复杂产品研究试验文件归档完整性研究

李伟　吕晓丽

摘 要：复杂产品研究试验文件的归档完整性问题，一直困扰着技术文件管理部门。该文通过分析复杂产品的研制特点，从构建并细化复杂产品研试文件分类方法、梳理复杂产品结构及所涉及的专业体系以及将研究试验文件归档管理纳入产品全寿命周期等三个方面的研究入手，试图从产品、技术、管理三个维度，找到提高复杂产品研试文件归档完整率的解决方案。

关键词：复杂产品 研究试验文件 归档

中图分类号：G272 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）06（c）-0181-02

复杂产品是指客户需求复杂、产品组成和技术复杂、制造过程复杂、项目管理复杂的一类产品，如航天器、飞机、复杂机电产品、武器系统等等。这些复杂的产品，通常被称为系统级产品，它们结构层次复杂，技术创新点多，研制周期长，从方案论证到产品成熟定型。需要多个子系统及设备的研制生产、试验单位协调配合，因此而产生大量的技术文件。复杂产品的研究试验文件（以下简称研试文件）指在复杂产品设计、试制、试验、生产过程中产生的，反映任务由来、方案论证、试验状况、研制总结、定型鉴定和技术管理的技术文件。研试文件是说明产品、零配件、组件的设计原理、系统结构、设计思想、设计方法的技术文件，主要用于设计过程中设计师之间技术上的共享、交流和进行技术积累，而不能直接作为产品生产、技术支援等工作的依据。

随着现代管理手段与新技术的应用，产品组织管理体系与技术发展模式都发生了深刻变化。在信息技术的支持下，产品数据，特别是复杂产品在研究试验中的过程文件量日益庞大，这些文件如果失去档案管理的技术配合与支持，必将引发产品文件失控。因此，针对这些庞大信息与文件，产品技术文件管理需要以新思路重新梳理复杂产品研试文件在各个研制阶段与产品的关系，从归档文件完整性结构前期控制、产品结构与专业梳理、产品研制全寿命归档管理三个方面着手，提升复杂产品研试文件归档完整率。

1 研试文件结构前期控制—细化文件分类法

复杂产品研试文件种类繁多，文件管理部门可以会同产品研发及管理部门，根据复杂产品研发流程、产品特点、以及文件应用需求进行适当分类，便于产品文件的管理、辨识和利用。

為了不同的应用目的，可以同时采取多种研试文件分类方法，选择其中做常用的作为主分类法，并为此制定详细的产品研试文件分类细则，为每种类别规定类别名称并作出其他方面的详细规定。按照产品研试文件的内容、用途进行分类，并为每种文件制定基本类别名称、分配类别编号，这就是研试文件的基本分类法。根据基本分类法，每一类文件应该规定唯一的类别名称并分配唯一的类别编号。研试文件基本类别名称应穷尽复杂产品需要的所有研制过程文件的基本类别名称。

产品研试文件基本分类法不宜直接作为主分类法，因为该分类法中的文件类别无法直接与产品关联，同一种文件类别是由不同角色的设计师负责拟制，并且在产品研发的不同阶段完成，即文件基本分类法中的同一种文件类别，有很多不同的重要特征，不便于产品研试文件的管理辨识和应用。

产品研试文件是围绕产品进行拟制的，那么每份文件都至少关联一个产品，该产品可以是系统级和分系统级的，也可以是单机或零部组件。一种类别的文件，应该由何种角色的设计师负责拟制、应该在产品研发的那个阶段拟制等特性，与其关联的产品类别有关。因此，在产品研试文件基本分类法的基础上，结合每份文件关联的产品类别、交付和使用方面的关键信息，形成文件与产品双维度的复合分类法。

复合分类法可以具体规定产品设计过程中应输出的产品研试文件类别，而且产品的研发一般按照产品的主要部件来组建分项目组和进行计划管理，按产品类别对研试文件分类，有助于各专业的设计师即使拟制相应的产品文件。因此，这种复合分类法更有实用价值，更适合作为航天产品研试文件的主分类法。

确定了产品研试文件的主分类法后，还必须制定产品研试文件的命名规则和编号规则，用于规范文件名称，便于文件辨识。

2 复杂产品结构与专业梳理

由于文件是依附于产品而存在的，因此，产品复杂程度决定研试文件横向结构完整性要求。在产品研发人员任务异常繁重，无暇顾及文件管理工作的情况下，归档文件完整性主要依靠档案业务人员进行管控。然而目前档案管理常常与产品研制的管理相割裂，档案工作长期置于管理链条的末端，不利于归档质量的把控及信息资源的后继管理。因此，需要不断的认真梳理每一个复杂产品的结构及专业技术层级，便于从全局掌控产品研试文件的构成。

