企业信息化中SAP 系统的应用

（云南财经大学会计学院 云南昆明650000）

一、引言

在信息技术飞速发展的今天，客户需求和市场也在不断发生变化，以推进企业信息化为核心的新的经济发展战略已成为时代发展的必然选择。越来越多的企业意识到信息化是提高企业综合竞争力、应对市场变化的重要选择，信息化能够让企业的财务、物流、采购等模块联系在一起，共同构建一个能够为管理层的分析和决策提供精确数据的信息共享平台。由此可见，实现信息化能够提高企业的综合竞争力，并在一定程度上促进市场经济的快速、可持续发展。

企业资源计划（Enterprise Resource Planning，ERP）是由一家美国公司提出的，是MRPⅡ（企业制造资源计划）更新一代的制造业系统和资源计划软件。高翔（2014）在研究中认为随着信息技术的改进与增强，ERP曾经出现的问题得到了解决，更多的企业通过ERP与企业管理相结合，解决了自身存在的问题，提高了财务管理水平。于冰（2011）在对ERP的发展研究中指出，ERP系统能够构建与市场经济体制相呼应的管理框架，符合我国国情。黄岚（2010）认为ERP系统能够提高企业的运营效率，有利于企业价值的快速增加，应该不断改进系统来迎合企业的需求。 George Anderson（2008）研究发现SAP系统具有集成、全面等特点，可以满足企业在生产运营中的各种需求。SAP公司推出的SAP系统是全球领先的ERP软件之一，在生产运营中为企业提供了重要保障，已经成为全球领先的企业信息化解决方案提供商。刘艳萍（2009）在研究中发现，SAP公司在进入我国市场后迅速发展，成为了ERP市场中的佼佼者，联想在应用SAP系统之后形成了信息化平台，提高了运营效率和市场竞争力。SAP系统的主要功能是对企业的资源进行集中管理后予以整合，涵盖了企业的采购、财务、物流等多个方面。SAP系统通过对资源的整合以及网络技术应用链接，能够构建不同业务之间的实时连接，从而产生高效的协同效应。

SAP系统的优势主要表现在以下几个方面：第一，SAP系统逻辑严谨，与企业的组织结构和财务控制等相关联，并且系统运作稳定，始终不断地为集成化软件的质量设立起越来越多的国际标准。第二，SAP系统适用于多个行业，通过对不同行业的不同特点与要求进行分析之后，可以向不同行业提供与其自身相符的解决方案。同时由于企业的规模不同，发展背景与战略目标也有所区别，SAP系统可以针对企业的具体情况设计适合企业自身需求的产品。第三，SAP系统的集成程度较高，财务、设备管理、财产管理、质量管理以及人力资源等功能都是其覆盖范围，企业的各个部门都可以全面地开展和实施专业的管理系统。

二、企业信息化的驱动力

企业信息化主要受两方面因素影响：外部因素与内部因素。其中，外部因素主要包括政策的影响和竞争对手、客户等的变化，内部因素主要是指企业自身的战略需求。企业需要对影响信息化的各个因素进行分析，然后结合自身的特点加以利用，才能推动企业的创新，实现信息化。

（一）外部因素

1.竞争对手因素。竞争对手不断变化的运营策略是其中一个重要的外部因素。有些企业在运营中时刻注意着竞争者的经营动态，通过对竞争者的行为进行分析之后再决定企业的运营计划。在企业信息化过程中，竞争者如果正在或者即将进行企业信息化，意味着竞争者可能想利用信息化来提高自身的管理效率和运营能力，这不利于企业对市场地位的巩固。信息化是企业的必经之路，已成为企业决策的重要组成部分。

2.客户因素。随着市场竞争的进一步加剧，企业之间的竞争从本质上来说就是所在的纵向价值链的竞争，由于同一纵向价值链上的企业利益是息息相关的，因此当其中一个企业要进行信息化时，其他企业也会受到一定的影响。并且纵向价值链上的企业能否有效实现信息化，在一定程度上取决于其他企业的信息系统是否有效。因此，如果客户进行了信息化，企业作为纵向价值链中的一员也必将受其影响。

3.技术因素。随着科技的发展，信息化技术的进步，信息化产品和服务的质量与水平也得到了提升，性价比越来越高。同时，技术的进步使很多新的功能得以应用，信息化产品的功能变得更为丰富，涉及的范围更加广泛，使得企业信息化的应用更加深入，信息化的实际效果也更好。

4.政策因素。随着信息技术的发展，国家对相关的产业更加重视，陆续出台了一系列鼓励信息产业发展的法律法规，相关政策的出台为企业信息化提供了良好的政策环境，有利于企业信息化的顺利开展。

