SAP系统中项目管理辅助控制功能的应用

孟维

摘要：在SAP系统中主要体现项目管理的业务层面是WBS主数据、计划、预算等方面，但在众多的项目执行过程中越来越多的体现出项目主体控制之下各辅助功能的控制作用。由此趋势看出项目的辅助管理工具亦不可忽视，具体到SAP系统中PS模块主要是项目状态、项目预留、里程碑等工具的系统功能的控制及实现。

关键词：项目管理 辅助功能 SAP PS

中图分类号：TU229 文献标识码：A 文章编号1672-3791（2017）05（c）-0000-00

SAP系统引入中国海油已有10多年的时间。在10多年时间里，无论应用的业务类型、还是应用的企业数量看，各类从业人员到目前已达到前所未有的水平。SAP项目系统（Project System，以下简称PS）模块作为传统模块之一，在最近几年也得到较为广泛的应用。大到复杂的大型工程建设项目，小到只用一个或几个WBS辅助结算的单位纷纷把PS模块作为企业内部以项目管理为运作方式的业务管理利器。

在SAP系统中主要体现项目管理的业务层面是WBS主数据、计划、预算等方面，但在众多的项目执行过程中越来越多的体现出项目主体控制之下各辅助功能的控制作用。由此趋势看出项目的辅助管理工具亦不可忽视，具体到SAP系统中PS模块主要是项目状态、项目预留、里程碑等工具的系统功能的控制及实现。

在SAP系统中PS模块的项目状态管理是基于WBS主数据的系统应用。SAP系统中PS的状态分为两个层面，即系统状态和用户状态。系统状态是ERP系统固有的项目状态，它体现在项目管理的全生命周期里，利用系统状态可以满足部分项目的管理需求。

（1）项目创建-CRTD：“项目创建”状态表示项目在系统中处于初始阶段，是创建项目、项目架构后自动获得的状态，项目进行到其他状态的起点。

（2）部分下达-PREL：可以只对部分WBS下达进入“部分下达PREL” 状态。

（3）预算激活-ACAV：“预算激活ACAV”表示项目预算可用性控制已激活，将对项目的物资/服务需求、采购申请、采购订单、收货发货、其他费用记账等预算耗用情况进行事前、事中、事后的全过程管理。

（4）项目下达-REL：“下达”表示系统中的项目或者WBS已经被激活，WBS被下达后对应的工作才可以开始进行，因为只有下达状态的WBS才可以产生实际的费用。

（5）项目锁定-LKD；“项目锁定”表示WBS有部分信息在系统中被锁定，无法修改。在系统中可对WBS的描述、日期、计划、预算等信息分别进行锁定，使其无法被不相关的人员修改。

（6）技术关闭-TECO：“技术性关闭”表示从项目实施的角度已经完成，但是会发生财务费用后续处理的项目状态。当项目结算完成但是财务尚未进行决算转资、置于“技术性关闭状态”时，无法在系统中进行合同的创建、确认、付款等相关的操作，只能进行财务上的调整。

（7）关闭标志-CLSD：“关闭标志”表示项目转资已经完成，进行项目关闭后将无法对此项目进行任何修改操作了。

不能用系统状态满足的管控需求，我们采用可定制的用户状态来满足。用户状态具备较高的灵活性，可根据客户的特殊需要通过配置实现管控。把用户状态与系统状态相结合，就能满足项目全生命周期状态管理的需求，不但在系统中明确显示了项目所处的各个阶段，也可以设置是否允许发生费用、是否允许调整架构等配置，实现了项目各阶段的管控要求。

在SAP系统中PS模块的项目预留主要是基于WBS的预留和基于网络的预留。WBS元素的预留是项目专用预留，意味着专买专用，也就是说不会去考虑正常库存中是否能满足这个需求，一定要进行专门的采购或生产，这种方式适用于项目的专用物资。例如项目上往往需要很多物资及备品备件，不同项目上需求的型号规格不一样，由于型号规格太多了又不能穷举，因此无法通过编码来区分不同的物资。这时候通过WBS元素预留可以明确这个物资是某项目专用的，是要单独进行采购或生产的，这样即使库存有存货，也不会去考虑。

网络预留则是通用预留，就是说这个需求只要正常库存有，就不需要进行采购或生产了，直接从库存领用就可以了，适用于通过物料编码可以直接对应到实际物品的这种模式。对于网络作业下挂接组件生成的预留，如果需要预留计划值占用预算，可以对以下配置点进行配置。配置路径 ：项目系统->结构->网络->网络的设置->维护网络类型；当勾选“计划”复选框时，网络预留的计划值不占用预算；当不勾选“计划”复选框时，网络预留的计划值占用预算。该计划占用预算是在物料组建一挂接网络时，物料主数据带入的价格就已占用预算。那么后续发货价格不符时，关闭网络才释放多余计划价格占用的预算。关于物料计划价格，应该用标准价，这样实际成本不变，预算管控比较准。用移动平均价，变化大，实际成本耗用预算差异大，预算管控不准。网络计划值可以通过CN41N里更改布局选取需要的字段信息查看，或是通过S_ALR_87013556 - 资金概览报表进行查询。

