高职院校资金管理及其内部控制

【摘 要】在高职院校蓬勃发展的新阶段，面临很多的机遇和挑战，资金管理内容及模式越来越广泛，要求越来越严格。随着高职院校办学规模不断扩大，资金来源已不能由单一的财政拨款来满足，呈现出多渠道的多元化趋势。面对多方渠道来源资金，其资金管理所面临的风险日益凸显，相关内部控制制度不完善制约了高职院校的发展。《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会[2012]21号）的施行标志着我国正式建立起行政事业单位内部控制的规范和制度依据，之后《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》（财会[2015]24号），进一步明确事业单位建设内控体制的指导思想，足见国家对行政事业单位内部控制建设的重视程度。高职院校同属事业单位，如何防范控制资金管理风险，利用内部控制用好、管好资金、提高资金使用效率，降低财务风险等方面成为高职院校亟待解决的问题。本文针对高职院校在资金管理中常见的问题进行阐述，结合目前的政策及高职学校实施的可能性，提出如何利用内部控制进行高职院校资金管理的建议，以保证资金的安全性，促进资金的使用效益。

【关键词】高职院校；资金管理；内部控制

近年来，国家对高职院校的发展寄予了越来越多的关注，继《国务院关于加快发展现代职业教育的决定》（国发[2014]19号）后，财政部、教育部印发了《现代职业教育质量提升计划专项资金管理办法》（财教[2015]25号）。高职院校的发展建设，最重要的就是如何安全、良好的运营资金，提高资金使用效益。然而高职院校内部控制还未形成一个有机完整的体系，对其发展形成阻碍。

一、 资金管理内容及加强高职院校资金管理的必要性

狭义的资金管理是指因现金、银行存款、及公务卡结算等产生的学校货币资金及其收支业务，由财务处统一核算和管理。广义的资金管理是单位对资金来源和资金使用进行计划、控制、监督、考核等项工作的总称，是财务管理的重要组成部分。

高职院校资金来源渠道及范围广泛，包括财政拨款，学费收入，经营性收入、银行贷款、科研经费、上级拨款等。高职院校想要求得自身进一步发展就必然需要更多的资金来支持，资金管理是关乎着广大高职院校生存与发展的命脉。

首先，在广大高职院校转型发展的新阶段，随着教育科技的快速发展和国家的持续投入，高职院校的资金来源渠道越来越广泛且数额巨大，在这种情况下，高职院校普遍面对如何管理好资金的难题。有效管理和资金使用的绩效考核也受到政府管理部门与社会各界越来越多的关注。为了满足系统内部及外部的监督要求，必须把以往简单的资金收付核算制度进一步优化、升级，继而建立一套完整的单位内部管理控制体系，提高风险预警机制和资金安全使用制度。其次，针对资金管理所带来的风险进行有效防范，对院校发展至关重要，资金管理不当，小则影响学校的正常运转，造成内耗，大则影响学校的核心竞争力及长远发展。再者，有效的资金管理能够直接避免腐敗案发生，资金管理监督牵制不到位，会导致高职院校资金的违规操作，给滋生腐败提供温床。

二、 我国高职院校资金管理存在的问题

1.对内部控制制度的认识存在偏差

（1）内部控制环境不健全。虽然大部分高职院校都建立了一系列的内部控制制度，例如：部门预算和财务管理办法、财务公开实施办法、大额资金集体决策程序、货币资金管理制度、招标与采购管理办法等，但都不是真正意义上的内控控制体系，缺少科学的风险评估机制。高职院校内组织结构没有理清，缺乏相应的制衡机制，使管理制度的实际操作与执行差强人意。没有建立相应自我防范、自我约束的内部控制系统，没有充分体现“控制”功能，缺少横向各部门间和纵向从领导到中层干部再到经办人员的明确职责分工，使得制度的落实和工作职责的划分存在交叉和盲区，给贪污、腐败、挪用、挤占资金留下了可乘之机。

（2）风险意识薄弱。以往的单一财政拨款来源使高职院风险意识较为淡漠，在市场经济和知识经济时代背景下，随着教育体制改革的不断深入和国家对高等教育事业越来越重视，促进了高职院校发展，而伴随着高职院校事业的发展机遇，则需要更多的资金支持，资金来源的多元化在满足了高职院校对资金需求的同时的也带来了各种风险。大部分高职院校有较长的发展历史，受“惯例”、“经验”的影响较多，面对新时期新问题，缺乏对内对外的风险防范意识，没有相应的风险防范措施，必将有碍高职院校长远发展。

（3）内部控制管理意识薄弱。内部控制管理工作是高职院校正常运营重要保证，但目前一些院校还未真正意识到这点，认为内部控制只是财务管理部门的任务，单一的强调了财务部门在内部控制中的作用，而忽略了一个单位的内控体系不仅涉及财务部门，更关联到整个单位的每个部门，各项业务及各类工作流程，没有意识一个单位的内部控制其实到是全校全员的任务，缺少部门间的内控工作机制，从而各部门没有起到良好的协同作用，忽视了内部控制工作。