（二）内部因素

1.战略因素。战略因素是指企业为了在竞争中取得一定的优势，实现企业的战略目标，在对当前所处的环境进行分析之后，根据企业自身的特点主动实施信息化，将信息化作为实现企业战略目标的重要途径。由于企业规模不同，企业的战略不同，因此战略因素对企业信息化的作用也不同。与中小企业相比，大中型企业的战略目标更为明确，相对来说信息化的作用也更大。

2.软件因素。SAP系统建立在一个统一的架构之上，涵盖了财务、人力资源等多种功能，通过应用SAP系统，企业可以将相关部门和资源进行集成，同时通过对供应链进行管理，可以实现企业和供应商、客户三者之间的资源共享。因此，通过SAP系统的应用，可以提高企业的管理水平和运营效率。

三、企业信息化案例分析——以A公司为例

（一）A公司简介

A公司创建于1994年，以加热设备制造商起家，于2003年购入一家IT公司后，开始经营服务业务。A公司有两项主营业务：在制造业务中，A公司致力于商业和住宅加热设备的生产和销售，其中，住宅加热设备可分为标准产品和特制产品；在服务业务中，A公司提供IT产品和服务，其中包括咨询和软件，以及客户服务业务。

A公司于2010年实施了SAP系统，同时上线以下几个模块：生产计划、物料管理、销售与分销、财务会计、管理会计、人力资源管理。SAP系统的应用解决了目前A公司在运营中的财务成本问题、生产成本问题、物流管理与采购等问题。2011年，A公司开始实行VMI（供应商管理库存）采购订单管理模式。A公司的供应商可以管理位于A公司制造区域内的仓库，基于A公司的生产经营、库存信息来对A公司的库存进行管理和控制，当A公司的某种零件库存不足时可以迅速进行补充，以保证A公司生产经营活动的正常运行。对于供应商来说，实施供应商管理库存可以动态掌握A公司的实时需求信息，根据具体信息进行合理生产与供货，不会因为信息的滞后而导致库存积压，能够降低存货风险和存货管理成本，在增加供应商资金周转效率的同时还可以通过自主安排供货频率与时间来降低运输成本，从而提高供货效率。

（二）A公司的制造与服务业务流程分析

A公司采用以价值链分析为主要内容的成本管理模式。价值链分析是指以企业的整体战略目标为分析基础，以企业的运营活动作为分析对象进行的分析。价值链分析对每个环节都进行了成本分解，然后进行成本控制，以消除冗杂的工作，使成本控制的各个环节能够紧密联系在一起。产品开发、材料采购、生产产品到销售和售后服务等多个环节都是成本控制的重点。在此过程中，管理人员需要充分了解产品的生产周期和每一环节的控制方法，在整个生产周期中将产品利润最大化。

市场需求驱动整个企业的生产，也是SAP系统运行的开端。如图1所示，A公司在开始阶段选择了优质的供应商，通过对报价等因素进行权衡之后做出决定并签订合同。在收到订单之后，系统会自动计算出所需要的材料并生成材料需求表，材料采购部门根据材料需求和实际库存制定采购计划，经审批之后进行采购。在所采购材料经过检验入库之后进行发票登记保管，通过之后在系统中付款给供应商，确认相关费用。期间如果采购标准过高需要由部门经理审批之后才能进行采购，如果采购标准在系统权限范围内则可以在库存检查的过程中自动生成采购计划，无需审批。最终在客户向A公司购买加热设备后，销售部门登记加热设备信息以便日后维护，业务部门开具出库单，然后将货品与发票一起打包发送给客户，货物发出之后确认应收账款，最后根据实际情况进行收款结账。

如下页图2所示，A公司的服务业务由客户需求开始，在收到客户要求能源检查项目的信息后系统产生订单，并分派相应的工程师，根据客户的实际情况确定项目时间，在项目完成后生成发票提供给客户，同时向上一级递交日记账。

图1 制程业务流程图

如下页图3所示，A公司加热设备的维护服务过程同样开始于收到客户邮件，在系统产生订单后客服人员与客户取得联系，确认相关信息并创建合同、生成服务订单，分派工程师在约定日期进行维护，在维护结束后进入系统确认订单完成，将系统生成的发票提供给客户之后确认应收账款，最后根据实际情况进行收款结账。

A公司通过SAP系统将采购业务——供应管理——库存管理——财务管理紧密地联系在一起，整个流程都由系统在预设的权限与条件下进行自动管理，在一定程度上提高了A公司的内部控制水平。

