慈善档案管理之我见

文/山东省齐河县民政局 黄立双

慈善档案管理之我见

文/山东省齐河县民政局 黄立双

档案管理工作是指以文字、视频等不同形式记录各项日常活动、资金流动这些具有价值的信息，然后对这些信息进行再次整理，选择比较有意义的内容进行记录，方便人类再次应用该信息。慈善事业作为一项伟大又特殊的行业，在档案管理方面也不同于普通档案的管理。为了使慈善档案管理更好更快地发展，需要不断完善慈善档案管理工作，让慈善档案管理工作逐渐形成规模。本文经过分析我国慈善档案管理工作发展过程中遇到的阻碍，提出进行慈善档案管理工作的有效策略。

慈善档案管理；发展阻碍；有效策略

一、阻碍慈善档案管理工作进行的主要原因

由于慈善事业的快速发展以及国家的高度重视，慈善档案管理工作任务逐渐繁重，越来越多的问题阻碍慈善档案管理工作的顺利开展。例如，我国慈善档案管理工作起步时间较晚，远远落后于其他发展中国家，档案管理也没有形成一个严谨而又完整的制度，导致档案管理工作过程中会出现档案记录缺失、错误等问题，档案管理工作的失误从而造成慈善档案资料内容的不连续，造成我国慈善档案并不全面；慈善档案数目较多，相距时间较长，管理工作比较麻烦，管理人员工作压力较大，而在这个信息化的时代，慈善档案管理的领导阶层也缺乏创新意识，没有很好地抓住该时代提供的有利条件来调整档案管理工作，使档案管理工作手段过于单一与落后，影响慈善档案管理工作的有序进行；相关领导对慈善档案管理工作的不重视，对档案管理工作要求不严格，造成工作人员态度懒散，管理不规范，缺乏主动管理意识，对工作积极性不高，档案没有记录或档案丢失的现象时有发生。

二、进行慈善档案管理工作的有效方式

（一）国家不断完善慈善档案管理制度。慈善事业是神圣不可侵犯的，它也代表着国家的形象。所以我国要高度重视慈善档案管理工作，结合慈善档案管理工作中出现的问题不断调整管理制度，逐渐完善慈善档案管理制度，对慈善档案管理人员做出全面约束，使管理制度与我国国情相符。例如，2011年比较轰动的郭美美事件，郭美美的微博认证身份为“中国红十字会商业总经理”，在微博上经常炫耀自己的奢侈生活，住高级别墅，开玛莎拉蒂，在网络上引起很大风波。虽然警方根据调查了解郭美美在红十字会并没有任职，资金来源与红十字会没有关系，但仍然对红十字会造成很大影响，人们越来越不信任红十字会，担心慈善资金没有用到正途，在红十字会投入的资金越来越少，不足以支持慈善事业的继续进行。由郭美美事件可知，慈善档案管理工作不仅要记录慈善活动，更要记录管理人员信息，避免无关人员利用红十字会的名义造谣。国家要出台制度，规定慈善档案管理人员明确自身职责，不以职业的便利为自己谋求私利，严格处理违反规定的档案管理人员。

（二）领导大力支持慈善档案管理工作的开展。领导的大力支持是进行慈善档案管理工作的保障，领导要认识到慈善档案管理工作的重要性，从自己开始做好档案管理工作，积极宣扬慈善管理工作知识，促进慈善档案管理工作的发展。由于慈善档案错综复杂，遍及到各个方面的慈善事业档案数据，所以相关领导人员要对档案管理人员进行分类管理，这样可以使档案管理更简易，内容更清晰。比如根据慈善档案的分类可以分为三大类。其一，可以要求一部分工作人员对灾区捐款捐物以及社会爱心人士的捐助档案进行管理。其二，分配一小组工作人员对慈善拍卖档案进行管理。其三，由于慈善档案管理的特殊性，在财务管理方面是比较麻烦的，可以安排一部分工作人员专门对慈善财务进行深入管理，比如捐助物品的资金折算等等都需要工作人员谨慎管理。就这样让不同小组分工明确，不同慈善事业由不同小组管理，使小组人员更加擅长自己所在领域的档案管理工作，保证慈善档案管理工作的规范性。或者领导可以利用某次慈善活动的机会，让不同小组进行相同的档案管理工作，在小组完成工作后，比较哪个小组档案管理工作进行的更好，选择水平最高的小组的档案作为正式档案记录，就这样让不同小组相互竞争，使管理人员在竞争中取得进步，不断收获管理经验，促进慈善档案管理工作的发展。

（三）慈善档案管理人员提高自身素质与技术。慈善档案管理人员是进行慈善档案管理工作的基础，工作人员要有足够高的素质与技术，使自己有能力胜任慈善档案管理工作。例如，慈善档案管理相关部门一定要对工作人员的专业工作能力进行审核，要求工作人员在工作中要尽职尽责。必要时可以组织档案管理工作人员进行相应的专业培训，让他们更深一层地了解慈善档案管理的重要性以及相关的内容。工作人员也可以利用网络学习相关的档案管理技术，然后将学习内容应用到档案管理工作中，使自己的管理工作更加合理。如果有概念模糊的内容一定查找正确答案，保证自己理解之后再进行档案记录与管理。

三、结束语

慈善档案管理工作有利于我国树立正面的形象、增加民族凝聚力、促进我国国际地位的提高。让人类更加了解慈善事业，激发人类的奉献精神，吸引更多人投入到慈善事业中，帮助处于困境的人类解决问题，让我国社会氛围更加美好，人与人之间充满温情。让爱心人士明确慈善资金去向，保证慈善资金的来源与去向是合理的。总之我国要采取现代化的手段进行慈善档案管理工作，使慈善档案管理工作遍布我国每个角落。

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[3]宿光皎.做好档案管理工作之我见[J].黑龙江档案,2015(02)：191-192.