2.资金使用监督机制不健全，资金的安全性受到威胁

（1）职责分工不清晰，不能充分体现不相容职务相分离。一些高职院校财务人员紧缺，财务部门经常有一人身兼数职的现象，例如出纳人员登记现金日记账外还编制会计凭证；有时因人员不足或工作方便，支票、财务专用章人名由出纳一人保管，这些都对资金的安全性构成了极大的威胁。

（2）对预算执行情况督促不到位。高职院校不同于本科院校，随着本科院校的扩大招生，成人、专科学历教育生源逐年减少，高职院校面临经费紧张的困境。在寻求新的资金来源外，更要严格控制预算，以收定支。但一些院校预算执行结果仍与预算有很大偏差，根据田迎春指出虽然《高等学校财务制度》把预算管理作为高职院校财务制度改革的核心内容，但相当多的高职院校尚未建立健全预算管理制度。有的高职院校虽然有了预算制度，但预算没有成为一切经济活动的法定依据，有章不循，随意更改，使预算成为摆设。

（3）收支管理不严格。没有严格遵循收支两条线的原则，例如，有些院校的院系和职能部门向学生收取报名费、培训费、证书工本费等等五花八门的费用，并且不给学生开具法律法规规定的票据。这部分费用，可能会被院系和职能部门截留，形成“小金库”，以方便其自收自支。尽管政府和教育部门三令五申不许私设“小金库”，但这方便市场需求较大，最终导致高校资金管理失控。endprint

（4）对票据监督不到位。一是票据的真实性存在问题，例如印章与实际税务登记单位不符。二是票据的真实用途与报销资金不符，对资金使用的真实用途存在监督盲点，专项资金使用者有可能以项目外取得的票据移到项目资金中报销，出现挤占项目资金的现象。

3.资金管理分散，使用效率不高

（1）预算不够精细化。虽然大部分学校已将全部支出纳入全口径预算控制，但是存在预算编制粗糙不够精细的问题，使部门之间资金用途存在交叠重复情况。

（2）采购没有归口管理。高职院校各部门的资金来源不同，有的来自学费，有的来自专项资金，有的来自租金收入等等。部门使用资金时也是各管一摊，例如各部门都会涉及印刷资料、购买办班用品，但没有将采购归口管理，无形之中将采购服务及物品金额拆分，抬高了成本，降低了资金使用效率。

（3）资金使用缺少统筹，部门资金使用缺少横向沟通。根据笔者的实际经验来看，在日常的工作中高职院校还存在着对资金只注重纵向管理，各部门横向之间缺少沟通合作的情况，对于资金的使用经常不能做到效益最大化，重复采购的情况时有发生，从而造成了资金重复浪费的现象，这种叠加式的浪费累积起来的触目惊心的。在资源的调配使用上顾此失彼，缺乏站在全校大局角度的统筹和资源共享的意识，在实际工作中很容易造成资金的使用效率低下和浪费。

三、 完善内部控制，加强高职院校资金管理

1.优化内部控制环境

高职院校应进一步加强对内部控制重要性的认识。应结合自身工作特点和事业单位的管理体制建立适合自身工作发展的切实有效的内部管理控制体系，以预算为主线，贯穿始终，以资金管控为核心内容，加强对资金流通各个环节的设计与监管，明确内控要求与规则，使资金在流程的合法合规的条件下运转。使风险教育、内控制度深入至学校全体教职工的思想，明确责任到人。高职院校应从上到下全员行动，认真学习《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会[2012]21号），明确内部控制的目标、对象、原则、手段。加强学校各部门的横向联系、沟通和监管，强化全校一盘棋的意识，明确在内部管理中各岗位、部门的职责描述，建立与院校自身相适应的内部控制系统，并聘请会计师事务所对内部控制系统的科学性、可行性进行评价。

现阶段高职院具有资金来源渠道多元化趋势的特点，除了财政拨款还有很大一部分自主經营性收入，面临风险较多。从单位体制上看，企业的内控机制建设比事业单位要先进很多，建议高职院校在这方面参考《企业内部控制基本规范》建立风险预警机制，加强资金的日常核算和内部监督，及时发现问题，防患于未然。

2. 完善内部控制制度，确保资金安全性

（1）坚守不相容岗位相分离的原则。完善高职院校人员配置，对于不相容岗位决不能由同一人担任，必须由两个或两个以上人员共同负责。应做到有效分离：授权和执行相分离；执行和记录相分离；记录和保管相分离；保管和审查相分离。例如出纳人员不能编制会计凭证，空白支票与印章分离保管，余额调节表的编制与复核相分离。职责分工明确，形成严格的内部制衡机制，以减少发生舞弊现象的可能性。

