事业单位档案管理规范化的思考

苏剑锋

摘 要：事业单位档案管理规范化是一个宽泛的概念，但是要实现需要各项细枝末节的支持与规范实施。要完善制度、优化技术、培养人才，所有的执行首先需要注重领导层以及基层对档案管理规划化的重视，从而才能有序推进各项工作的开展。

关键词：事业单位；档案管理；规范化

事业单位档案管理随着社会的发展，其管理方法、管理技术、管理设备都会随之变化升級。但是由于多种因素的影响，事业单位档案管理工作存在一定滞后性，不规范与疏漏问题仍有存在，甚至影响着日常工作的开展。需要充分依据各单位档案管理实际情况做逐步完善，提升管理工作效益。

一、事业单位档案规范化管理的常见问题

（一）缺乏档案管理的重视

缺乏档案管理的重视体现在多个方面，简单来说主要集中在人力、物力、财力、制度等方面的不支持，缺乏足够的投入，导致档案管理工作无法有序规范化的推进。档案管理涉及到档案的采集、整理、查询使用、分析研究等多方面，每个环节都需要各有关人员、设备、技术的支持，这样才能保证工作顺利的开展。但是由于缺乏足够的重视，尤其是领导层不重视档案管理工作，从而导致下属在档案管理工作上缺乏足够的重视程度，同时也会压抑其他部门在档案管理工作的配合度，为档案管理工作形成各方面关系上的不协调状态。各方面不配合，从而导致在各种资源上也缺乏足够的支撑，档案管理规划化推行难度提升。档案管理规划管理会随着时间的推移暴露出多种问题，因此，档案管理规划需要与时俱进，不断的优化调整，没有绝对的管理规划化模板，需要不断的依据实际单位情况、社会状况做优化调整，保持持续的精进管理意识才能有效的达到规划化持续化状况。但是作为领导层与基层工作人员，由于懒政思维，导致在管理优化上缺乏足够的动力，导致工作推进难上加难。

（二）缺乏规范的制度化管理

事业单位档案管理缺乏规范化，首先在制度上则缺乏制度化管理的状态。制度本身较为模糊与宽松，无法对实际工作产生较好的激励与约束作用，甚至更多情况上依赖于人管人的模式，不能让档案管理形成一种制度化体系氛围。如果实现制度化与秩序化，无论谁来管理，都会自然的形成一种规划化的运作状态。然而，在实际管理工作中，由于制度化管理的意识缺乏，导致管理工作松散，同时因为管理工作缺乏足够重视，导致管理中有益于档案管理的规范化、优质性的制度都无法被采纳，整个管理制度氛围也无法得到优化提升。由于非制度化管理氛围的影响，工作人员会形成一种慵懒散漫的工作状态，导致档案管理工作没有好的制度提出，也没有对应氛围的搭建。制度化管理本身是一种管理文化与氛围，缺乏这种管理氛围就是背离现代化管理规律。由于制度化管理缺乏，导致档案管理工作人员在工作开展上也没有制度的支撑，无法有效的约束其他人的行为。制度化管理中，部分单位有先进的管理制度，但是缺乏实质有效的实施，从而导致制度缺乏权威性，工作人员没有对制度的敬畏心理，导致工作无法有序推进。尤其是部分单位内部大量员工属于资深老员工，或者老员工的子女，在制度化推行管理上存在一定推行的难度。

（三）档案管理信息化建设不完善

在档案管理上，除了常规的实体管理模式，对于信息化管理缺乏足够的重视，没有搭建起完善的信息数据库，在档案查阅使用上存在低效率问题。传统档案管理由于缺乏专业人才的处理，导致档案管理中存在多种疏漏，包括档案资料收录不全、收录错误、使用不规范、资料保管不安全等多种问题。信息化建设可以有效的保证档案得到备份、电子化操作管理，形成专业的信息库，但是在实际操作中，信息数据库专业度，使用便捷性差，工作人员操作上没有感受到便捷感，功能设置与实际工作情况不符，在功能学习上缺乏专业指导，日常操作容易产生故障，缺乏专业人员持续有效的维护，信息化建设无法发挥实质价值，导致工作人员与领导对信息化建设缺乏信心与支持。

二、事业单位档案管理规范化对策

（一）提升档案管理规划的足够重视

对于档案管理不规范所引发的问题要如实的记录，同时将相关问题汇报给领导，让领导意识到如果缺乏档案管理的重视将会引发工作阻碍。同时要说明规划化档案管理在其他单位运用广泛，同时带来较大的管理工作优势。滞后的档案管理给本单位发展形成一定阻碍，要想促使各方面工作有序发展，规划化管理势在必行，同时要不断的随着时代发展不断改进。管理没有停滞，只有不断随着时代发展优化细节，调整方略才能有效的确保管理工作符合现实所需。要充分的从领导层在各项会议与指示工作上强调档案管理规划化的要求与价值，从而提升所有人员的配合度与执行强度。

（二）完善制度化管理

在制度化管理上要依据实际单位人员、物力、财力情况，以及档案管理工作现状出发，要了解档案管理工作的时代发展情况，借鉴优秀管理制度与经验，不断的优化本单位管理制度内容。制度形成后需要保持严格的落实，让制度本身具有权威性，让所有人员能够支持配合制度内容的开展，从而让整个管理形成一种制度化的秩序，无论是任何的人员调动与情况变动，都能保持档案管理有序平稳的推进，避免传统人管人模式下因为人事变动而产生的管理无序化。制度本身需要依据每年情况做细节的完善，要对档案管理工作做监督记录，分析其中问题，而后进行对应的修缮，让制度化本身保持一定的先进性。制度本身不是一成不变的，其根本是依据实际情况而定，因此具有一定动态的调控需求。制度化管理需要从档案管理的人才纳入制度、培训制度、激励制度、监督制度、岗位职责范围与工作流程标准制度等。

（三）注重管理技术的先进

在管理上，要充分的配备先进的管理技术。先进的管理技术同时需要配备先进的管理人才支持，要注重人才的纳入，组间专业的技术管理部门，为单位档案管理先进发展提供保障。要注重档案管理信息化建设，依据单位实际情况做好信息化平台建设的实用性，符合日常操作便捷性、高效性，满足日常单位管理信息化建设。档案管理信息化建设是单位整体信息化建设中的一个分支，可以将其纳入到单位整体管理之中，减少单位整体信息化管理的成本，形成全面信息化管理，提升工作效率。要为先进性管理提供可靠的人力资源、物力资源、财力资源的支持，同时也需要资源运用的合理性，避免铺张浪费，提升资源运用效率。

三、结束语

事业单位档案管理规划化在实行上会面对多种阻力，阻力来自于传统管理下人们的工作的懒政状态、工作人员的利益等。规范化管理势必会导致工作人员需要用更为严谨规范的态度应对工作，这样会让工作人员产生一定压力感，对工作人员专业工作能力也有提升，对于老员工而言，尤其是大龄员工而言，已经缺乏学习新管理新技能的能力，从而导致工作容易产生阻力，需要管理者有更强的管理魄力与技巧去调节各种关系，从而保证管理工作的有序推进。

参考文献：

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