人事档案管理信息化发展探索

文新华

人事档案管理信息化是人事档案工作在信息化时代的必由之路，是提高人事信息管理和利用水平的必然要求。为更好地提供全面、准确、快捷的服务，推进人事服务工作改革创新，我们围绕人事档案管理信息化发展，进行了一些探索和思考。

1 人事档案管理信息化的必然性

（一）有利于保护人事档案原始载体。现阶段，人事档案管理的主体依然是纸质材料和档案。天长日久，工作中经常性的使用、整理过程中的反复拆装，不可避免地会使纸张发生磨损、破坏和老化。作为最原始的证据材料，对纸制载体的保护尤为重要。

（二）有利于提高人事档案工作效率。传统的档案管理侧重于实体管理，手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率较低。实现数据信息化后，可以建立准确、完备的人事信息数据库，通过办公网络系统，方便、快捷地提供所需信息。档案管理更多地可以实现自动化、实时化和网络化，从而使库房查找变为系统即时检索查询，大大提高了工作效率和服务质量。

（三）有利于创新人事档案工作管理机制。人事档案管理工作发展至规范有序的今天，仍存在着一些难以根治的顽疾。如在人员流动过程中形成的弃档、档案丢失现象，临时人员的档案也存在着材料收集及转递难度大的问题。当人事档案的管理方式不能满足劳动关系变化的需要，它的完整性也就难以存续了。

2 人事档案信息化发展现状

目前，人事档案管理在向着信息化发展的方向进行积极地实践和探索，主要表现在以下方面：

（一）使用计算机管理人事档案工作台账。在计算机里建立人事档案管理名册和管理台账，对所管理档案进行排序、编码，可以方便地定位查找，对接收、转递、出入库等情况进行记录，便于查询。

（二）依托ERP系统实现员工信息动态管理。

1.建立人事档案信息系统模块。在人力资源ERP系统中构建人事档案业务模块，在系统中记载档案目录、档案馆信息、档案存储信息，档案的接收、转递等工作情况。

2.使用系统记录员工综合信息。将员工的基本信息选择性地录入ERP系统中，并记录工作履历、职务变动、职称评审、年度考核、奖惩等动态信息。在员工服务企业期间，做到随时录入、随时更新，保证信息的时效性和准确性，在一定程度上达到数据化、信息化的要求。

（三）对纸质档案建立电子扫描备份。对员工的纸质人事档案进行部分或全部扫描，形成电子版的人事档案。

3 人事档案信息化发展不足

（一）缺乏功能性较强的人事档案数据库系统。目前，还没有一个专门的用于人事档案信息化管理的独立软件系统。在用系统是依附仅在人事档案目录编辑，档案转递等日常管理中的几个环节实现计算机管理，信息存储量窄、信息化程度不高，使用功能也尚不完善。

（二）人事档案信息化建设缺乏统一的技术标準。人事档案信息化建设起步迟、发展缓慢。信息化建设的前提是基础工作的规范化和标准化，人事档案信息化管理工作尚无统一标准，无法全面推广。统一标准的缺乏也导致人事档案信息系统和网络建设形式层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，制约了人事档案信息化管理的进程。

（三）人事档案信息资源开发利用程度低。人事档案工作保密性强，档案管理处于较封闭的保护状态中，对它的开发利用基本上是被动的，个人使用审批程序也较为繁琐。

4 人事档案信息化发展的几点建议

（一）借鉴综合文书档案成熟的管理经验。目前，综合文书档案已初步实现了档案系统信息化管理，如建立了电子档案库和档案信息检索系统，可以利用电脑实现对所需档案信息的查阅。此外，还利用档案信息转移技术保存材料，主要有信息扫描技术、缩微技术、光盘技术等。如果人事档案也可以选择利用这些技术手段，对人事档案材料原件的保护和信息利用都会有很大程度的提高。

（二）改进现有的人事档案管理模式。人事档案现阶段的服务对象主要是人事工作者，再者保密性较强，员工对人事档案管理工作了解甚少，在一定程度上造成了人事档案工作是孤芳自赏。人事档案也经常处于档案材料收集转递不及时，档案内容和数据信息存在一定的延时性。如果对信息化的人事档案进行分类管理，比如分为公开部分和保密部分。公开部分主要包括个人基本信息、工作履历、年度考核、学历、奖励、政治面貌、工资、职务任免等信息，保密部分则包括对个人的鉴定评价、心理健康等不宜公开的材料。员工本人可以看到自己的公开信息，这对监测档案信息质量及促进档案信息的完整性和准确性都会产生积极作用，也间接地增强了员工对自身档案的认同度和信赖度。

（三）建立人事档案共享查询平台。几乎每家人事档案管理单位都会保管着数量或多或少的“死档”，这些沉睡的档案已经暂时失去了应有的价值。如果建立全国范围内共享的档案查询平台，档案管理机构录入自己保存的“无头”档案，那么有需要的单位和个人则可以在平台上进行查找，从而让这些档案重新“起死回生”。

（四）建立人事档案网络化管理体系。研究、开发和推广使用先进适用的人事档案管理软件，建设技术先进、功能完善、安全可靠的人事档案信息服务网络。根据人事档案信息的安全性和保密性，对各种信息资料的密级进行严格界定，按不同的用户、不同的数据和信息授予利用单位、利用者不同的使用权限，实施人事档案的分级管理。档案数据信息的共享，也可以在一定程度上破解在人才流动过程中产生的人事档案管理难题。

（五）注意遵循安全保密的原则。人事档案信息的安全主要是档案信息存储安全和利用安全。要采取有效措施和技术手段，建立档案数据备份和恢复机制。要制定信息录入和维护、设备管理、网络维护等系统的管理办法和规定，确保系统的安全性、可控性，以科学、规范、严密的制度来保证系统的可靠运行。

5 未来人事档案信息化发展设想

未来可以在国家范围内建成跨地域、跨行业的数字化人事档案馆，这些档案管理库严格按照国家标准建立，系统保密性强，服务功能优质便捷。而公民只要有个人需求，就可以建立自己的电子人事档案。电子人事档案主要由数字卷的人事档案组成，像人员的身份信息一样可以方便查询。当员工在新单位形成新的人事档案材料时，电子档案累积立卷，并可以实现永久保存。

以上是个人对人事档案信息化发展的一点粗浅认识，人事档案的信息化发展是建立在规范、完善、成熟的基础管理工作之上的，还需要我们顺应人力资源管理工作创新实际，努力研究人事档案发展规律，为人事档案信息化发展提供新思路。