加强和改进中学档案管理的思考

文/湖南省邵阳市第四中学 王芳玲

加强和改进中学档案管理的思考

文/湖南省邵阳市第四中学 王芳玲

本文主要是针对中学档案管理现状以及具体的中学档案管理改进措施展开分析，希望能为教学工作者提供参考。

中学；档案管理；优化措施

中学档案作为一种载体，详细记录着教学实践中有价值的数据信息，对于教学活动的开展和学校自身的发展具有重要意义。但是，如今的中学档案管理还存在一些问题，限制了档案作用的发挥。因此，有必要加强和改进中学档案管理，提升档案管理水平，充分发挥出档案应有的价值。

一、中学档案管理现状分析

（一）档案意识不够强，思想认识不到位。在中学档案管理过程中，学校领导缺乏足够的认识和重视，尤其是在人员配置方面。很多学校均没有配备专门的档案管理人员，即便是安排的专职档案员，但是也是属于专职的性质，还需要负责其他学校事务，而没有足够的精力展开档案管理工作，更不用说细致的研究档案工作。此外，档案员自身缺乏档案意识，思想觉悟较低。由于学校领导和教师对档案工作不够重视，档案员自身也会放松思想，工作较为懈怠，由此使档案管理处于较为混乱的状态中。

（二）工作机制不够健全，制度落实不到位。首先，档案工作机制不够完善。现如今多数中学尚没有构建完整的档案工作机制，档案管理工作比较随意，没有实施统一的方式管理档案资料。还有一些档案资料，分散在学校的其他部门中，缺乏专人管理，长此以往很容易造成一些重要的资料丢失。其次，管理不够严格。在档案交接或者是档案查阅过程中，由于没有严格地执行档案管理制度，档案入库没有认真记录，档案借阅没有做好登记工作，由此常会出现档案丢失的情况。

（三）学校档案工作人员的业务水平低。现如今，很多中学档案管理人员专业水平较低，均不是档案专业毕业，档案管理相关方面知识比较匮乏，缺乏系统性。由于专业素质和业务能力有限，由此影响到档案管理效果。

（四）现代服务理念不强，服务手段落后。当今时期处于信息技术时代，因此中学档案管理也需要迈向全新的阶梯，紧跟时代发展的步伐。但是很多中学档案管理方式依旧是采取传统的人工操作方式，没有充分发挥出信息技术的作用，影响了档案查阅的效率，不仅费时费力，还会影响到档案的利用价值。

二、如何提高学校档案管理工作水平

（一）增强档案管理意识。为了最大限度地发挥出档案的价值，中学领导人员以及档案管理人员，必须及时转变理念，对档案管理工作提高重视程度。管理人员需要收集散落到各个部门的档案，同时中学领导人员做好配合工作，有计划地展开档案管理工作，加大资金投入力度，并建立完善的措施和制度，为提升档案管理水平提供有效的保障。

（二）完善管理制度，规范档案管理。无规矩不成方圆。在中学档案管理工作中，同样如此，如果档案管理没有严格的制度支持，必将会导致档案管理工作过于混乱，无法实现档案管理的规范性和秩序化。所以，有必要建立健全档案管理制度，推动中学档案管理工作的顺利开展。比如说，可以结合《档案法》以及中学自身的档案管理需求，制定《档案库房管理制度》《档案利用制度》《专兼职档案人员工作职责》，以及《综合档案室工作职责》等等规章条例，以此使档案管理工作规范展开，提升档案管理水平。

（三）提升管理人员的素质。作为档案管理的最直接接触人员，提升档案管理人员的专业素质和工作能力至关重要。首先，提升档案管理人员的专业技能，开展专业培训属于最有效的手段。管理人员可以在档案馆中，或者是向其他专业人员学习，也可以自学档案管理方面的知识，在实践工作中总结经验，提升自己。其次，中学学校可以引入专业的档案管理人才，提升管理水平。此外，注重档案管理人员的计算机操作能力，通过使用现代化管理技术以此提升档案管理能力，与时代发展接轨。考虑到档案管理属于一种服务型工作，所以档案管理人员自身必须具有良好的服务意识，以及较高的职业道德和责任感，为学校教职工提供优质服务。可以说，档案管理人员的整体素质，对于档案管理工作的水平具有直接影响。只有档案管理人员能够坚实学习，不断提升自身的专业能力和技能，加强先进管理理念和技能的掌握，才能够提升档案管理的质量。

（四）全面强化现代化手段的应用。中学档案管理实施现代化管理，是时代发展的必然趋势。因此，各个中学有必要结合自身规模和条件，利用计算机和多媒体技术展开档案管理，以此提升档案管理效率。并且，在档案管理过程中，必须对改进和完善工作流程提高重视程度，构建自动化管理平台，加强对学校信息的产生、处理、传递和使用等环节的监控工作，完善档案信息管理模式，以此使档案管理在中学教务中更好地发挥作用。

三、总结

总而言之，做好中学档案管理工作，对于学校的发展具有深远的影响。针对现阶段的中学档案管理工作存在的问题，需要学校领导及时转变理念，对档案管理提高重视程度，构建合理的档案管理制度，实施现代化管理模式，同时档案管理人员注重提升自身素质和能力，切实提升档案管理水平。

[1]韦珍秀.新时期如何加强学校档案管理工作的思考[J].经济期刊,2015(3)：24.

[2]毕强梅.新时期关于加强学校教务档案管理工作的实践与思考[J].现代交际,2016(22)：102-103.