试论档案管理信息化建设的现状与分析

摘 要：随着时代的进步和科学水平的提高，电子化、信息化、网络化逐渐深入人心并渗透到各个行业。对于档案管理领域，也呈现出档案信息化的趋势。由于档案信息化具有便捷易管理的特点，越来越多的档案岗位都推行档案管理信息化建设，档案管理的信息化程度也逐渐成为了档案管理领域的衡量标准。然而目前档案管理信息化建设不够健全，存在着一些问题。本文针对目前档案管理工作处存在的现状进行了分析，并针对目前存在的问题给出相应的解决方案，希望能够对档案管理信息化工作的推进有所帮助。

关键词：档案管理；信息化建设

档案信息化指的是在国家相关部门允许的前提下，在档案管理活动中采用信息化手段辅助管理，从而更好地履行档案管理的职责，帮助档案管理又好又快地进行，进而加速档案管理现代化进程。在这个数据爆炸的时代，传统的档案管理方法已经不适合目前档案管理的需求，因此必须采用信息化的管理方式，以迎合目前网络和存储技术应用的潮流，这就对档案管理工作提出了挑战。下面我们将从多个方面来对档案管理工作现状进行详细分析，并根据这些现状提出一些相应的对策。

1 档案管理信息化建设的现状

1.缺乏科学的技术指导

信息技术对传统的档案管理建设工作造成了很大的冲击，因此档案管理工作都不得不向信息化建设转型。这种转型是在技术人员相当不足的前提下进行的，这就引发了一系列新情况和问题。传统管理工作人员不能下岗，而信息化管理建设又需要许多专业性很强的知识，这就造成了一个两难的局面。例如一些公司，虽然紧跟潮流，购买了足够的信息化管理设备，但是缺少技术指导，真正能够操作的工作人员却寥寥无几，所以硬件就成了摆设，并没有发挥它的实际作用。

2.思想认识不到位

随着信息化的深入人心，越来越多的单位领导开始受到档案法制和工作实践的影响，逐渐在思想上重视起档案管理信息化建设工作，他们可能会时不时地召集员工召开信息化档案管理工作的会议。然而事实上，仍然有一些领导和部门认为档案管理信息化建设是无关紧要的，在档案管理信息化建设上，他们认为这样做费时费力，并且得不到效果，这种思想上的不重视会直接影响到后面的信息化建设效果。

3.信息化管理建设缺少资金投入

档案馆里工作要想完成信息化的转型，就要求大量的资金来满足人才管理的转型和硬件设备转型的需要。然而实际上，对于许多单位和部门而言，上面对档案管理工作投入的资金十分有限，并不足以满足这些需求。在这种情况下，许多档案管理工作单位就无法开展档案管理工作，没有配套设备，无法对档案进行扫描和电子化存储，不得不继续走效率低下的传统档案管理的老路。

4.没有建立起一支信息化档案管理团队

目前的档案馆里工作信息化不仅缺乏思想认识，也缺乏一支与信息化档案管理相适应的队伍。这主要体现在两个方面。一是档案管理信息化队伍不稳定，对于大部分单位和部门而言，他们的档案馆里工作人员往往是短期兼职，并不会长期处于该岗位，人员变动较频繁。每次人员变动都要对新员工对新岗位进行熟悉和培训，这就使档案工作效率大幅降低，对公司造成了一定的损失；另一方面，档案管理工作人员的工作能力不能满足现代化档案管理工作的需要，由于信息化管理工作对管理人员各方面素质都提出了新的要求，包括道德水平和专业素养等，而能达到这些要求的工作人员数量却很少。根据大数据显示，目前具有信息技术专业知识的档案管理工作人员数量仅占整体的十分之一，与欧美发达国家的60%相比少之又少。剩余的90%员工大多数虽然拥有档案管理专业知识，但却不熟悉信息化管理操作方法，这种现状就从很大程度上限制了档案管理工作信息化建设的开展。

2 针对目前档案管理信息化建设问题的几点对策

1.加快相关工作者传统管理思想的转变

思想是变革的先导。只有让所有档案管理工作者完成从传统管理思想向信息化管理思想的转变，才能为档案管理信息化建设打下坚实的基础。思想转变的对象不仅包括档案工作人员，同时还包括单位和部门领导，在这两者之间，单位和部门领导对信息化管理工作的重视又是推进信息化档案建设的重中之重。因为档案管理信息化工作前期需要大量人力和设备，只有领导对信息化管理工作加以重视，明白档案管理工作信息化的必要性和重要性，才会舍得投入人力、财力、物力到档案管理工作中去，为档案管理信息化工作后面的开展奠定良好的基础。另外，对档案工作人员而言，应树立信息化管理意识，活到老学到老，始终让自己紧跟信息化管理潮流。

2.对档案管理信息化建设进行大力宣传

档案工作的信息化程度之所以上不去，有很大一方面原因在于档案工作信息化宣传力度不够。应大力宣扬档案人员立足本职、面向社会的工作态度，并对档案信息化管理意识进行推广，始终从国家根本利益出发，坚持服务国家和广大人民群众，对大局意识和保密意识进行传播和发扬。档案管理工作人员应始终学习先进的管理方法和制度，借鉴先进的思路和方法对档案工作进行宣传，让档案宣传为国家和人民做出更大的贡献。但这些必须在保密的前提下进行，这在一定程度上是由我国实际情况决定的。为了避免我国研究成果被盗用，在宣传过程中必须保密。

3.对工作人员进行技术指导和培训

由于档案信息化管理工作需要一定的专业素养，而以前的工作人员缺乏这些专业知识，这就要求对工作人员进行技术指导。上级应重视这项问题，安排专业人员对档案人员进行技术指导和标准的业务培训，让他们理解档案信息化管理工作的过程和本质，逐渐掌握相关设备的使用和操作方法，而不只是简单的上网操作等，进而适应档案管理信息化潮流，成为信息化时代档案管理人才，提升档案管理工作的效率和质量。

4.加大信息化管理工作的投入

这里说的投入主要指资金的投入，有了经费，人力物力都能跟上信息化的要求。为此，档案管理部门应主动向上级提出建议，要求一笔经费来进行档案管理工作信息化建设。这就要求确定档案管理信息化工作的投入比例以及利用多种形式来申请档案信息化经费，最终达到获取经费支持的目的。

5.建立一支科学规范的信息化档案管理团队

为了保证企业档案工作的更好的开展，就要求建立起一支專业化团队。这支团队应具有专业的计算机人才，保证档案管理工作具有足够的人才支持和智力支持。同时，在团队管理的过程中，应建立一套科学、完善的档案信息化管理制度，来保证管理工作有条不紊的进行。同时还应建立一套科学管理人员考评方案，根据考评实施奖惩，充分调动工作人员的积极性，从而加速档案管理信息化建设的发展进度。

3 结语

在信息化网络化的潮流下，各行各业都不可能不借助信息化成果而独善其身。本文通过对目前档案管理信息化建设中所存在的问题进行了详细的分析，并根据这些问题，结合自身工作经验给出了相应的解决方案。针对目前档案信息管理中存在的思想问题、技术缺失、资金问题、团队建设问题、安全保密问题等，指出应做好思想建设、争取资金投入、紧抓技术支持、加强专业化团队建设等，旨在推动档案管理信息化建设，让我国的档案管理工作符合信息化潮流。

参考文献

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作者简介

梁传惠（1969-），女，四川中江，四川省疾病预防控制中心，大专，助理馆员，研究方向，档案管理。