高校职称评审信息化背景下职称材料归档的思考

邓单丹

【摘要】：随着高校职称评审的信息化水平不断提升，职称评审工作的信息技术也广泛应用到了职称材料的归档工作。数字化、无纸化与传统档案工作的接轨存在突出矛盾，使得档案工作的方式、管理模式受到影响，使得传统的档案工作有了新的内容。

【关键词】：职称材料；材料归档；信息化

随着信息化技术的发展，职称评审也逐渐向着信息化的方向发展，各地区、各大高校已经进行了一系列实践，包括使用申报信息数据库、人员基本信息数据库以及评审会议系统等。我校于2014年研发并投入使用职称评审系统，此系统实现了信息包含申报人员基本信息、业绩成果信息、相关证书获奖信息的扫描上传、查看、审核功能。同时，此系统还实现了评审会议网络化的功能，因此申报人、工作人员、评审专家借助此系统完成所有的申报、评审、审核、公示工作。職称评审信息化，一方面实现了办公的无纸化，大大的节约了资源；另一方面使得效率得到提高，申报人、工作人员、评审专家的工作都变得便捷，节约了大量人力。而这样的数字化、无纸化对职称材料的归档工作产生了巨大挑战。

一、职称评审信息化对档案工作的影响

首先，对职称材料归档产生重大的影响。职称评审实现信息化之后，各项纸质材料将会逐渐被取代，各种信息和材料都将向着数字化的方向过渡。在此情况之下，现行档案与数字化档案的接轨问题将十分突出。职称申报评审材料大致可以分为三种，一是业绩成果类材料，二是资格证明类材料，三是申报表类材料。就目前来讲，人事档案普遍都是纸质材料，当实现职称评审信息化之后，各项档案材料都将实现无纸化和数字化。比如，我校教师在校内评审阶段只需要将论文、证书、项目材料扫描上传即可，不再需要提供纸质材料。因此，业绩成果类材料、资格证明材料以及部分申报表类材料都已变成了数字化的，不再是纸质材料。另一方面，职称评审实现信息化之后，需要归档的文件将全部变成电子文件，如此一来，电子文件的收集、分类、编目、整理等环节势必都要采取新的工作标准，这无疑会对职称材料管理工作带来一定的影响。

此外在纸质材料变成电子文件之后，材料安全也面临着新的问题，例如在网络的运行过程中，可能会遇到黑客或者病毒的攻击，一旦遭受攻击，如果安全措施存在漏洞，信息安全就会受到威胁。

其次，对档案工作人员提出更高要求。运用信息化技术之后，需要档案管理人员具备更高的专业素养，不仅要具备档案管理相关的专业能力，同时还必须具备一定的计算机操作能力，甚至需要档案管理人员懂得维护网络安全，由此可见，实现职称评审信息化之后，将会对档案工作人员提出更高的要求。

二、信息化背景下职称材料归档工作的可行性建议

（一）纸质和电子双套材料制

电子文件在传输、处理、和共享方面的优势十分明显，纸质文件无法匹敌的，但是在原始记录性、法律凭证效用、长期安全保存等方面，纸质档案又比电子文件更具优势，因此建议纸质材料和电子文件应该并存，逐渐形成良性循环，换言之，就是要采取双套制，以此来解决电子文件与纸质档案之间的矛盾，在管理电子文件时，应同时印制纸质材料，将纸质材料和电子文件同时归档，这样一来，可以同时发挥出电子文件和之纸质档案的优点，既能够满足信息共享的需要，同时也能够满足法律凭证作用以及安全保存等要求。

为了切实落實双套制，应该在职称评审管理系统中增加档案管理模块，进而保证职称材料归档工作的规范化，此外在职称评审管理系统中增加档案管理模块之后，进而可以将材料归档工作作为职称申报评审中的必要流程，使材料归档工作成为了一个必选项。另外要实现职称材料的脱机保存，材料归档工作是职称申报评审中的末尾环节，当归档信息审核完成之后，应该通过档案管理模块的功能，印制纸质材料，并制作光盘，这样一来，即使脱离职称评审管理系统，也可以对各项档案进行查阅。

而在保存纸质材料时，应对材料进行分类，实行有针对性的保存。由于大多数评审系统已具备电子文件上传和保存的功能，且业绩成果类材料以及大部分的资格证明类材料作为评审材料具有数量多、体积大、类型杂且保存意义相对较小的特点，高校职改部门可以不对此类材料进行纸质保存。而审报表类材料，带有相关部门、学科组、评委会的评审意见、评审结果，具有重大意义，因此建议印制纸质材料妥善保存。

（二）电子材料及时保存、多份保存

针对我校使用的职称评审全程信息化系统，数据信息的保存尤为重要。职称申报信息的发布、申报人提出申请、申报人填写信息、职能部门联合审查材料、学科组会议评议、校评委会评议、专家投票、投票结果的处理全部在网络平台上实现，如果数据信息一旦遗失，将会使得评审过程的公平、公正、透明性受到重大影响。因此，职称工作人员需要在各个工作环节及时地将数据信息进行保存，为保证信息的安全甚至需要多份保存。

三、总结

职称工作信息化不仅是职称评审工作的信息化，还应该包括职称材料归档工作的信息化。随着信息技术的发展，职称评审工作从某一环节的信息化发展到全程信息化，因此传统的纸质材料被数字化材料取代，申报人员不再需要大量复印、打印自己的论文、项目、证书和申报表格，评审专家也不需要再手工填写评审表决票，所有的信息实现了数字化。因此，职称材料的归档工作就需要转变思路，改变工作方式，在保留纸质材料的同时更要做好电子材料的归档工作。