高校图书馆办公室人员素质要求及培养

朱英淑

摘 要：高校图书馆是文献信息中心，是为高校提供教科研服务的窗口。高校图书馆办公室工作具有复杂性、综合性、专业性的特点，基于高校图书馆办公室人员的素质要求，该文分析了当前高校图书馆办公室人员素质方面存在的问题，并针对这些问题提出了有效提升图书馆办公室人员素质的主要途径。

关键词：高校图书馆 办公室人员 素质要求 素质培养

中图分类号：G251 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）05（a）-0207-02

高校图书馆是学校的文献情报中心，是高校教学和科研的基地，承担着为高校师生提供信息支持的重任，对学校的教学、科研发展起着至关重要的作用。图书馆办公室是在馆长直接领导下的综合办事机构，处在馆长与馆内各部门之间，处在重要的综合和中枢地位。图书馆办公室工作日益呈现出综合性、多样性和复杂性等特点，办公室工作人员素质的高低，直接影响高校图书馆的形象和管理工作。办公室工作的特点决定了办公室人员不仅要有较高的沟通协调能力、认真负责的工作态度，还要有较强的专业知识及良好的应变能力。因此，加强高校图书馆办公室人员的素质培养是当前高校图书馆全面提高服务水平，争取更高发展的重中之重。

1 高校图书馆办公室工作人员的现状

高校图书馆办公室的工作人员应充分树立主动意识，充分发挥积极性和创造性，使部门整体工作效率得到提升，服务水平更上一个新台阶。目前，高校图书馆办公室工作人员整体素质不高，工作积极性较差，工作效率低下。

1.1 对部门岗位职责认知度低

不少人都认为图书馆办公室工作缺乏技术含量，可有可无，工作人员不过是每天忙于简单的办公用品发放、文件收发、会务通知等日常事务，日常工作中缺少积极性，主动性差。特别是有些办公室受领导意识和体制因素的制约，没有配备专职人员管理，既具备文秘知识和图书情报专业基础知识，又接受过专业培训的人员少。办公室人员配备不合理，缺乏专业技术人员，业务知识缺乏，降低了办公室工作的整体能力，，减缓了办公室工作的进程。

1.2 文秘水平较低

由于办公室本身的工作性质，平时需要撰写大量的请示报告、工作计划、会议记录等，还要会制作各类报表，进行综合运算、总结出一般性规律，因此，办公室工作人员必须具备充足的文秘专业知识。但是目前我国很多高校图书馆办公室人员都是从其他部门临时选拨上来的，没有经过文秘基础知识培训，写作能力较低，工作基本上靠积累及自学，使得办公室工作整体文化水平不高。

1.3 运用各种新技术的水平较低

随着信息时代的发展，计算机技术的普及，对图书馆办公室工作人员的素质也提出了更高要求。在信息化时代，办公室人员必须不断提高自身的计算机水平，运用各类操作系统的能力，用先进的理念来管理全馆事务。会利用先进的管理系统分门别类地进行管理，如熟练操作EXCEL进行各类报表的绘制固定；利用资产管理系统进行全馆资产的管理；利用文献管理系统进行图书的查询、日常事务的处理；运用PPT等办公软件进行会议的准备等。但是目前办公室工作人员大多只会用WORD来进行简单的工作，新技术的使用能力较低。

1.4 缺乏创新精神

由于办公室工作复杂性、综合性的特点，使得办公室人员往往陷入事务性工作中，临时性的任务较多，使办公室人员工作计划经常被打乱，时间久了，往往思想上处于被动性，消极、被动地接受工作，按部就班地投入工作，缺乏创新意识，不能真正发挥参谋助手的职能。

1.5 管理不规范、不科学

办公室工作由于与其他部门工作交叉较多，加上馆内制度的不健全、不规范，缺乏一套行之有效的管理制度，导致很多事务集中到办公室来，办公室成了矛盾堆积的地方，办公室人员忙于各种具体的事务，无法进一步提高办公室整体素质，使办公室工作的质量进一步下降。

2 对高校图书馆办公室人员素质的具体要求

办公室整体工作的好坏，取决于办公室工作人员的个人素质。如果个人的素质较低，就不会有卓越的工作业绩，整体工作效果就会大打折扣。这就要求办公室人员必须政治强、业务精、纪律严，创造各种条件不断提高自身素质。

2.1 过硬的政治思想素质

图书馆办公室人员应具备较好的政治素养，准确了解学校发展方向、制度规范，具备较高的责任意识与纪律观念。图书馆办公室人员负责整个图书馆信息的上传下达，所有对内、对外业务都由办公室来完成，因此在处理馆内外事宜时必须具备过硬的政治理论素质，这样才能做到办事坚持原则，才能科学处理好一切事务，不至于犯政治上的错误。图書馆办公室人员，应主动学习党和国家的路线方针政策与教育法规，不断提高自身政治水平，自觉与党的政治理论思想保持一致，抵制一切不良思想，只有保持坚定的政治方向，才能处理好图书馆的一切事务。

