探析新时期社区档案规范化管理

陈伟

摘 要：在现代城市建设和管理的过程中，社区是最基层的组织机构。其中社区档案管理工作对社会管理具有非常重要的作用。社区档案管理的科学性和规范性是衡量社区服务效度和信度的重要指标，所以，有必要了解社区服务中心档案管理的特点和现状深入研究实现规范化管理的措施。为了更好地满足新时期社区管理的实际需求，应加强社区档案规范化管理，通过构建科学合理的管理体系，采用行之有效的管理方法，推动社区管理工作在信息时代的健康、高效发展。

关键词：社区；档案管理；规范化；方法

1引言

随着我国城镇化进程的加快，人口流动性逐步增强，加上信息时代的来临，各种错综复杂的信息有待人们进行科学、细致的运用。由于自然环境和人为环境的差异，每个社区都有自己独特的发展档案，这些档案不但记录了社区不断发展的历史，同时还反映了社区建设在各个方面取得的成就和失误。社区档案的管理工作是社区非常重要的基础性工作之一，档案管理的有效性对于社区建设乃至整个社会建设都是至关重要的。为了满足社区全面发展的需要，在社区管理中，除了加强人员、物资等管理，还要做好档案管理工作，为社区开展各种活动、促进社区长远发展提供充分、切实的依据和指导。同时，还需要在社区各个领域中开展多方位合作，让其形成以社区档案管理为主导、多种形式参与的档案服务机制。下面就谈谈如何整合社区档案资源，提升社区档案管理水平的策略。

2 社区档案管理存在的问题

2.1对档案管理的认识有待提升

由于受传统观念、实际条件、以及相关制度的限制，社区服务中心的档案管理工作依然存在很多薄弱环节。首先，许多社区居民委员会对档案管理工作重视程度不足，在实际工作中偏重于处理社区繁杂事务和完成上级布置的任务，忽视了对相关资料的整理和档案管理；其次，社区的办公经费有限，档案管理需要的基础设施缺乏，档案材料分散甚至损坏问题严重；最后，管理人员的专业素养不足，对档案的收集、整理、分类和归档不够规范。很多人只有在需要查询档案资料时，才会想到社区档案管理，这种对档案管理工作的忽视，主要是因为对社区档案管理工作的性质认识不足，导致在档案管理工作中缺乏创造力，严重影响了档案管理工作的质量和效率。

2.2档案管理工作人员的素质有待增强

档案管理人员缺乏档案意识，不能全面收集、整理、利用档案，个别单位聘用的人员素质低，加上管理的物业项目多、任务重，对档案工作无暇顾及，造成档案借出后到时无法追回，业档案整体管理水平不高。目前，大部分社区档案管理工作人员年龄比较年轻，在档案管理工作中缺少必要的经验，而且专门的档案管理专业的人才匮乏，加上在社区档案管理工作中缺乏相关的知识及技能培训，导致档案管理人员对档案分类、整理、分析的能力不足，严重阻碍了档案管理工作的高效开展。

2.3档案管理制度匮乏

社区档案管理工作虽然取得了一定的进步，但是管理机制不规范，管理标准不统一。其中主要表现在党政思想建设、计划生育、综合治理以及各项民生问题的档案管理方面不规范。由于社区档案内容错综复杂，信息数据量大，在管理中需要耗费大量的人力、物力，但是针对档案管理的相关制度，如档案存档制度、查档制度、安全保障制度等均不到位，即使有些社区制定了档案管理工作的规章制度，但是在制度上不尽合理，缺乏切实可操作性，因而限制了社区档案管理的规范、有序開展。

2.4管理模式单一

在社区档案资料的管理过程中，与其他机关单位档案管理工作存在一定的差异性，所以不应该全部采取机关单位档案管理模式。其主要原因是社区档案管理涉及的内容细节较多，所以很多信息在管理中存在着很多共性。其中大部分资料都是记录一些事务性的信息，甚至还有一些上级部门分别下发各种标准性的资料，而只有小部分的资料是需要初步审批的项目。然而，目前大部分社区档案在管理过程中缺乏针对性，管理方法缺乏独特性。

3 新时期社区档案规范化管理的措施

3.1提高认识，加强社区档案管理工作的领导

近年来，社区档案管理工作认真贯彻国家档案局等相关部门的文件精神，严格按照社区档案制度化、规范化、科学化要求，不断夯实社区档案基础建设，加大社区档案管理工作力度，有效发挥社区档案的功能，社区档案工作有了较大的发展。档案管理工作需要得到重视，必须从思想上加强社区居民委员会档案管理的意识，积极组织和指导居民委员会工作人员学习《中华人民共和国档案法》，将档案管理工作与责任挂钩，强化相关人员的档案管理观念。在遵循相关法律法规要求的基础上，社区应高度重视社区档案管理工作，将社区档案管理工作作为社区规范化建设的一项重要内容纳入工作日程，加强对社区档案管理工作的领导，真正做到了认识到位，组织到位，措施到位。

3.2完善档案管理制度建设

由于社区档案管理工作属于一项系统性的工程，涉及的管理单位较多，所以需要各个部门之间沟通协调，以便做好社区档案日常管理工作。因此，在社区日常档案管理中，需要各个部门将搜集的档案资料集中进行整理和报关，从而确保社区档案管理更加规范化，促进社区档案管理稳定健康的发展。完善社区档案规范化管理的制度建设，还需要从归档、材料分类、保管期限等各个方面设置合理、合法的标准，使社区档案统一、规范，如对实物档案采取年度、级别等方式进行分类，对声像档案按照内容、保管期限分类，对户籍档案按照家庭住址分类等，为档案文件的编号要采用简明、一致的方法，以方便档案的查阅与保管。

3.3提高档案管理人员的专业素养

重视对档案管理工作人员的培训，既要具备相关社区工作知识，又要了解档案管理规范的工作形式，还需要结合社区的实际情况灵活地处理档案管理工作，在具体工作中熟练地操作档案管理的详细步骤。充分熟悉档案管理业务各个环节、步骤的管理办法，坚持对社区档案资料的来源、数量、价值和门类等做到心中有数。同时，培养一批综合素质高的社区档案管理人才，有效提高管理人员的实际操作能力和维护能力，促使管理人员成为新型的档案管理人才，更好地为新时期档案管理工作服务。

3.4主动服务，规范管理

由于管理体制上的改变，社区职能加强了，管理范围扩大了，从某种意义上讲，真正改变了居委会以往居家式的管理模式。为了使档案工作与社区工作同步进行，按照上级档案管理部门有关社区档案管理工作要求，在制定社区档案工作计划和措施的同时，将社区档案工作纳入档案局年度档案检查和各街道办事处档案评优工作中。为社区档案工作提供良好的服务，并结合实际有针对性地开展，在全县社区建档的基础上，通过社区档案目标认，使之规范化、标准化、科学化，提升社区档案管理水平。通过社区家庭档案的建立，扩大档案的影响力，使档案走进家庭，贴近生活，让更多的群众从能够接受到乐意接受，提高社区居民自觉维护社区整体利益的意识。

4 结论

综上所述，由于社区档案管理涉及的内容相对广泛，管理工作比较复杂，因此，需要将档案管理纳入到社区日常工作的会议中，明确各个部门的职责和权利。社区档案规范化管理是新时期社区管理建设的必然趋势，新形势下，社区档案管理内容更趋复杂、多样，现代社会对信息传播的速度、质量要求不断提升，社区档案建设要在服务百姓日常生活、帮助弱势群体、化解矛后纠纷、维护社会治女稳定、促进社区和谐等方而发挥重要作用。

参考文献：

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