新形势下职业院校的档案管理

孙红玲

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098X.2017.14.227

摘 要：新时期，高等职业院校强化档案管理对其人才培养及院校全面发展有着重大的意义，职业院校的档案中不可避免的包含着丰富的有效信息资源，高职院校工作的方方面面都与档案管理工作密切相关。为此，越来越多高职院校加大档案管理的力度，创新档案管理工作者的管理及服务手段，也极大提升院校中档案管理及服务的质量及水平。但是在具体的档案管理的过程中，档案管理服务水平略低。该文在参考相关文献的基础上，就如何深化职业院校档案管理提供借鉴意见，旨在不断提升档案管理的整体水平。

关键词：职业院校 档案管理 管理策略

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）05（b）-0227-02

职业院校档案资源管理主要是指档案早期采集、归档等全程化事务，是职业院校管理者、教职工的重要工作。职业院校发展具有其自身的特殊性及个别性，教育教学为国家、社会培育出一批批综合性技术建设人才。而随着社会经济结构的转型及产业日渐兴盛，职业院校迎来全新的发展格局，纳入的档案越来越多，加之当下教育教学形式的转变，革新档案管理成为大势所趋。为此，职业院校工作者应积极顺应时代发展要求，充分发挥自身在档案管理及服务中的作用，有效提升职业院校档案服务及管理的水平及质量。

1 档案管理及服务当下现状

院内档案维度广泛，利用空间大，且参考价值突出，如此提示档案管理在职业院校发展管理中占据举足轻重的作用。教职工职称申办、学生学历评定、科研项目开展、基础项目建设审核及建设等各项管理、科研、教育工作都与档案管理息息相关。在我国社会产业转型及教育教学事业壮大发展的共同影响下，职业院校办学扩大、生源也比较广阔，招生、科研、建设及管理等内容也更具复杂性，如此也对档案管理提出新的要求。而档案管理工作者作为重要力量，更应积极顺应时代发展的趋势，尽可能发挥职业服务职能，积极投身到新时期档案管理事业中，为档案管理出谋划策，提供切实可行的建议意见。当下，我国职业院校的发展开始慢慢摆脱以往教育系统框架的限制，成为多元化的新型高等院校。在教学方法和策略方面都发生了一些变化。尤其是在中专院校升级转变为大专院校以后，这对图书馆档案资源的管理要求更为严格。院校档案为其相关学科领域建设以及教学研究能力的发展提供了必要的资料和可靠的信息来源。

然而，即便对档案管理作出一定的调整，但在实践过程中同样存在不足，详尽不足如下所述：（1）高职院校领导对学校档案管理工作不够重视[1]。因为高校领导人员对于档案管理理念的理解不够深刻，管理思想运用不恰当，所以不管是普通学校，还是高职类的院校，大部分都存在类似的一个问题，即不重视职业院校档案管理工作，进而使得档案管理方面的工作不能全方位的开展。（2）档案服务途径单一。当下，职业院校已形成完善的网络结构平台，以此强化档案管理。但在实际管理中，大多数教师或学生愿意选择委托他人或亲自面对面寻求登记这一传统方式，致使服务工作方式比较单一。

高职院校档案管理人员缺乏相应的专业知识。高等院校对教学人员的知识专业化要求较高，却很少特意招收与档案管理和图书馆情报学等相关专业的人员在其院校专门担任档案管理工作，因此导致大部分高等职业技术院校中的档案管理人员大多不是其相关专业出身的情形出现，这些工作人员缺少档案管理领域的理论知识及实践技能，而无法为学生和教职工等人提供有效且高质量的服务。

档案管理工作者、需求者双向缺乏有效沟通。档案管理工作者、需求者沟通不充分，以面对面居多，如此一定程度上限制了档案服务管理。建立有效的沟通极为关键。在实际服务工作中，档案管理工作者应主动与需求构建良好的交流对话，充分了解其需求，并耐心解答疑惑。此外，管理者还应倾听需求者的建议意见，找出并改正自身服务工作中存在的不足，以提升整体服务质量，提升管理水平。

2 提升职业院校档案管理服务的有效策略

2.1 创新服务理念，发展多样化服务形式

新时期的职业院校应紧跟顺应时代的步伐，积极创新服务理念，善于借助信息化网络发展多样化服务形式。首先，档案管理者可优化服务及管理方案，定期开展档案展览、陈列活动，或档案服务讲座，让广大师生能深入了解档案、档案管理的相关工作。再者，新形势下，档案管理者可开展微信、微博等公众平台，定期更新管理信息，并及时接收、解答档案需求者存在的困惑，给予一定的解答及建议；创新邮箱、传真等方式传送档案资料，以实现便捷化、快速化档案服务。最后，学校应及时调整档案管理对策，积极构建现代化档案管理体系，并善于向国内外院校档案服务及管理借鉴先进经验，以切实提升水平及质量。

2.2 完善服务及管理结构

考虑到档案类型比较复杂多样，且数量庞大，管理者在实际管理过程中应首先明确自身服务及管理的方向，并根据不同档案类型制定整理及管理方针。从具体层面来说，管理者可按照参考价值、利用率、时间等进行归档、分类，建构有效的管理架构，明确档案的管理的侧重点。一般情况下，教学档案、科研项目以及学生个人档案的利用率比较高，如此管理者应提起注意，在实际档案归档、保存中应有针对性进行录入、保存，以便需要时可快速获取所需档案。

2.3 努力增强高等职业院校的领头人对档案服务工作的关注

前文已提到，由于学校领导对学校档案管理这一类管理工作的认识还不够深刻，再加上档案管理工作在短期内看不到巨大成效，导致这方面的工作相比于院校的整体发展稍稍落后。为有效的改善这种局面，学校应成立档案管理领导小组，同时施行档案工作岗位责任制。这种专门的档案管理小组，学校领导的融入无形之中提高了学校领导对于档案的管理工作的重視程度，同时也可以在人力、财力、物力上给以大力的支撑和保障，让档案管理工作的必要性和不可或缺性充分体现出来，从而使档案工作有条不紊地进行。

2.4 加快提高高等职业院校档案管理相关工作人员的职业素养

由于档案管理人员大多数并非相关专业的人才，而且少部分档案管理人员相关的知识体系相对于当下的经济背景而言也已经落后，这也是档案管理工作无法适应时代的发展的一个主要原因。为改善档案管理员专业素养良莠不齐的现状，要定时、定期组织他们进行系统化的档案管理基础知识、计算机系统相关知识、数字通信方面的基本技术等方面的培训，同时也应鼓励档案管理人员积极开展相关课题研究。

3 结语

高等职业院校档案管理的信息化是如今档案管理工作发展进步的必经之路，档案管理信息化过程漫长且具有一定挑战性。新时期，档案服务管理应坚持“服务公众”原则，积极优化档案管理，以提升档案服务及发展质量，推进职业院校的有序、健康发展。然而，从当前形式来看，高职院校档案管理工作尚存在一定的不足，为此，学校应注重积极创新管理方式，并强化档案整理及管理的方法和手段创新。

参考文献

[1] 朱萍.浅议新形势下的高等职业院校档案管理[J].商丘职业技术学院学报，2012.

[2] 张俊丽.创新职业院校档案管理工作的思考[J].办公室业务，2016（5）：111.

[3] 周媛.职业院校档案管理服务职能及有效发挥[J].兰台世界，2016（22）：68-70.