信息化环境下的单位档案管理科学化分析

范桂泉

摘要：档案在社会经济建设发展信息的记录上有着极其重要的意义，同时也给有关的研究提供了非常重要的信息参考资料，伴随着社会经济不断的发展，在档案管理事业中，计算机网络技术也已经得到了非常多的应用，对于加强档案管理工作往现代化方向发展十分的重要。据此，重点对信息化环境下的单位档案管理科学化展开探讨。

关键词：信息化环境；单位；档案管理；科学化

中图分类号：F24文献标识码：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.23.033

在当前我国已经全面的进入到了一个高度信息化的时代，在此时针对事业事业的档案管理在工作方式上也出现了悄然的转变，并且快速的朝着信息化的方向不断前进，在信息化环境下，单位只有实现科学有效的管理策略，并让其真正的落实，同时对科学化的发展路径进行进一步的探索，才能在真正意义上更好的和社会发展相适应，将档案管理工作能够更加有效率的运行。

1单位档案管理中的弊端

在现阶段的档案管理工作中，我国的单位还存在着非常多的问题，十分迫切的需要对其进行及时的分析和解决，对于档案工作的管理，并未引起绝大单位对此的重视，在管理制度当中针对单位的档案管理有着具体的体现，但是在实际的执行过程中力度却远远不够，而且最为重要的是，有关的监管部门并没有切实的将自身的职责履行好，这是导致管理制度成为摆设的一个直接原因。因为档案管理工作本身就属于一个相对来讲比较基础的工作，因为其工作枯燥乏味，也不能在短时间内将业绩反映出来，这就导致绝大部分的领导还有管理人员忽视了对档案管理的工作，因此在此方面的资金投入也是非常少，而且在更新其他设备时也未对档案管理的各项设备进行更换，这种因素也是导致整个档案的管理部门的工作环境的较差，所使用的档案柜也非常的破旧。其实严格意义上来讲，档案管理工作是比较负载的，但是因为并未制定一个明确的规定，对档案管理人员的专业程度进行要求，再加上单位在资金投入和人力上投入的严重不足，都给档案的管理工作造成了一定的困难，而且还有很多从未接受过档案管理教育的人员进行档案的管理，造成了档案管理人员的整体素质普遍不高。

单位开展的档案管理是一项复杂的工作，主要包括收集、识别、存储、统计等内容。因此，人事单位必须创建完善的档案管理制度，例如：系统人员岗位责任制，文件安全存储系统等，确保档案管理工作的顺利进行。但部分单位并未建立相应的档案管理制度，导致档案收集的数据不完整，文件管理质量和数量相当缺乏。加之，少数人事单位并未设立专门的组织，人事变动会带来一些随机、盲目性的档案管理。档案管理过程中，部分单位设施简陋，将档案办公、收纳放在一个办公室内，而办公室并未设计铁门、铁窗等措施实施保护。加之，对档案的防火、防潮等仅采用最基本的方法，管理水平及层次较低。此外，有些单位管理手段落后，调阅档案等还依赖手工寻找方法，如果档案反复使用、阳光照射等会导致档案字出现迹不清晰、发黄等情况，直接威胁档案的安全。此外，单位从事档案管理的人在理论知识、专业素养和文化程度上参差不齐，档案管理员大都是从其他岗位上转岗来的，档案管理专业出身的人员少之又少。即便是出身于档案专业人员，其专业知识也比较老化，知识面较为狭窄，学历比较低等，这些因素导致其难以与新形势下档案管理事业发展相适应。因此，多数单位极易忽视档案管理工作，普遍存在应付对待档案管理工作的情况，而档案在选拔人事人员中的作用并未发挥出来。

2信息化环境下单位档案管理科学化意义

2.1帮助推动社会健康的可持续发展

伴随着网络技术还有媒体设备不断的发展，人们的生活方式也有了翻天覆地的变化，传统的档案管理方式已经和社会不相适应，针对档案管理的发展正大步的朝着系统化、规范化和网络化的方向进一步的发展，因此需要有关的人员，要对社会还有科技发展的新变化进行关注，并积极的不断的进行学习创新，将档案管理的科学化水平得到进一步的提升。

2.2帮助单位高效率、有效的运行

档案中的内容能够充分的将单位所有发展的历史体现出来，并能够非常真实的对其以往中的所有活动情况进行详细的记录，单位领导和决策者能够通过对档案管理地 借助，进而科学全面的对单位的大概情况进行一个了解。

2.3帮助单位进行深化改革

针对单位的改革，我国正在积极的不断对其进行深化改革，在新时代要求下需要单位在政务、财务以及人员上进行公开，而要想将这些内容能够会更加科学合理的公开，就需要通过对档案管理制度进行科学、系统的借助，从而得以实现其目的，让社会各界都能够通过对单位档案资料的查阅，进而看到单位在以往历史中的所有面貌，这样就在真正意义上起到了对单位有效监督的作用，也能够通过这发现一些较为优秀的单位，并能展开进一步合作，进而可以一起更好的发展。