在SAP系统中PS模块对项目中重大事件或节点的触发及管控可以通过WBS和里程碑相结合，更好地实现项目重大事件和节点的信息化控制。在SAP的项目管理中，里程碑常被用于标识一个重要阶段的事件。例如完成一个项目的特定状态，可以通过维护里程碑的描述性的短文本实现。如果需要还可以在里程碑上维护一个长文本和计划日期，这些数据信息是用来补充里程碑的目地或功能。当实际日期被输入后这些信息就会形成系统凭证，输入了实际日期就代表对里程碑进行了一次确认。但需要注意在SAP PS中，里程碑不能用于控制WBS元素和作业的时间计划。

在标准结构和实施结构中，可以创建任意数量的里程碑在WBS和作业上，系统会自动分配一个唯一的号码在每个里程碑上。系统提供了用CN11来创建标准里程碑的功能，在正式项目中可以方便的复制标准里程碑。创建好里程碑后，我们可以把里程碑分配给WBS。一旦分配完成并保存，系统就可以显示里程碑分配到WBS后的详细信息。当里程碑信息被分配到WBS后，系统的标准报表可以通过“用途”来分析这些里程碑数据，可以通过颜色的高亮来提醒這些里程碑的计划日期已经过去了还是将要到期或者马上触发。

当用里程碑创建开票计划在WBS或销售订单上或发票计划在作业上时，系统将提供里程碑的时间和计划百分比集成功能（要求SALES DOC DATE的标识是被勾选上的）。当里程碑维护完成后，这个日期可以自动传递到开票或发票计划中去。在此基础之上，如需要更详细的说明收入和成本计划，可以采用里程碑的用户自定义字段功能来实现。

具体到项目里程碑用于做开票计划时，先要维护里程碑用途。自己定义一个用途，比如维护一个开票计划，同时维护计划类型和日期类别。完成基础设置之后，要在前台的项目构造器中创建一个里程碑，注意用途选择我们刚刚定义的那个开票计划，同时要将销售凭证日期的钩打上。维护基本固定日期，这个日期会被带到销售订单中成为开票计划日期。在SAP系统中销售分销模块的销售订单中维护发票计划，通过VA02打开销售订单后，双击行项目，选中出具发票计划，第一次进入时系统会根据你在账户分配里面维护的WBS自动弹出选择界面。点击对勾后会把你的里程碑计划带出来，选择复制后会自己完成发票计划。这时候发票计划是处于‘02冻结状态，当我们在项目构造器对此里程碑维护了实际日期后，冻结标识会自动删除，允许进行实际开票了。

关于里程碑的趋势分析功能要求在SAP PS中启用项目里程碑版本，并且勾选“趋势分析”这个标识后，可以通过表格和图形的方式分析追述里程碑节点。里程碑上的计划时间和计划完成的百分比可以用于确认完成的计划时间和计划完成百分比，当里程碑记录了实际时间，就可以用完工百分比功能体现实际完工百分比了。在用户使用过程中可以通过“固定日期”这个字段指定里程牌的计划日期，并传递到被分配的WBS元素的计划时间。在这种情况下，系统中可以选择里程碑的时间是被传递到开始时间或结束时间。同时如果参考了WBS的时间区间，那么当WBS的时间变化时里程碑的时间也会跟着自动变化，但是固定日期是不会随WBS的時间变化而变化的。

在启动工作流任务功能中必须指明这个参数用于触发工作流启动，前提是要定义好工作流。在里程碑中系统允许通过选择“字段”来确认使用哪一个功能，当维护好里程碑的实际时间或状态后，系统会自动触发已选择的功能。若想接合系统状态变化触发功能时，要求用户必须指明是设置状态还是撤销状态，或者两种方式都会触发功能。

由此可见，无论是项目状态、项目预留还是里程碑功能都是基于项目管理模块WBS主数据为使用基础的项目结构和参数配置保障下PS模块的重要辅助功能。他们不仅是在系统上丰富了项目管理的信息化使用手段，更为项目管理与物资管理、销售分销、工作流等SAP系统的其他模块和功能提供了更为广阔的集成空间。

参考文献

[1] 苏伟伦项目策划与运用[M].北京：中国纺织出版社，2000.

[2] （美）詹姆斯.刘易斯.项目经理案头手册[M].北京：机械工业出版社，2001.

[3] 戚安邦.项目管理学[M].天津：南开大学出版社，2003.