2.2 具备较全面的图书馆专业知识

图书馆是图书信息专业技术部门，办公室处于核心中枢地位，办公室在履行自身职责与馆内外交流时，要涉及专业业务工作。图书馆工作涉及面广，采书、流通、参考咨询等，专业性都比较强，还涉及文献传递、文献检索课的教学、数据库的使用、学科服务等工作，这就要求图书馆办公室工作人员，必须有丰富的实践经验，熟悉图书馆各部门基本业务，还要对本校开设专业有充分的了解，全面了解和熟悉每一部门的业务工作，了解学校各专业的设置情况，不一定要每个方面都很精通，但一定要全面了解，只有这样，才能有针对性地做好服务工作，为馆领导提供有价值的意见和建议。

2.3 科学合理的综合素质

图书馆办公室工作的复杂性、综合性、专业性，要求工作人员的综合能力要比较强，各方面的素质都要比较高。图书馆办公室工作涉及行政事务和专业事务，但以专业事务为主。行政上的事务包括各类报表的审批、考勤管理、馆内资产的管理、规章制度的制定与实施等工作，业务事务包括对内对外的联络、各部门工作的安排与沟通，各类会议的安排等。对办公室人员来讲，综合素质包括良好的沟通能力、协调能力、应变能力等。具体来讲，一是要与合作精神，办公室人员应有大局观念，与各部门通力合作、协作完成共同的任务。因此，办公室人员首先要树立协作与合作意识，团结周围的力量；二是要有高超的沟通技巧。对内，办公室人员要与馆长、各部室主任、各部门成员共事；对外，还要与各公共图书馆、高校图书馆、图工委等单位加强联系，因此，办公室人员必须具备良好的沟通能力，树立良好的内外部形象；三是要有奉献精神。图书馆是学校的文献信息中心、为学校的教科研提供服务，办公室位于图书馆中枢核心位置，更要做好服务工作，图书馆办公室人员必须以服务为天职，一切为了读者，一切为了高校发展大计，自觉地树立为馆长和业务科室、全校读者服务的意识，必须要有奉献精神。

2.4 要不断增强学习意识

随着现代化经济的不断发展，人类社会以较高的速度不断更新，在这个信息大爆炸的时代，办公室人员面临的挑战也在不断增加，面临这个日新月异的世界，我们必须不断提高自身的各项素质，加强专业知识及业务知识的不断学习。办公室人员要想有所作为，必须制定个人行之有效的职业计划，在学业上不断深造，不放过任何一次学习机会，通过各种会议与学术研讨等活动，加强与兄弟院校的联系，吸取别人的先进管理经验与示范性做法，不断提高高校图书馆服务教科研的能力。

2.5 具有自动化技术应用能力

随着信息化技术的不断发展，高校图书馆也不断向自动化、网络化迈进，办公室人员必须与时俱进，熟练掌握自动化技术，开展图书信息工作。一方面，馆办人员要熟练运用办公软件，运用word、excel、powerpoint等系统软件进行日常事务的处理；另一方面要熟悉图书馆自身系统软件的操作，以便了解各部門的业务工作。这就要求办公室人员不断加强学习，内强素质，外塑形象，制定出改进计划和措施，在实践中提高自身工作水平，提高工作效率与工作质量。只有这样，才能不断提高图书馆办公室的服务水平，推动高校图书馆事业的整体向前发展。

2.6 要不断增强创新意识

创新是一个民族进步的灵魂，是一个民族不竭发展的源泉。信息化时代，高校图书馆也处在不断的发展中，这种发展包括读者喜好的变化、服务类型的变化、服务方式的改变等。打造智慧型、数字化图书馆，办公室工作人员必须要有敢为人先，推陈出新的思想，必须不断更新自己的思维。创新其实是一种主动意识和超前意识，如提前了解最新前沿思想、掌握行业动态、灵活运用先进的技术手段，为馆领导决策提供智力支持，不断借鉴新的管理经验等，可以将国际上先进的方法引入图书馆实践中，如特尔斐专家调查法、SWOT分析法、情报分析研究方法等，开展科学研究，深入思考如何提高图书馆的服务能力等，创造性地开展工作，使图书馆的服务更具针对性、更具时效性。因此，增强创新意识，可以更快地提高办公室工作效率，使办公室工作更加高效、便利。

高校图书馆办公室工作，地位重要，事务繁杂。办公室工作人员，要时刻保持清晰的头脑，恪尽职守，做好日常工作的同时，创造性地开展工作，为图书馆工作提供坚实的基础。同时，办公室人员要不断提高自身的综合素质与办事能力，善于思考，开拓创新，用先进的理念为师生提供更优质的服务，推动学校图书馆的快速发展。

参考文献

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