四、A公司应用SAP系统存在的问题

（一）业务人员专业能力不足

目前，业务人员专业能力不足是A公司应用SAP系统最为主要的一个问题，可能会造成SAP系统无法发挥最大功能，仅仅只是操作流程的计算机化，无法真正实现其价值。SAP系统的一个重要功能就是从业务的角度对成本进行结算控制，从整体上对生产成本进行准确的归集，以便为生产决策提供数据。而这一功能的实现需要对数据进行即时的更新，需要工作人员进行数据处理之后汇总至系统中。但是从实际的业务处理过程中来看，很多A公司的业务人员由于专业能力不足，无法对数据进行正确的处理与汇总。业务人员无法独立熟练地运用SAP系统，当出现问题时依赖于系统服务部门的帮助，没有真正地理解和学会正确的处理方式，严重影响了工作效率。由于问题反复出现，SAP系统高度集成这一优势也未能得到充分的应用。

（二）原有的组织结构制约了SAP系统的运行

SAP系统的核心思想是进行信息集成共享，实行一体化管理，代表的是一种管理思想而非单纯的管理软件，需要企业的组织结构配合SAP系统做出相应的调整。但大部分企业对SAP系统的认识还停留在只是一款软件产品上，只在表层上进行了部门调整，并没有进行实质性的改变，无法应用SAP系统对企业进行全面的管理。

（三）部门之间缺乏有效沟通

SAP系统需要运用大量比较精确的数据，然而大部分企业的数据都不完全，无法提供所需数据。同时，SAP系统是由多个子模块共同构建的，是一个整体化的系统。在企业运营过程中，各个部门只顾及本部门的利益，往往忽略了企业的整体利益，当各个部门之间不能进行有效沟通时，SAP系统各个子模块的信息也就不能共享，这种信息孤岛现象普遍存在，如果SAP系统只是将部门的运行予以计算机化，也就只能起到减轻工作负荷、减少劳动量的作用，并不能达到优化企业经营管理的效果，发挥SAP系统的整体功能。

图2 服务业务流程图

图3 邮件服务流程图

五、解决应用SAP系统过程中存在问题的建议

（一）加强对相关工作人员的业务培训，提升操作水平

企业在信息化的过程中需要大量的专业人才作为支撑，因此，企业应加强对员工的培训，定期开展相关培训，在员工培训中要注意结合企业的实际情况与需求，提高相关工作人员的专业水平，也可以将SAP系统的使用作为绩效考核的一个组成部分，对于SAP系统操作水平较高的工作人员予以适当的奖励，以此来激励员工，提高员工的工作积极性。

（二）从实质上变更企业的组织结构

企业应从深层次上改变组织结构，而不仅仅是对表层的结构进行细微的调整，应彻底抛弃旧的、不适宜的组织结构，根据科学的管理思想，对企业的实际运营情况和生产能力、财务状况等进行分析，配合SAP系统来构造新的组织框架，这样才能使SAP系统发挥最大的效用。

（三）加强信息的共享与交流

企业在SAP系统的运行过程中，应组织一个团队专门进行系统的日常维护与升级开发，保障系统的持续稳定运行。在发现问题时及时汇总与上报，由各部门对问题进行分解，各部门人员通过自身的认知与对实际的了解，对问题进行集中讨论从而得出解决方案。建立SAP系统信息手册，将解决方案记入手册中，收集使用过程中出现的问题，如果以后再发生此类问题可以借鉴手册中的解决方案，同时可以将日常的操作流程编入手册，方便相关工作人员不断学习和掌握系统知识，提高工作效率。

六、总结

A公司在应用SAP系统后取得了较大的经济效益，整个采购、生产、服务流程均得到了优化，高效而准确，一体化的SAP系统使得信息技术的应用为A公司带来了巨大的价值。A公司在经营中的各个流程都由SAP系统在一定权限下进行自动控制，信息在各个模块之间传递，提高了A公司的内部控制水平和管理水平，有效避免了工作中重大错误的出现，科学的系统同时提高了员工的生产积极性，迎合了A公司的发展需要。

目前，我国企业信息化发展尚存在诸多问题，例如信息化发展地区差异明显、企业管理者对企业信息化的认识不足、市场经济仍不成熟、企业信用普遍较差等。为此，企业应发展和应用网络信息技术，培养信息化人才。政府应积极完善相关政策，提高服务水平。同时，多数企业在发展过程中都普遍面临着人才短缺、资金不足等问题，企业应在SAP系统的应用过程中对发现的问题进行总结，在实践中对SAP系统进行不断的优化与改进，以满足企业在信息化建设过程中的多样化和个性化需求，从而使信息技术的应用能够最大限度地为企业带来价值，提升企业的管理水平与生产效率，最终实现建设企业信息化的目的。S