3信息化环境下单位档案管理科学化发展策略

3.1加强对档案管理工作的认识

要想真正的让档案管理工作所存在的问题得到切实的解决，就需要将管理者还有档案工作人员的认识程度得到真正的提高，只有给予这项工作足够的重视，才能将这项工作做好，因此要让大家充分的认识到在工程建设当中，档案管理工作的重要性。单位领导干部必须高度重视档案管理工作，将这项工作与干部队伍建设放在同等重要的位置。 大力宣传《档案法》的学习，确保管理人员认识到档案工作的重要性。虽然档案仅是企单位业务管理中的辅助内容，但却是这些管理层制定决定的依据，也是这些单位引入优秀人才的信息源，能保障单位档案管理工作顺利展开。在单位应组建专门的管理小组，定期对档案信息实施归档、整理等操作，发现问题及时给予纠正和处理。此外，单位要对档案管理创建相应的考核制度，定期巡视、检查档案管理工作，推动档案管理制度化、规范化发展。

3.2制定完善的管理制度

要想切实的实现档案管理的科學化，首先要从单位入手，加强他们对档案管理的认知程度，增强单位还有有关的管理人员给予档案管理工作足够的重视。让单位结合自身实际的发展情况，制定出一套科学合理的档案管理制度，并让其在不断的实践过程中更加的完善。endprint

3.3促进档案管理的信息化

伴随着信息化时代的到来，信息化已经越来越成为当今社会发展的趋势，单位档案管理在信息化时代下也不例外。对于档案管理的信息化，主要是通过对计算机网络的借助，从而将纸质文件上的所有信息资源以及影像等文件转化成电子档案的一种形式，通过一系列的整理让其变得更具系统化和组织化，并且在一个有序的结构当中将所有的档案存在信息库当中，对于单位档案管理而言，电子化信息化的单位档案能够在真正意义上，实现其的自动化、网络化和实时化，并且对有关工作人员的查询也带来了一定的方便，简化了手工翻找的程序。

单位管理人员要注重档案管理基础设施建设，为档案管理提供基础保障。档案管理者在发现管理设备存在问题时，要及时上报给领导，双方共同加强档案管理基础设备建设。同时，为档案资料建立专门的管理库房，并做好相应的防火、防潮、防盗等操作，如：在库房内配置灭火设施、设计铁质防盗柜等。此外，还必须设计相应的防盗、防火等自动监控或报警设施，利用现代化管理设备和技术满足新时期档案管理需求。运用现代化手段管理档案信息，也就是依托计算机开展各项管理工作。档案管理员是档案管理的执行者和操作者，其对档案管理工作的质量具有一定的影响。因此，单位要采用多元化的方法，不断提升档案管理人员的综合素质。例如，组织老员工学习现代化设备，针对新型档案管理设备进行相关的培训工作，提升他们的工作技能。同时，还可以建立相关的激励机制，鼓励档案管理人员对自身素质提升，以保证工作的发展需求，更好地为档案管理工作服务。

3.4完善档案管理机制

档案管理是一项复杂、琐碎的工作，单位要依据社会现实及本单位实际情况，不断完善档案管理制度，以适应档案管理的需要，提升档案管理水平。尤其是建立必备的安全保障体系，对档案实行安全管理具体内容如下：（1）档案室不存放易燃材料，材料必须应避光保存，并保持一定的温度。（2）建立计算机辅助管理相关制度，严格规范档案收集、归档、转出等操作。此外，为档案工作建立相应的领导小组，强化责任分工，明确各级责任，促进档案事业的可持续发展。

4结语

在单位中，档案管理是一个相对来说比较基础性的一个工作，主要具有的特点包括管理性、服务性和政治性，在信息化环境下，单位应该进一步提升档案管理科学化水平，这对于单位是否高效率的运转有着非常重要的作用，同时对于科学化的进行档案管理也有着十分重要的意义。在信息化环境下，单位更应该不断的对档案管理的科学化路径进行探索，同时通过对网络的利用进行档案管理的进一步实施，积极的对和档案管理有关的知识进行学习，和单位在进行档案管理工作过程中的问题切实的结合起来，提出科学可行的建议。本文主要就在数字化时代下，我国单位在进行档案管理当中所存在的一些弊端，并分析其在信息化环境下的发展路径，以便能够对我国单位的传统单位管理方式进行改进。

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作者簡介：文琼（1981-），女，湖南长沙人，湖南信息学院管理学院讲师，硕士，研究方向：人力资源管理及区域经济。endprint