信息系统项目管理中沟通管理的有效实施

卜景旭

摘 要：自改革开放以来，我国社会和经济的发展越来越快，现代企业的内部运作，存在着多元素的问题，信息系统项目的应用有效的将多种元素进行汇总，有助于企业的各个部门进行有效的协调与沟通。信息系统项目的顺利完成需要项目成员的通力配合和有效沟通。沟通管理要有效的实施，必须先掌握沟通与协调的现状，以及存在的主要问题，这样才能有针对性地找到沟通的有效策略，提高工作效率。基于此，本文主要阐述了信息系统项目管理中沟通管理存在的主要问题、信息系统项目管理中沟通管理的有效策略，以供参考。

关键词：信息系统 项目管理 问题 策略

信息系统项目开发过程中，企业各个岗位人员与内部开发人员间的沟通与协调显得尤为重要。沟通是信息系统项目顺利完成的有效桥梁，而信息系统项目中的沟通绝不简单止于口头沟通，更要建立有效的信息化沟通渠道。

一、信息系统项目管理中沟通管理存在的主要问题

1.1部门间沟通与协调存在的应用问题

现阶段企业的网络系统普遍存在很大的安全隐患，系统、应用和数据的安全存在较大的风险。企业中的各个部门有众多的人员，还有一些流动人员，开发人员很难及时对人员的身份进行更新，这就导致使用信息的过程中缺乏有效的身份认证，对服务器、网络设备和应用系统的访问都停留在“用户名加密码”的简单认证阶段，很容易被冒充，严重的影响信息系统项目的安全。企业部门怕信息外流，就会减少进行信息系统项目的沟通，开发过程中也很难进行有效的信息系统项目协调。

1.2部门间沟通与协调存在的管理问题

企业的内部管理人员或者员工为方便省事，对自己的计算机不设置密码，不设置用户口令，也有些管理人员和员工设置的密码和口令过短或过于简单，这样会导致密码和口令很容易被破解，当信息网络出现安全问题时，容易造成责任不明确等问题，并且很难准确找到出现问题的计算机，因为整个公司都使用相同的用户名和口令，使信息网络的管理出现严重的混乱，并且容易出现企业重要信息泄密的风险。

二、信息系统项目管理中沟通管理的有效策略

2.1注意部门间的沟通与协调

企业信息系统项目的安全程度，直接影响到企业信息系统项目背景下部门间的沟通与协调，没有安全的信息系统项目作为保障，部门间很难没有顾虑地进行信息系统项目沟通与协调。这就要求企业的开发人员建立起安全的信息系统项目构架接入，在企业的信息系统项目架构中加入网络的接入，通过防火墙接入，在进行沟通的过程中进行实名制登陆。开发人员通过安全架构协调部门间对信息系统项目的使用，从而有效地提高企业的信息系统项目背景下部门间的沟通，有效地进行资源共享与信息的沟通与传递。因此，基于防火墙的安全策略能有效地改善部门间沟通存在的问题，并且提高部门间相互沟通的安全性，使部门建立起信任度，進而提升信息系统项目背景下企业部门间的沟通水平，同时也能有效协调企业部门间的关系。

2.2提高沟通管理作用的认识

项目沟通管理就是要保证项目信息及时、正确的提取、收集、传播、存储以及最终进行处置，保证项目团队内部的信息畅通，沟通的好坏直接关系到团队的目标、功能和组织结构，对于项目的成功有着重要的意义。因此，首先要提高项目组成员特别是各方主要领导人对沟通的必要性和重要性的认识，从而保证沟通工作严格按计划、按要求、按步骤、按规范进行，以及取得领导对沟通工作给予必需的人员、经费和时间等的大力支持。

2.3强化项目信息的沟通机制与执行策略

除了项目经理与QA要对项目的沟通管理负责外，其他项目组成员对于沟通管理与执行不能视而不见，要同相关人员进行及时有效地沟通，共同协商项目需求、应对项目可能出现的风险，保质保量地完成项目。各个项目组成员要定期召开里程碑会议，对于发现或者疑惑的项目问题要及时提出并记录，每个开发人员要公布自己的开发进度，对于进度与开发过程中存在的问题大家要一起进行研讨，以一致有效的行动快速解决问题。QA要及时检查项目进度表，跟进各个项目组成员的工作进度。企业管理层要高度重视沟通管理机制，把握信息流程的执行，把握权限列表的增减。

2.4构建项目型组织机构

信息系统开发项目管理中，如何协调各方，如何使得相关信息能够在各方共享是一个非常需要关注的课题。在沟通上容易犯的一个错误就是项目组的人员各自为政。另外一个比较容易犯的错误为在定期的例会中，许多项目成员不能准时参加，这也导致一些信息在例会中不能共享，一些决策在会议中不能决定。针对这两方面的问题究其原因，承担开发任务的项目团队是弱矩阵型的组织机构，才导致了沟通存在着这些障碍。只有项目的组织机构能够成为项目型的组织机构，才能保证项目管理的其他方面得以顺利实施。

2.5做好项目实施过程中的沟通

在项目实施过程中，项目相关人都不同程度地需要且及时得到项目的各种状态信息和进展信息。而这方面沟通的方式应该包括：定期会议，其目的是要让项目相关人等通过会议得到项目执行过程与阶段性的结果，包括在项目当前时刻，花了多少时间、成本和资源、还需要花费多少时间、成本和资源等；周期性文档沟通，意指项目主要负责人和相关人之间定期的以电子邮件等形式进行沟通，以保证项目实施过程中有关决策问题和管理问题的及时解决；项目组成员之间的沟通，以保证系统在实施过程中的细节问题实时解决；还有项目组成员与项目相关骨干业务人员的沟通。运用各种方法和技巧，做好这些沟通，对于保证全员参与项目管理，使得所开发系统更好地满足用户需求有着相当重要的作用。同时能最大程度地减少项目实施阻力。

三、结束语

综上所述，信息系统项目能够保质保量顺利完成高效的沟通管理，这种沟通不是简单的各个人员的口头传话，需要建立良好的信息化沟通机制。沟通管理需要全体项目成员通力配合、协调一致才能够高效完成。

参考文献：

[1]张璐. 项目管理信息系统在项目实施中的作用分析[J]. 信息系统工程，2017（02）

[2]贺欣. 信息系统项目的沟通管理四策[J]. 企业改革与管理，2017（03）

[3]李杏杏. 论信息系统项目的收尾工作[J]. 现代商贸工业，2017（18）