城建档案管理数字化建设问题探讨

唐燕

摘 要：在城建档案利用服务中，网络化逐步融入到数字化城建档案，互联网成为了数字信息交流的新平台，让城建档案的利用与信息交流形式有了巨大变化。同时，利用更加先进的扫描压缩、缩微还原、复图复印、彩绘打印、拷贝刻录等联机设备，能够满足社会各领域对城建档案的需求。因此，通过加快数字化城建档案建设，能够让城建档案利用服务再上新台阶。本文主要就城建档案管理数字化建设问题进行分析，结合实际情况，提出合理改善措施。

关键词：城建档案管理；数字化；信息技术；城市化

自我国社会主义市场经济体制确立以来，新时期社会进步飞快，城市建设也获得了广阔的发展空间，城市化脚步越来越快。城市化进程的不断推进中，建筑工程规模和数量不断增加，为了确保城市建设活动有序开展，需要全面开展城建档案管理数字化建设活动，实现数据的高效、安全和便捷存储，为城市建设规划提供更为科学合理的参考依据，推动城市化建设和发展。由此看来，加强城建档案管理数字化建设研究是十分有必要的，对于后续理论研究和实践工作开展具有一定参考价值。

1城建档案管理数字化建设的意义

城建档案数字化建设是一个具有十分广阔发展前景的行业，在建设和发展过程中，仍然有许多缺陷和不足有待进一步完善。在城建档案数字化建设中，由于传统的城建档案管理方法需要耗费大量的人力、物力和财力，需要人工对纸质档案进行管理和检索，需要占有大面积空间，档案资料查阅速度较慢，效率不高。与此同时，由于档案资料自身具有分散性特点，所以对信息资源的整合和查找只能依靠人工实现，一旦纸质档案出现损坏，将造成大量的珍贵资料丢失，产生严重的危害和影响。城建档案资料完整性和系统性不高，而在广度和深度上同样存在着局限性，而且很多城建档案馆分布在不同区域，档案馆之间的档案资料调度和查阅较困难，需要占用大量的存储空间。数字化城建档案能够有效改善此类问题，利用先进的信息技术和数字化技术实现资源共享和存储技术，充分发挥档案信息原有的功能，提供更大的便利和支持。

2城建档案管理数字化建设中存在的问题

2.1档案查询利用方式落后

城建档案仍然采用原来的查询利用方法，无法提升档案信息服务的时效性与社会效益。很多地区的档案馆主要依靠用户亲自上门查找和电话咨询，档案检索也是一级一级查找，很不方便。档案利用以用户复制、摘抄、阅读等为主，档案服务以用户主动上门查询为主，档案利用部门工作被动，积极性不强。这种低效、被动、落后的服务，影响了档案利用的时效性，阻碍了档案社会效益的提升。

2.2管理信息的泄露

城建档案是城市规划、城市建设的重要依据，为城市规划提供有效的历史信息，为城市建设给予必要的指导。但城建档案资料具有保密性，除了一些可以对外公布的资料外，大部分资料是要进行严密管理的，不得泄露。但利用数字化的管理模式，城建档案信息很容易被篡改，甚至造成泄露。一些不法分子会对城建档案管理信息系统进行攻击，对信息进行盗取，影响城建档案信息的安全性。因而，相对于纸质档案资料的管理，数字化的城建档案资料的管理更应重视信息的安全。

2.3档案收集滞后，内容不全

城建管理部门在开展公务活动过程中，会产生大量城建文件资料，包括纸质材料、电子文件材料等，如工程设计的CAD制图等。但是在當前报档过程中，只报送了纸质材料与声像材料档案，没有报送电子文件材料，仍然采用传统档案报送管理方法，无法与城建管理部门数字化进程保持同步。从档案内容上看，显得不够完整，连续性差，跟不上动态发展的城市建设步伐。城建活动是一个动态过程，工程管理、维修、改建、扩建等都有着完整性与连续性特点，这些变化应在档案中准确反映出来。特别是对综合管网工程和地下管线等必须尽快补充完整，认真记录，为城市地理信息系统建设提供良好的物质基础。

3数字化城建档案建设的对策

3.1做好全面规划

城建档案数字化建设中，前期规划工作是一项十分重要的工作，将大量的纸质档案资料信息转化为数字化档案，工作量十分庞大，需要耗费大量的时间和精力。数字化建设中，需要对档案馆内部的信息资源储藏量具有一定的了解，深入调查分析后，才可以突出工作重点，根据档案类型有针对性地开展数字化建设活动。

3.2建立城建档案数字化建设标准

数字档案的资源共享，需要在相关标准和规范的支持下，实现档案信息的数字化。建立城建档案数字化标准，主要是包括对数字化档案管理规范和信息化标准规范，通过对数据信息的收集和整理，为档案信息提供更为安全的保障，并做好网站管理的相关说明。数字化档案管理规范化建设，可以为后续的城建档案数字化建设工作提供更为充分的参考依据。

3.3人力资源建设

很多地区在数字化城建档案馆建设期间，面临着信息技术人员匮乏的问题，所以应尽快转变现有业务人员队伍专业结构，打造一支素质高、能力强的档案管理队伍，确保其知识结构合理，具备丰富的档案管理知识，并能够勇于开拓创新。安排上岗的档案管理人员知识结构要全面，信息意识敏锐，信息能力较强。此外，还要加大对现有档案管理人员的信息技术培训工作力度，根据各层次与业务需求，让相关人员尽快掌握新设备的使用方法，为数字化城建档案的建设与运行奠定人才基础。

3.4基础设施建设

数字化城建档案需要在一定空间数据基础设施、网络基础设施的基础上，建立应用服务系统和空间数据库，提升对城市建设的服务水平。基础设施建设包括硬件环境、系统软件、网络环境，其中硬件环境包括计算机系统硬件平台、办公环境建设、现代化库房建设。硬件基础设施包括网络通讯设备、服务器、档案数字化处理等设备。软件建设应考虑到实际需求，采用先进技术，建立大规模并发访问的服务管理系统、大容量的分布式数据库。管理软件不仅要有业务管理与档案利用服务等功能，还要和数据库系统结合起来，形成数据录入、数据管理、数据输出等过程的应用。在数字化城建档案馆建设过程中，网络建设是基础，包括档案馆内部局域网、与政府连接的政务网、与互联网连接的公众网。

3.5数字信息资源建设

从本质上看，数字化城建档案馆是大信息容量系统，整合了各种类型的信息，包括对数字化档案数据的收集、存储、管理，形成一个社会综合信息资源库，同时可以在海量信息数据库中提取有价值的信息，让社会各界对档案信息资源的需求得到满足。档案来源与采集范围如下：传统城建档案馆馆藏、立档单位的文件材料、具备档案性质的行业、专题信息资源库和互联网中有档案价值的信息等。如ASCII的文本文件、专业图形文件、栅格图像文件、影像文件、声音文件等数据形式，都在数据库中建立和存贮。地理信息也是数字化城建档案的另一特征，主要以地理信息系统技术为支撑，建立地理信息数据库，开发档案管理信息系统，让城市规划建设管理现代化的办公决策有可靠的依据。

4结语

综上所述，城建档案管理数字化建设是应时代发展需求，提高城建档案管理水平的主要途径，在建设过程中需要充分考虑到数字化档案信息管理的安全问题和系统稳定性，有针对性地开展工作。

参考文献：

[1]白建峰.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].江西建材，2014.

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[5]胡淑惠.有关城建档案管理数字化建设问题的分析[J].企业改革与管理，2015.endprint