（2）预算算编报和执行实行全口径、全方位、全过程控制。建立以预算管理为主线，资金管控为核心的全口径、全方位、全过程控制。逐步建立预算编制有目标、预算执行有跟踪监控、预算完成有评价、评价结果有反馈、反馈结果有应用的“五有”新机制。单位除了要有年度预算编制，还要有月度收支预算。单位各个部门应当通过信息平台按年报送年度预算、按月报送月度支出预算。充分利用信息化系统对执行情况进行实时督促，及时发现执行过程中存在的风险，大大发挥财务部门对全盘工作的监督控制作用。

（3）按预算加强对收支业务的监管力度。严格执行对全部收入归口管理，严防账务资金体外循环形成“小金库”。对于财政收入以外的经营性收入，从合同管理入手，充分利用信息化手段，把合同签订重要要素录入系统，并作为应收款项处理，设制收款日提醒，当收款期限到时未收到款项，信息系统自动发放提醒通知业务部门、财务部门及单位领导，以便及时查明原因，落实催收责任。对于支出业务制定相关制度加强支出预算管理，各部门通过信息平台于当月未上报下月支出预算，报销审批严格按月度预算执行，没有预算不予支出。月中可追加一次预算调整用于突发情况支出并报领导批准。

（4）实施定期轮岗制度，保证资金的完整性和安全性。对于关键岗位，实行定期岗位轮换，通过轮岗，减少资金管理和控制中出现不法行为的可能性，也能有效避免“小金库”现象的存在。

（5）加强对票据的监督。对于收到的票据，充分利用现代信息联网途经，核查票据的真实性，对于开出的票据，确保编号的连续性，做好票据记录台账。加强对票据购、收、发、存的管理。

3.建立资金统筹机制，提高资金使用效率

（1）实行全面预算，精细化管理。对高职院校应该对有限的资金加以斟酌，精打细算，制定详细的预算，将粗线条预算精细化，可使财务部门有针对性地加强预算执行力，提高资金使用效率。以年度预算作为组织、协调各项资金活动的基本依据，将年度预算细分为季度、月度预算，通过实施分期预算控制，实现年度预算目标。按年度和学年将各类资金预算纳入学校财务部门归口统一管理，在编制预算的过程中要结合上一年度预算落实情况和部门业务发展规划合理进行编制，明确资金投入方向和重点，加强学校财务部门在预算执行过程中的宏观调控能力，各部门预算科目编制要细致到详细条目，年度预算执行情况要与部门绩效考核相结合，并在全校范围内公示，督促部门切实认识到预算制度的重要性。

（2）统一采购，建立严格的招投标制度。采购由专人归口负责，不相容岗位有效分离。发挥集中采购的规模化效应，有效降低采购成本。对于日常采购，采用信息平台随机抽取供应商；对于大宗货物或服务的采购，建立采购业务的公开招标、评标、谈判、合同签订执行的全程监控机制。招标结果在学校进行公示，真正实现开标、评标、询标、决标全程操作的公开、民主和规范化。有效提高资金使用效率，降低成本。此外建立健全学院的法务工作机制，建立外聘律师审查机制和纪委的监督办公机制，对所有涉及采购的合同和项目包括招投标过程进行审核和监督。进一步杜绝资金浪费和腐败风险的出现，把权力关进制度的牢笼，规范流程，使资金使用流程更加规范和合理。

（3）推进事务公开，资源共享。不仅要推行财务公开，全校的各个部门的事务都要公开，要充分利用职工代表大会制度，充实职代会内容，发动每个职工全员参与。建立合理透明的学院内部的资源共享机制，定期举办全校教职工事务公开大会，分享举办了什么活动，项目进行到什么程度，购买了什么服务，添置了什么资产，建立定期的资产和项目审查统计巡视制度，对学院所采购的资产和服务进行定期摸查，使学院资产得到充分运用，实现资源共享和部门间的横向交流，避免资源浪费，立争在校内形成优势互补、资源共享的良好氛围。在保证学校正常的教学科研外，充分利用资产的剩余力，向其他机构提供有偿服务，实现效益最大化。

参考文献：

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[2]高洁，高职院校加强专项资金管理的建议，工作研究，2016，P59.

[3]秦晓红，对高职院校内部控制的几点意见，管理创新，2016年25期， P44.

[4]田迎春，加强高职院校办学资金管理的思考，山西财经大学学报，2012年，p116.

[5]丁海英，王淑珍，高校资金管理的风险及防范，河北旅游职业学院学报，第17卷，第3期，2012年9月，P71 .

[6]王文华，浅谈高校资金管理存在的主要问题及对策，现代经济信息，2015年，P192.

作者简介：

武珺（1981—），女，汉族，现为对外经济贸易大学国际商学院在职人员高级课程研修班学员。endprint