基于大数据视角探究高职院校档案管理模式的改革

文/娄底职业技术学院 曾娟

基于大数据视角探究高职院校档案管理模式的改革

文/娄底职业技术学院 曾娟

随着信息技术的迅猛发展和广泛应用，大数据时代应运而生，深刻影响和改变着社会生活。在大数据的时代背景下，高职院校的档案管理一方面面临着巨大的机遇，另一方面也面临着严峻的挑战。传统的高职院校档案管理模式已经不适应大数据时代的发展要求，因此，高职院校要积极探讨档案管理模式的改革。本文基于大数据视角探究高职院校档案管理模式的改革，以期为我国高职院校档案管理模式的改革提供借鉴。

大数据；高职院校；档案管理

在大数据时代背景下，信息的爆炸式增长为高职院校的档案管理带来了巨大的挑战。传统的档案管理模式已不适应时代的发展，不利于高职院校的发展。因此，高职院校亟须采取行之有效的措施对传统的档案管理模式进行改革，以适应大数据时代的发展要求。

一、大数据特点概述

（一）数据数量巨大。大数据的显著特点是数据数量巨大。在信息技术的强大技术支撑下，大数据带来了海量的数据信息，深刻影响和改变着社会生活。随着云计算、云存储等新型IT服务模式的崛起，数据信息呈现爆炸增长的趋势。高职院校档案馆的数据资源也实现了大幅度增长。

（二）数据处理快速。大数据时代带来海量信息的同时，也提升了数据处理的速度。在大数据时代下，只有加快数据处理的速度，才能满足数据处理的要求。

（三）数据种类丰富。大数据时代具有种类丰富的数据。大数据时代种类丰富的数据具有广阔的覆盖面和多元化的信息形式，诸如网页、视频和多媒体等。

（四）数据信息价值高。大数据最重要的特征是具有高价值的数据信息，不仅能提供基本的数据信息，还能给信息需求者提供个性化服务。

二、大数据背景下高职院校档案管理的新变化

1.高职院校档案管理的数据量大幅度增加。2.在大数据背景下，高职院校的档案管理数据日益多元化，形成多元化的档案数据特点。3.多样化的档案数据需求。高职院校的广大师生以及社会等多元需求群体，形成了高职院校档案数据的多元化需求。4.高职院校档案数据价值最大化。在大数据的时代背景下，高职院校日益重视对档案数据的筛选，以实现档案数据价值的最大化。

三、大数据视角下高职院校档案管理模式改革

为适应大数据时代的发展要求，高职院校要加强对档案管理模式的改革，并采取有效措施优化档案管理工作，提高档案管理的水平。

（一）转变档案管理观念。高职院校要加强对大数据时代下档案管理模式改革重要性的宣传，普及现代化的档案管理观念。高职院校的档案管理人员要转变传统落后的档案管理观念，增强大数据意识，树立大数据时代档案管理的服务观念，实现对传统档案保存观念的转变。另外，要将传统档案管理中的纸质储存向电子化储存和数字化储存转变。不能将档案管理局限在使用查询上，还要引导档案管理实现向数据服务和二次加工的转变。

（二）统筹协调。高职院校的档案管理中，存储和使用档案数据需要设计多个部门。因此，要加强对高职院校各部门的统筹协调，建立健全高职院校档案管理中档案储存和使用的协调机制。高职院校档案管理的协调机制要涵盖学校的党政办公室、学校人事处、财务处等各职能部门以及学校的信息中心和图书馆等部门，通过档案管理的协调机制增强学校各部门之间的协调合作，实现档案数据资源的共享。

（三）制定档案大数据战略。对档案进行科学合理的数据处理和合理的加工使用，对于促进高职院校的发展具有至关重要的作用和意义。高职院校的领导层要充分重视档案管理工作，制定科学合理的档案管理大数据战略，实现对高职院校档案数据资源的充分利用，对档案数据进行二次加工和合理使用，充分利用高职院校的人才和科研技术优势，发挥高职院校档案数据的作用。

（四）档案大数据采集和处理分析。高职院校档案管理过程中，对档案大数据的采集和处理分析要注意以下几方面的工作：1.对高职院校内各部门和各院系的档案数据进行电子化处理和信息化处理，整理之后进行统一提交，将之保存在高职院校校内的档案馆中。2.高职院校的档案馆要对档案大数据进行清洗，实现对不规范数据甚至错误数据的剔除，做到去伪存真。3.在高职院校的档案管理中，采用先进的专业数据处理软件，采用科学合理的方法，诸如聚类分析法对档案数据进行分析处理。

（五）数据归档与保存。高职院校的档案管理要重视档案数据的归档和保存，明确档案数据的分类和期限。在档案管理过程中，要分类保存档案数据，并根据需求设置合理的数据保存期限。采用电子存储介质作为高职院校档案数据的保存方式，也可以在确保档案数据安全的前提下，使用大数据存储方式诸如云存储等对档案数据进行保存。

四、结束语

在大数据的时代背景下，加强高职院校档案管理的信息化建设已是大势所趋。高职院校要积极面对大数据带来的档案管理的挑战，充分利用信息技术，对档案管理模式进行改革，推动档案管理的现代化和智能化发展，满足大数据时代的发展要求，提高高职院校的档案管理水平。

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