Methods: Through summarized practice experience in work, the content, existed problem, the relative management activity and solution of archival management of special equipment of hospital were analyzed and researched. Results: The development of archives management for special equipment of hospital must comply with the development of era. The traditional thinking model of management for equipment archival was transformed. And the advanced technique was applied to constantly improve and update the archival management of special equipment of hospital. And then the classification management, standard preventions and working process achieved more standardization, more science and more preciseness. Conclusion: The improved archival management of special equipment can ensure special equipment to play its due role in the diagnosis and treatment of hospital.

Special equipment; Archival management; Institutionalization; Informatization

Department of Medical Engineering, Research Institute of Surgery, Daping Hospital, Third Military Medical University, Chongqing 400042, China.

1672-8270(2017)09-0135-03

R197.3

A

10.3969/J.ISSN.1672-8270.2017.09.038

2017-03-01

①第三军医大学大坪医院野战外科研究所医学工程科 重庆 400042

*通讯作者：947674873@qq.com

周超,男,(1984- ),本科学历，助理工程师。第三军医大学大坪医院野战外科研究所医学工程科，从事医院医疗设备的计量、质控与档案管理工作。