档案信息化管理对高素质馆员的要求和培养

王宏亮

摘 要：档案人员要热爱档案事业，要有不断追求，永不满足，孜孜以求的学习，并掌握必要的网络知识和技术，对纷繁复杂的网上信息进行标引、分类和有效管理，使档案信息能充分发挥最大的开发利用价值，满足企事业单位的科研、管理和生产的最大需求。文章重点就档案信息化管理对高素质馆员的要求和培养进行研究分析，以供参考。

关键词：档案馆员；信息化管理；要求；培养

引言

档案管理工作的主要职责就是记录历史和传承文化，在如今社会信息化时代，保证档案信息化管理逐渐形成，这是一种对档案管理采取新模式的运用，档案信息化管理是以档案资源信息化为其核心内容的。然而对于传统的档案管理人员来说，档案管理试行信息化操作，无疑是一项挑战。

1档案信息化管理的概念和优势

在国家档案行政管理部门的组织和规划中，通过对档案管理使用信息技术，很好地对档案信息资源收集整理进而加以管理及提供利用服务，这就是档案信息化管理的概念。档案信息化管理具有以下五项优势：一是信息利用快捷方便，提高资源的利用率；二是拓宽档案服务领域，节约资源；三是共享档案信息，远程运输；四是档案检索方便，节省时间，提高准确性；五是文献再加工时间缩短，保证时效性。档案信息化管理为我们的日常生活带来了很大的便利，同时对促进社会发展作出了重要贡献。

2档案管理实现信息化的必要性

所谓“档案管理的信息化”，是指档案管理的模式由原来的以档案实体保管作为重点，转向以档案实体通过信息化形式向社会提供服务作为重点。实现档案实体的信息化，可以对档案信息资源进行分类、分析、分类和检索、保管、利用，能提高档案管理效益。与传统的档案资料相比较，电子档案更便于保存、修改和查询、存储量大，并且可以利用网络进行快速传递，提高档案管理的利用效率，降低档案管理成本。但是当前的事业单位在进行人事档案管理时，仍习惯于传统的手工操作。有的单位即使已经安装了“人力资源管理系统”或“人事档案管理系统”，也会因为系统功能的限制，只把一些个人档案和信息输入计算机。在调阅档案和資料检索时，仍然只习惯于手工操作，所谓的“无纸化阅档”实际上并没有得到实施，档案管理不适应时代的发展，所以新形势下加快实施档案信息化数字建设势在必行。

3档案信息化管理现状

3.1档案信息自身的安全性问题

根据以往的档案管理方式，纸质档案有单位盖章、相关领导人签字确认，其真实性、合法性等很容易鉴别，且实施档案信息化管理之后，电子档案易修改和复制，这在一定程度上也对档案信息自身的真实性、合法性产生不利影响，使档案信息面临安全性问题。

3.2信息化管理环节的安全威胁

档案信息化管理使档案信息通过互联网传输，这就影响了其传输安全性，特别是要求高度保密的档案信息，面临的被篡改、窃取、伪造等安全威胁不可小觑，同时计算机病毒的威胁是档案信息化管理不可避免的安全威胁，如果档案信息在传输环节被病毒攻击，那么档案信息管理系统极易受到威胁，导致资料被泄露。另外，电子档案的长时间保管会受到计算机软硬件使用寿命、档案信息与软硬件平台的一致性等因素的影响，如果处理不妥当，极易引发电子档案信息受损甚至丢失等严重的安全问题。

3.3人为操作失误带来安全隐患

在收集、录入及保管档案信息的过程中，由于工作人员粗心大意、缺乏安全意识、素质水平偏低等，往往会引发操作失误，导致档案信息丢失、遗漏；有时选择操作口令不够谨慎，或随意把自己的账号、密码等重要信息转借他人、与他人“共享”等，也会造成流动和存储于档案信息管理系统中的档案信息遭受泄密、被盗窃等安全隐患。

