事业单位档案管理现状和对策

赵春风

摘 要：随着我们国家的发展社会进步，事业档案管理的发展也必须与日俱进得跟上时代的脚步，但是，在过去的经济建设中，事业档案管理并没有得到足够多的重视，从而导致事业单位档案管理的现状并不是太乐观，然而，由于事业单位档案管理的特殊性，必须对现状中存在的问题予以修正。

关键词：事业单位；档案管理

1 档案管理的特征

（1）保密性

事业单位是我国的重要信息管理机构，一般都是国家来设置的，虽不是属于政府机构，但是它的档案主要用于为国家各类机关提供档案管理和信息支持。是国家各个行业的机密文件的保存，所以具备保密性，必须要做好保密工作，防止相关机密文件的外流。

（2）公共性

再而事业单位的管理是具有公共性的事业单位是由国家出资而设置的具有公益性的组织，保存的各类文件的档案，是对社会各类行业的信息收集汇总，这些信息无法让社会市场自动参与资源调配，所以，必须借用事业单位来进行档案管理，无条件给国家机构和社会提供相关信息查询、咨询和借阅等服务，以为社会服务为主旨，具有公共服务的特征。

（3）安全性

事业单位档案管理是有关的人员对于本单位相关文件的管理，一般事业单位都具有一位文件管理员，作为文件管理员，其职责包括保密工作、宣传工作、资料整理、文库建立、记录上报、文件销毁、相关制度建立等。严守口风，是文件管理员必须有的基本素养。在当今信息社会的情形中，一个事业单位的文件管理对于该单位以及整个系统的保密，对一个单位未来发展是很重要的。然而，当下中国相当部分事业单位的档案管理制度依然不够完整，这就造成了很多单位重要资料的丢失，由此出现了大批的"山寨"与重要信息泄露。所以，事业单位的档案管理是极其重要的。必须重视这个档案管理的安全性问题。

2 问题原因

（1）重视程度

管理人员对档案管理的重视程度不够，是我国当前事业单位面临的重要问题。工作人员在实际工作中没有认识到档案对于单位未来发展的意义，所以在主观意识就没有形成重视没有形成一个严谨的态度，更没有对档案进行合理的安排和管理。我国现在事业单位上档案的管理形成一个混乱的局面。管理措施不到位，容易形成档案材料丢失，影响单位的发展与进步。

（2）基础环节薄弱

基础环节薄弱，没有严格按照规定来实行使得工作人员在进行档案的查阅时变得十分困难，严重影响了单位工作的情况，没有定期对档案进行管理，档案丢失也浑然不觉，这使档案查阅起来非常麻烦，也就使档案变成了一种摆设同时还很容易出现一些重要档案被意外销毁的情况。档案管理的基础环节工作薄弱是影响档案管理工作质量的一个重要因素。

（3）资源利用

对现有档案资源的开发和利用程度不够。并且管理设施还比较落后。单位内部的档案管理工作人员对档案没有一个全面的认识，他们只单纯地认为档案管理就是保证档案不被丢失，我们要的是在需要时能够很容易地找到，其实不然，档案对单位内部进行决策时有着非常重要的指导性作用，有的档案存放的地方环境简陋容易让材料损坏，改档案的安全带来极大的威胁应及时改正。

3 怎样解决问题

（1）认识到重要性

要让事业单位的领导正确认识到档案的重要性，事业单位的领导应该正確的认识到虽然档案管理没有经济效益，但是可以间接提高我们的工作效率，为我们的人事管理提高有效的依据。为了改变事业单位不断被山寨的现状，事业单位必须要重视档案管理，并制定相应对策。国家也要健全法制。对于当前国内各类事业单位的档案管理，进行分析以及提出相应问题的解决方案。

（2）提高员工职业素养

我们应该提高员工专业知识，培养员工职业素养。我国曾颁布的相关法律文件主要有《档案法》，《档案管理法》等，其颁布的目的在于提高档案管理，加强事业单位加强档案管理意识，但是现实效果并不满意。为了改变档案管理工作现情况，首先，领导要提高认识，在此基础上督促员工端正工作态度，进而做好档案管理工作；加大宣力度，对档案管理人员加强工作意识，通过宣传教育，还可以促进其职业素养的形成，保证档案管理工作的开展。在此基础上，对自己的工作有深层次的认识，进而更加重视自己工作，深刻体会到档案管理工作在企业中的位置，提高管理人员的素质，进一步加深对档案管理工作的认识。

（3）创新档案管理

其次是创新档案管理，加大资金投入。随着信息的发展，传统的档案管理模式已经无法满足信息化发展的需求，所以需要有新型的档案管理方式，要有信息化功能的新型模式，改变传统的模式。而信息化的管理的主要是融方便快捷于一体，都要依靠计算机来完成，是企业管理的一种信息化必然的趋势，采用计算机进行企业档案管理，还要借助一些企业的软件来完成，这可以提高管理人员的效率，还能够保证档案数据准确录入电脑，并且入库保存，这个过程非常的方便，可以保证信息的完整性。进行管理设备的引进，并且建立优越的办公环境，这在一定程度上，利于新型管理模式的良好运作，提高档案管理的工作效率，有百利而无一害。

（4）开发档案信息

最后是开发档案信息。从资源管理角度分析，开发档案管理信息首先要从改善管理的理念，然后进行管理方式的优化，进而端正工作理念，提高信息资源的重视程度。还有进行档案优化管理时，必须体现事业单位的特点，也就是主动性、自觉性。同时，事业单位还可以根据一定的形式，通过互联网的力量，向社会提供服务政策，改善人民的生活，又可以帮助事业单位，帮他们树立优越的公众形象，促进档案管理工作有效提高。

4 结论

每个企业单位的档案管理都是十分重要的，但是企业的管理人员的重视度普遍都不高，导致档案管理工作实施不到位，而且传统档案管理模式比较落后，无法实现信息化管理，针对现在的情况，事业单位要加强档案管理工作，并且积极进行改革，促进新型管理模式的有效实施，更进一步促使我国事业单位的档案管理工作的高效率高质量高发展。我们要提高对档案管理的重视性。要在发展的眼光上看待问题，解决问题要一分为二，从多方面考虑，不能只看到他的弊，更不能只看到他的利。

参考文献

[1]中国学术期刊网20130629

[2]王冬梅《科技世界》201403期

[3]刘芳浅谈事业单位档案管理的现状及对策《科技创新导报》2013年第17期

[4]陈玲娣事业单位档案管理现状及创新对策《中国科技博览》2009年第32期endprint