浅述企业档案的数字化管理

文/中国水利水电第十三工程局有限公司 赵彦

浅述企业档案的数字化管理

文/中国水利水电第十三工程局有限公司 赵彦

目前由计算机、网络和存储技术构成的现代信息技术发展迅速，并普遍得到应用，成为经济社会发展的主要影响因素。信息化正开始为企业的生存、发展保驾护航，且成为企业现代化的标志。所以，传统的档案以实体保管为重心，逐渐被档案数字化管理模式所替代。

企业档案；数字化管理；措施

一、企业档案数字化管理的意义

（一）有利于实现对企业档案的科学保管和有效利用。通常，有很多企业在施行企业档案管理工作时，还是会采用传统的纸质档案管理模式。这种传统的管理模式不利于档案的长期存档和使用。然而，数字化管理模式不仅可以有效地提高档案管理工作的速率，还可提升企业管理工作的品质。在传统企业档案管理工作中，档案被档案管理工作者和企业管理人员不停地查阅，此过程中使档案损坏的概率大大增加，这不仅不利于企业档案存档，使档案管理工作无法做到管理妥善。随着现代社会经济的发展，企业档案的使用次数也随之增加，为了使档案使用更加便捷，并且将档案储存不方便的情况进行高效解决，就不应该选用传统老旧的纸质档案管理模式，因为老旧的档案管理模式已经不能符合现在档案使用者的真实要求了，所以必须运用数字化管理模式进行企业档案储存。

（二）便于提高促进企业档案管理水平。企业改革能否得到有效的改革，需要企业将已经初见成效的新型管理模式进行登记。目前传统的管理模式和实际的需求有了较大的出入，所以运用数字化档案管理模式已经越来越重要，企业可以把档案进行精确即时登记，留着后期选用。数字化档案管理模式不仅可以提升企业档案管理水平，还可以及时发现企业档案管理中的欠缺，只要选取合理的改进措施，还可以提升企业管理的整体水平。

二、解析企业档案数字化管理的应用

随着信息社会的逐步发展，档案数字化管理已经开始逐步走进企业的各种办公模式中，例如企业的人事管理以及企业财务管理和企业自动化办公等多方面。传统的企业档案管理中需要的人工去查找，不方便且查找方式比较单一，而数字化的企业档案管理模式则从很多方面克服了传统的企业档案管理的弊端，并且将企业档案管理精细了更多。虽然数字化档案管理符合社会发展的各种需求，但不可否认的是企业的纸质档案管理也是相当重要的，像企业常用的企业合同管理、文书档案管理、底图管理以及工程档案管理，都离不开纸质档案管理。所以，在进行企业档案管理过程中，应针对数字化管理和数字化管理的内容进行分析确定。

三、如何开展企业档案的数字化管理

（一）规范企业的档案管理流程得到规范，提升管理效率。在逐步加强企业档案数字化管理过程中，应当将其规范化。因此，为保证企业数字化档案管理，必须要利用计算机等技术方式，提高人力资源和数字化扫描设备的能力，不停地探求档案管理内容以及方式，最后将工作流程进行标准化。例如某单位的工程档案，此档案为双备的管理开发模式。为了使档案安全、稳固、便于选用，需要在特定的实施过程中，将纸质的工程档案转变成电子档案，然后再存档，与此同时将电子档案上传，存于自动化系统数据库。将需要备份的电子档案和纸质档案双套备份，而纸质的档案还需要保持数字化效果而进行转化成为电子版。企业档案数字化一条龙服务模式提高了档案管理的效率，所谓一条龙服务模式就是把企业各个部门整理、扫描的档案资料按照先后顺序进行收集、整理、扫描、消毒杀虫、数据备份等程序，而后再把只是档案编号整理存入档案库，并将备份档案的数据存入数字化档案服务器里，以便今后查阅使用。

（二）完善传统的档案管理想法，不断改变档案管理的计划。培养专业的档案管理团队，实行企业的数字化档案管理可以提高企业数字化管理的效率，然而，对档案管理人员的培训，提升档案管理人员的专业管理水平成为我们更加重视的研究问题。首先，不断地更新企业档案管理理念，以打开企业管理人员的视野。企业内部推行数字化档案管理的前提是管理人员能够提高企业数字化档案管理的关注度。为提升企业档案管理水准，使档案管理者自己能够紧跟时代发展的步伐，随着大数据的蒸蒸日上，数字化管理技术必须得到系统地提升。由于数字化档案管理与传统档案管理相比，依然存在一些弊病，但只要将这些特殊情况除外，数字化的管理不仅便捷有效率，而且企业发展也更趋向于数字化管理。

（三）充分地运用正在逐渐进步的计算机技术。计算机的发展缩短了人与人之间的距离，而且很多资料在网上档案数据库中就能够查到，再也不需要去图书馆以及档案室。因此，企业档案的数字化管理应当合理地运用计算机的便利，从而提高了档案的查阅和管理流程的效率。然而，在数字化管理的过程中，企业档案数据库的安全保密工作就显得尤为重要了。目前会计档案中的纸质发票也在逐渐转化成电子发票，这不仅使发票的报销程序更加迅速，这也使得公司的工程档案与企业网络办公相结合，全程跟踪管理都采用数字化，使公司对工程的进展可以全面掌控。

四、结语

企业档案的数字化管理与应用工作任重道远，为使企业档案工作快速融入企业信息化建设的过程中，使企业数理化管理为生存、发展以及企业现代化奠定基础，应当运用多种稳妥可行的方式。

[1]刘珊珊.企业档案的数字化管理刍议[J].兰台内外,2012(02)：58.

[2]景诗杰.试析企业档案的数字化管理[J].兰台内外,2011(03)：46.