4信息化档案管理对高素质馆员的要求

4.1档案管理信息化对档案工作者提出了新的技能要求

档案信息数字化、网络化是档案工作的必然趋势，经过实践证明，档案信息化可以让每一个档案信息的利用者在任何时间、任何地点利用网络在档案管理系统中获取所需要的档案资料和信息。档案信息化一方面能最大限度的提高档案信息的利用效率，另一方面能有效的提高档案信息的管理效率。网络系统管理档案可将传统的文本图件方式的档案信息转化为数字化档案，并可使用u盘等不同的存储介质存储起来，使得需要存储时间较长的档案信息，通过电子科技的方法，存储在存储介质中，避免了传统信息存储的缺陷，让每一位信息利用着都能准确快速的获取所需要的信息。

4.2档案信息化中档案工作者的信息素养要求

随着科学技术的进步，信息化的快速发展对于促进档案信息化有了全面的探究，引出了信息素养的概念，信息素养在档案信息的管理和利用过程中的意义也变得越发重要起来。如何在信息化的环境当中提高档案工作者的信息素养，也成为档案工作中需要重视的方面之一，对信息素养的理解主要包括对信息的真实性和准确性具备精确的判别能力；能够做到对信息的高效管理和利用。概括起来就是能够识别需要什么信息，并且知道怎么获取信息，怎么管理和利用获取的信息。信息素养的相关领域很广泛，是需要具有特定的素养的，它涉及范围很宽的知识，包括社会上的、经济上的、法律上的、资源上的、电子科技方面等，与很多种学科领域都有着莫大的关系。

5信息化档案管理馆员素质培养策略

5.1提升综合素质

首先从提高管理人员综合素质开始，管理人员要不断强化信息化管理工作意识，在工作中积极努力学习计算机技术，掌握基本的操作方法，这样才能开展实践工作。单位要定期对管理人员进行培训，并且要开展培训评估工作，对于进步明显的员工进行奖励，实现工作人员内部的优胜劣汰，应当加强档案管理工作的同步管理控制，同步的建设相关措施，严格的进行项目的审核与研究，同时还应当在技术的发展过程之中增强资金的投入力度，依靠技术的支持，依靠规范化的管理和运行，还应当加强对档案管理工作的分析。需要注意的是当前档案信息安全管理是相关项目建设的重点和难点，在实践的工作之中应当结合传统工作的经验，对于相关技术文件，还应当进行一定程度上的修改和补充，常见的诸如工作档案以及人事档案等，在存储的过程之中应当严格的遵循方便后期修改的基本原则，而对于一些合同性的文件，在实践当中不仅需要对其中的关键层面内容进行分析，同时还应当结合今后的改革方向实现对政策的完善和补充，更好的促进档案信息化管理迈向新局面和新阶段。

5.2档案工作者要再提高认识

档案工作者要切实提高认识，真正认识到档案管理工作的重要性，切实意识到提高自身素质对档案管理信息化发展的关键作用。要全面认识档案特别是信息化社区档案的价值作用，摆正心态、树立责任意识，切实找差距、补不足，转换角色应对信息技术带来的挑战，要自觉学习先进知识、信息技术以及现代管理等知识，努力掌握好外语和应用计算机、网络技术的能力和水平，坚持长时间多种类学习，让自己可以顺利应对档案管理信息化的要求。

结束语

档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然趋势，是全面提升档案工作为社会服务能力的不可缺少的手段。档案信息化又是一个艰苦的、长期的系统工程，对档案信息化建设应有理性的思考。应以档案信息化建设为契机，进一步加强基础工作，改革档案工作管理体制与运行机制，切实把档案信息化建设落在实处，为单位的经济发展服务。

参考文献

[1]胡萍.档案信息化管理对高素质馆员的要求和培养[J].黑龙江科技信息，2004（01）：126.

（作者单位：兴隆县城市管理行政执法局）