王静
摘 要:社保档案工作是社会保障事业发展的一个基础前提。本文从社保档案的特点、加强社保档案管理工作的建议及措施方面,对如何规范社保档案管理工作进行了探讨。
关键词:社会保险;档案管理;加强规范
党的十八大对加强和完善我国社会保障制度建设提出了新的要求,随着社会保险改革的不断深化,社保工作覆盖面的不断扩大,参保人数及范围的日益增加,参保人员流动性增加等,都使得社保档案管理工作量与日俱增。因此,如何适应形势需要,规范社保档案管理,提升社保档案管理工作水平,已成为社保部门的一项重要任务。
一、社保档案的内容及特点
1.社保档案的内涵
社保档案一般是指记录参保人基本资料,可以全面反映参保人履行缴费义务、享受社保待遇等真实情况的文书、文件、会计凭证、音像、实物等。社保档案是做好社保工作的最基础的前提,它不仅是参保人员维护其合法权益的重要凭证,同时也是社保部门进行科学管理、提高工作水平的必要条件。根据工作实践,目前社保部门所管理的各类社保档案大体可分为文书档案、会计档案、声像档案、业务档案、基建设备档案和实物档案六大类。不同门类的档案材料整理归档的方法也是不尽相同,比如对于文书档案依据《归档文件整理规则》按件整理归档,而对于业务档案则按照文书“立小卷”或按“件”整理归档等。但主要一点就是要本着利于安全保管和方便利用的原则,按照国家相关门类档案管理规范的要求,并结合工作实际进行整理与管理。
2.社保档案的特点
作为一项专业的管理工作,社会保险档案具有以下特点:一是数量庞大。随着我国社保制度的改革,参与社保的人口已从城市覆盖到农村,最终实现全民參保,这使得社保档案数量的庞大。二是动态变化。个人的社保档案会随着个人工作单位的变化,而发生关系转移,各项社保缴费情况也会依据个人工资的增减发生变化,这就决定了社保档案的动态变化。三是以人为本。个人是社保档案的最基础的形成单位,社保档案是个人参与社保的原始凭证,也是维护个人利益的重要凭证。四是规范性强。具体表现在:其一办理活动的规范,即各类社会保险都有统一的办理程序、缴付费标准;其二形成材料的规范,即各类社会保险都规定用规范的记录卡,登记清册及报表,不论是哪个单位的职工,其形成的相关材料具有一致性。
二、规范社保档案管理工作的措施
1.制订规则,做到有章可循。加强和规范社保档案管理,对社保档案从档案的立卷与归档、保管、利用以及社保档案的鉴定和销毁等流程进行范围,明确目标,划定职责,细化程序。使档案管理人员在具体工作中有章可循,能够在第一时间知晓应否归档、谁来负责归档、怎么归档等,从而极大地提高工作效率。
2.细化流程,做到规范有序
一是确定是否归档。整理前按照《社保所文件材料归档与不归档范围》的要求,把各年份的文件材料集中整理时,不论材料有多少,都要逐份文件先浏览一遍,然后按照一看年份、二看价值的原则,确认是否列入归档内容。一看年份:就是把相同年份的文件材料各自集中待整。一般应以文件签发(落款)日期为准断定所需年度。对日期未标注或有其他情况的,要判断文件的形成日期,归入相应的年份。二看价值:就是对照《社保所文件材料归档与不归档范围》的规定,剔除不归档的文件材料,拿不准的按归档处理。通过两看过滤后,达到了剔除不归档件和各年份的文件材料分别集中待整的目的。
二是规范操作程序。第一步:确定“件”,并对件修整、排列、拆钉、装订、盖空档号章。第二步:确定“件”的保管期限。对已装订好并已盖上空档号章的文件材料,对照《社保所文书档案保管期限表》逐件地确定保管期限,并填写到档号章中部下格内。第三步:排列编写室编“件”号。排编室编件号就是对在同一年度内、同一保管期限的归档文件进行排编室编号。第四步:装盒填盒脊背。装盒要求:(1)按件号顺序排列;(2)不同年份或是不同保管期限的档案不混装在同一个盒内;(3)盒内应放置本盒归档文件目录和备考表。第五步:打印《文件目录》和填写备考表,并形成检索簿。第六步:分类排列进柜。
三、加强社保档案管理工作的建议
1.加强领导,提高认识。加大社保档案工作宣传力度,利用各种宣传手段和宣传渠道,广泛宣传社保档案工作的重要性,提高公民的社会保障意识;积极争取各级党委、政府领导对社保档案工作的重视与支持,加大资金及人力投入,切实解决社保档案工作中存在的人员匮乏、资金短缺、库房紧张等现实问题。
2.健全制度,规范程序。理顺社保档案工作管理机制。依据《档案法》《保密法》等法规政策,制定社保档案分类大纲和保管期限。对每一类档案制定出相应的管理制度,做到有章可循,照章办事,依法建档。对各门类档案的收集、整理、保管、移交、存档等要有一个明确的程序,做到既符合工作进程,又符合档案管理要求。平时工作中形成的文书材料、业务报表、台帐、图表、会记账簿等,要及时立卷归档,遵循集中统一管理的原则,实现社保档案的集中管理。
3.“软”“硬”兼施,提升水平。实现社保档案的微机一体化管理。应着力进行档案管理的软件开发工作,管理软件应包括以下几大功能:一是可以实现档案的自动快速编目,可以自动编出各种目录和索引;二是可以实现档案及档案信息的自动检索;三是可以实现对档案资料的快速统计。如对档案的分类统计、综合数字统计、相关信息资料统计等;四是可以进行档案借阅的自动化管理,以便对借用者的情况、借用时间、归还时间等进行全面掌握;五是可以实现系统的网上互联。要积极推广运用计算机技术,推动社保档案尽快实现数字化管理。
4.注重培训,提高素质。加强档案管理工作人员队伍建设是搞好社保档案管理工作的前提,要定期开办档案管理培训班,提高档案管理人员的专业理论素质和实际工作能力,造就一支业务精湛的社保档案管理队伍。要加强档案管理人员的系统培训,培养能够熟练微机操作技能的档案管理人员,为实现社保档案管理的网上互联,共享数据和信息,打下坚实基础。要定期开展经验交流,不断开阔视野,总结教训,取长补短。
参考文献:
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