复杂产品的结构通常包含系统、分系统、设备（单机）整件、组件、部件、零件等7个层级，形成完整的树状产品结构。文件管理需要根据每个层级产品的性质、特点和复杂程度，以列表的形式，提出具体应编制哪些文件，从结构角度把控研试文件归档完整性。

复杂产品设计是一个在各专业领域专家协同工作的基础上，通过多专业领域协同、多约束条件、多目标、复杂的布局与装配，完成较为复杂的任务。随着技术的进一步发展，产品设计模式在信息化的基础上，朝着数字化、集成化、网络化、智能化的方向发展。目前，在航天器系统的研制中，虚拟设计技术和并行设计模式已经成为主流，数字化技术、虚拟现实和虚拟仿真技术、虚拟装配以及协同设计技术的应用，使得产品研试文件所涉及的专业领域逐步扩大，研试文件构成更加复杂。文件管理需要根据设计师系统在多年的研制工作中形成的专业技术体系，设计出依托专业层级的研试文件架构，从分系统层、技术虚层、专业层、专业方向层、技术层等方面梳理出每一个层级的研试文件，从专业角度把控文件归档完整性。

3 产品研制全寿命归档管理

通过细化研试文件分类法和进行产品结构与专业的梳理，基本奠定了研试文件归档完整性的基础。研试文件的归档目的是完整保存复杂产品研制历史，记录研制成果，因此，要保证其研制历史的完整，需要根据复杂产品研制程序，将归档工作纳入产品全寿命周期。endprint

以航天器为例，通常，每个型号的航天器研制需要经历可行性论证、方案、工程研制、定型等四个阶段，每个阶段工作性质不同，因此产生不同类别的研试文件。根据复杂产品质量管理要求，其产品树中的各个分系统、复杂单机等均应制定较为详细的研制程序、设计准则和输入输出文件清单，根据这些文件的内容描述，可以把握产品各项研制工作内容，进而梳理出各个工作内容应该输出的研试文件。在一个阶段的研制工作结束后，产品设计师需要进行研制工作的总结，同时为下一个研制阶段制定研制计划等。从产品研制总结中可以清晰的看到研制歷史，该阶段产品研试文件整体框架也就清晰可见了。不仅如此，复杂产品通常需要对各阶段大型试验项目及关键技术攻关项目提前计划，跟踪这些项目，也是理清研试文件完整性的手段之一。

复杂产品研制周期长、零部件组成数量庞大、涉及专业领域广、研制过程需要融入新技术，导致其研发过程的管理活动也较为复杂，特别是关系到产品研制进度与成败的质量活动显得尤为重要。因此，研试文件的归档，不能仅从产品角度考虑其完整性要求，还必须将这部分管理活动的技术与管理文件纳入归档范围。

梳理产品研试文件，离不开对研制活动全过程的跟踪。文件和档案管理部门应该会同科研管理部门，专门制定符合复杂产品研制特点的“三纳入”、“四参加”、“四同步”的方法：将研试文件归档工作纳入型号研制计划、型号议事日程及产品设计师系统的岗位责任制中；文件档案管理部门参加产品鉴定、课题审定、设备验收、成果审定等；下达产品研制计划任务与提出研试文件完整性的具体要求同步，检查计划进度与检查研试文件的形成情况同步，验收、鉴定科研成果与验收、鉴定研试文件归档同步，上报登记和评审奖励科技成果与档案部门出具产品文件归档情况证明材料同步。

4 结语

根据产品研制程序确定复杂产品研试文件完整性；根据产品结构分解，结合专业技术体系确定的型号领域的技术分解结构确定归档项目；根据归档项目内研制任务模块化分解确定文件间的层级逻辑关系；根据文件在研制工作中的作用确定文件归档价值等等，构成复杂产品研试文件归档完整率的控制切入点。复杂产品研试文件档案化控制是一项复杂的工作，需要从细小处着手，认真实施，才能完整准确的记录和保存产品研制成果和研制历史。

参考文献

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[2] 李仪，刘海涛.产品数据管理——知名企业鲜为人知的一个核心管理能力[M].北京：电子工业出版社，2014.

[3] 王克明.刍议“三纳入”、“四参加”、“四同步”制度[J].四川档案，2006（2）：7.endprint