企业档案的规范化管理及其建议

吴绍红+闫明军

摘 要：业档案工作作为企业管理的一部分 ，必须随着企业的改革和发展而确立新观念 ，建立新体制 ，实行新的管理模式和管理制度 ，进一步实现企业档案工作的规范化、标准化管理 ，以适应企业发展战略的需要。

关键词：企业档案管理；规范化；建议

前言：企业档案是国家档案的重要组成部分，企业档案的日常管理也是企业管理的基础性工作之一，企业对档案进行规范化的管理有利于利用档案信息维护企业的经济利益、有利于对企业的历史经营成果进行记录并产生借鉴作用以及有利于加强企业员工的管理。尤其是在当前激烈的市场竞争中，规范企业档案的管理可以充分掌握企业的发展进程和变化趋势，可以加强对于企业员工信息的掌握和管理，可以增加外界及企业自身获取相关信息的效率，进而促进企业管理的完善。但是如今我国一些企业，特别是国有企业在档案管理方面的效率较为低下、管理方式不够规范，严重制约着企业管理工作的不断完善。所以我们通过对企业档案管理过程中存在的问题进行深入探讨，提出相应的改进意见，旨在促进企业档案管理更加规范，最终促进企业管理的完善和企业的稳定快速发展。

1企业档案管理存在的问题

1.1档案规范化管理意识不强

档案规范管理意识不强就难以发挥企业档案管理人员的主观能动性，不利于企业的规范管理。一是企业领导对于档案管理部门的重视程度不够，认为档案仅仅是一些资料的储存，而没有从企业管理的角度认识到档案的重要意义。二是企业领导更没有意识到档案管理对于企业不断修正错误、改善经营状况的重要作用，意识的缺乏导致档案失去了实用价值。三是档案管理人员规范管理档案的意识不强，认为档案就是一堆资料而已，对于档案的管理过于随意，甚至导致档案的丢失。

1.2缺乏专业的管理软件和专业的管理人才

在当前“互联网+”的发展背景下，计算机和数据处理软件对于企业的发展和工作效率的提升有着极大的推动作用。目前大多数企业对于档案的管理未能顺应市场的发展，第一，企业缺乏专业的档案信息及数据管理软件，对于档案的管理过于低效，且纷繁复杂的工作可能导致档案信息的错误和遗漏。第二，企业缺乏专业的档案管理人才，目前企业档案室的工作人员大多学历不高，因为企业认为这是一个没有技术含量的工作，档案管理人员不够专业导致档案不能发挥促进企业管理的作用。

1.3档案管理机制不够完善

档案管理机制的不完善体 现在如下几个方面：首先，某些企业的档案没有建立专门的档案管理库，并且对于档案的分类不够齐全、细化，导致一些档案的放置杂乱无章。其次，没有建立相应的档案更新机制，对于档案信息的变化，没有定期地对变化的档案信息进行重新编制、保存，导致档案的使用缺乏准确性。再次，档案管理的过程中没有建立相应的检查监督机制，所以无法发现存在问题的档案，造成档案管理的不严谨。最后，没有建立档案管理的奖惩机制，无法通过奖惩来促进员工加强档案的管理。

2加强企业档案管理规范化的建议

2.1 统一对档案进行规范化处理

企业应该将档案规范化管理工作作为一项中心工作来抓。有学者提出，规范化是当前档案管理工作标准化建设的前提条件。因为现代档案工作已不再属于一个部门，而是一个企业、一个地区甚至一个省市档案信息交流的组成部分。因此企业的档案工作要有长远打算，做好档案文件的收集、整理、编目、检索，以及档案室的温湿度控制、防霉防虫、保密保管等基础性工作；并根据国家纸质文件、档案管理、电子文件管的标准和规范进行归档。有些企业在档案管理方面做得比较到位，如江西省安义县公司通过全面加强档案管理组织建设，完善档案管理制度，以档案管理达标工作为抓手，整体提升全系统档案工作水平。同时，公司办公室还计划进一步加强对基层单位档案管理工作的业务指导和督促检查，使公司系统档案规范化管理工作迈上了一个新的台阶。

2.2提高企業档案管理人员的素质

当前对企业档案管理从业人员的要求是：他们必须具有扎实的专业理论基础，掌握档案工作的方法和规律，精通档案业务，在熟悉档案工作的基础上，丰富计算机知识，实现档案工作由传统的手工操作向现代化管理的转变。此外，对于一个不断发展的企业而言，从事档案管理的人员还应具有创新意识，能够把握机遇，解放思想，以新思维对待新问题，以新思路和新对策解决出现的问题，努力把档案管理工作提高到一个新水平。

2.3提升档案管理信息化水平

档案管理的信息化是适应新时期的必然需求，也是更好地服务于企业发展的必要条件。因此，对现代企业而言，应该将档案信息化建设作为提升档案管理水平的重点工作来抓，在文书档案实行信息数字化后，积极推进各种实物档案的数据库建设，分别建立电子档案，有效提高档案的使用效率和观赏性，为档案的调阅利用提供便利，同时也为档案管理实现标准化、规范化奠定基础。

2.4正确处理好档案保密与利用的关系

保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员应重视档案保密，工作尽心尽职，对档案管理专用计算机进行更新，定期维护复印机、打印机，加固档案室防盗门，添置防磁柜，为档案资源的安全保管提供保证。

2.5充分利用档案资源

传统的档案保密主要是将档案加固，甚至束之高阁，很多不去动，这种做法，在保护档案的同时，也使一些有价值的档案不能得到充分的利用，甚至变成废纸垃圾，这是档案资源的严重浪费。保而不用就失去了保的真正意义，也使档案失去了保护的价值，这不是档案保护的初衷。因此，应该对档案进行有效的利用，切不可失之偏颇。

结束语：

对于现代企业而言档案管理工作的开展是十分重要的，为了顺应当前市场形势及企业战略需求，企业档案工作必须实现规范化管理，只有这样才能更好的确保企业长期稳定的发展。

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