关于加强建筑档案管理工作的研究

文/中国原子能科学研究院 王辉

关于加强建筑档案管理工作的研究

文/中国原子能科学研究院 王辉

改革开放后，我国的经济得到快速发展，促进了更多的基础建筑工程项目的开展，为确保每项工程都有档案记录，如何做好建筑项目的工程档案管理工作成了一重要的问题。目前急需有效的措施加强对建筑工程的档案管理工作，促使建筑工程档案管理工作步入正轨，形成规范化和制度化。本文将根据目前建筑工程档案管理工作中存在的问题，通过深入的分析探讨，以供有关工作人员日后参考使用。

建筑工程档案；管理档案；改善

档案的作用在于记录事件的发展过程，建筑工程档案就是对建筑过程中每一个环节的真实写照，将对今后的建筑工程提供一定的指导作用，同时在一定的程度上加速了建筑工程技术的改进，对促进现代化城市发展具有重要的作用，因此，在当前经济快速增长的社会中，急需完善建筑工程的档案管理工作。建筑档案管理工作为城市建设提供了必要的保证，并且在后期的维护管理事项中都不能离开档案的记载，对于房屋的拆建或是修复都需要工程档案作为重要依据，因此，建筑工程档案管理工作对社会的发展具有重要的意义。

一、建筑工程档案管理目前存在的问题

（一）原件缺失。原件缺失是目前存在的问题之一，因为在设计和审批后，下发的管理文件采用了复印件的形式，导致原件的缺失，造成后续的管理档案工作的工作难度，并且无法对工程质量作出保证。

（二）缺失验收证明。每一项建筑工程的完工都需要对其进行验收，来确保建筑工程的质量性能，不过目前一些单位觉得走形式麻烦或者存在一些幕后的利益交易，导致工程验收工作做得不够全面，缺少必要的证明文件，严重影响了后续工程的质量保证。

（三）缺乏竣工文件。每个工程完工后需要做出相应的竣工文件，但是在竣工文件的制作时没有严格的要求，所以有部分竣工文件没有做出系统的分类，即时做出的竣工文件也是缺少目录指引，更有甚者是从别的地方抄袭来组成竣工文件，这样一来导致了竣工文件图纸信息的缺失。

（四）验收文件没有统一化。在工程完工的验收工作中没有对验收文件进行规范化，导致验收文件中的内容和种类在不断地添加和修改，很难形成统一的标准，在后续的管理工作中很难做出分类整理。

（五）原始资料不严谨。在施工中对原始资料的填写时，没有严格的要求规范，存在字迹潦草、不规范和存在错别字的地方，然后在修改的地方也没有署名和盖章确认，这就造成了工程档案的管理的混乱。

（六）缺乏统一管理。现阶段的关于建筑工程的档案管理工作有很多种形式，一部分管理较好的企业成立了自己专门的档案室，再由专业的人员进行系统化管理，不过目前大部分工程档案管理室的管理人员是兼职代理的，没有系统地整理、存储资料，造成资料的不齐全和杂乱无章现象。

（七）缺乏专业人才。目前工程档案室工作的管理员一般专业素质都不高，不仅缺乏专业的档案管理技能，还缺乏相关的知识能力，难以胜任建筑工程档案室的工作职责。

二、完善建筑答案管理的措施

（一）建立现场办公制度。作为工程档案管理者应该在现场进行办公，全面掌握现场的实时信息，积极参加相关的工程例会，并且做好详细的记录工作，才能有效地对档案资料进行划分，为后续的工程提供参考依据。

（二）建立起相应的管理制度。档案工作是要对建筑工程每个环节的详细记载，从始至终都不应该脱离工程，档案管理员要做好工程过程中的实时跟踪，对于施工过程中发生重要事件的前因后果都要了解清楚，方能将其写入档案。因此，管理档案工作的人员要尽早加入工程，对项目的档案工作进行计划统筹规划。

（三）提高管理人员的能力。在管理人员的挑选上要做好以下两点：第一，要挑选具备专业知识水平高和工作能力强的人员，确保档案资料的整理工作落实到位。第二，在符合第一点要求的前提下，要尽量使用能过稳定工作的人员，通过多年的总结经验，再对相关管理人员进行培训教育。

（四）建立资料归档会签制度。工程档案也应该建立起同财务部门的验收会签制度，同时要与相关的部门一起成立相应的考察制度，定期对资料进行完整度的检查，以避免存放的资料存在不齐全的情况，造成日后工作的困难。

（五）开阔新视野。管理档案的工作人员要定期对国家所规定的监理大纲、质量验收单等资料进行整理，同时要与工程人员保持良好的沟通，将工程人员反馈的新情况和新的技术进行收集，最后完成竣工的整体记录过程。

（六）采用信息技术完善工作。在档案整理工作中可以引入计算机资源进行工作协调，可以提升各个部门的管理工作水平，同时也会提高档案管理工作的效率，在查阅的时候也能清楚地定位到所需的资料。

三、结语

如今的工程建设离不开原先工程留下的施工标准指导，因此，工程档案管理工作在建筑施工时起着重要的意义，可以为新工程给予施工建议，也可以作为建筑维修时的基础依据，所以做好档案管理工作非常重要。但这不是通过几个人的组织就可以完成的，需要各个相关单位共同努力，一齐建设一套完善的制度来促进建筑工程档案管理工作的发展。

[1]孙秀霞.关于加强建筑档案管理工作的探讨[J].黑龙江史志,2014(11)：157.

[2]秦佳荣.关于加强新时期企业档案管理工作的思考[J].东方企业文化,2014(10)：241.