公文错情通报制度的建立和完善

文/李 展

公文错情通报制度的建立和完善

文/李 展

公文是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中制发的一种特殊文书，具有特定效力和规范体式，发挥着实施领导、履行职能、处理公务等重要作用。在很多党政机关，为了充分发挥公文的作用，体现严肃性，建立了公文错情通报制度，加强内部公文管理，提高公文质量，确保公文零失误。

所谓公文错情通报制度是针对公文中的各种错误情况建立的通报制度，就其内容而言主要对公文的文种选用是否正确、格式是否规范、是否符合行文规则、遣词造句和标点符号使用是否正确、是否符合国家保密要求以及政策法规依据（含背景资料）是否充分等方面进行通报。纵观各地的公文错情通报制度，对通报依据、通报对象、通报内容、通报要素和通报方式等都作了明确规定。这些规定，对于规范公文管理、发挥公文效能具有重要意义。

亮明通报依据 确立公文规范

按照要求行文和编辑格式是公文规范化、标准化管理的基础。公文的行文和格式依据主要来自两个方面。

国家层面的依据一个是《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），该条例自2012年7月1日开始施行，明确了决定、决议等15种法定公文，份号、密级和保密期限等18个公文格式要素，以及行文规则、拟制和办理流程、公文管理等内容，全面规范了公文制发的各个环节。在当前，公文的唯一“根本大法”就是《党政机关公文处理工作条例》，一切公文均须以此为准；另一个是由国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布的《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012），该标准与《党政机关公文处理工作条例》相配套，对公文用纸、印刷装订、格式要素、式样等作出了具体的技术规定，GB/T9704—1999被其代替，是目前唯一的公文方面的国家标准。此外，《标点符号用法》（GB/T15834－2011）、《出版物上数字用法的规定》（GB/T15835－2011）等也是公文制发的重要参考标准。

地方层面的依据主要是各地依据《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》，结合工作实际制定的本地有关公文制度。如新余市渝水区委办公室、区人民政府办公室下发的《关于实行公文错情通报制度的通知》（渝党办字〔2016〕57号）指出，其依据除了《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》外，还有《中共新余市委办公室关于印发〈市委规范性文件前置审核工作规程（试行）〉的通知》（余办便函〔2016〕30号）、《中共渝水区委办公室、渝水区人民政府办公室关于转发〈进一步清理规范部门（单位）工作简报的通知〉的通知》（渝党办发电〔2016〕7号）。此外，各地出台的公文处理工作细则、实施办法等也常常成为公文错情通报制度的重要依据。

界定通报对象 明晰公文类型

公文错情通报的对象是有关部门制发的公文。这些公文，既包括本级单位报送给上级单位的上行文，也包括本级单位抄送给同级单位的平行文、发送给下级单位的下行文，还包括下级单位报送来的上行文。总体来说，这些公文涵盖面比较宽泛，本级发文、下级来文均在其中，纸质公文、电子公文悉数在列。

各地根据各自工作实际，在通报对象上稍有差异。有的是本单位上行文、平行文、下行文以及内部单位的上行文兼及。从各地公文错情通报制度的总体情况看，通报对象多以下级单位上报的公文为主。如贵州省政府办公厅2014年编印的14期《公文复核情况通报》，对象都是省政府办公厅内部处室的上报公文，以及各地各部门上报省政府、省政府办公厅的公文，这些也都是上行文。

根据管理权限，以及公文制发主体和管理主体的不同，一般情况下，下级单位无权、也不会对上级单位的来文进行错情通报。因此，在公文错情通报制度中，没有一家单位会把上级单位的来文列入通报对象。

在公文载体上，多数地方笼统指出通报的对象是公文，而有的地方则明确指出了公文的载体类型。如新余市渝水区委办公室、区人民政府办公室下发的《关于实行公文错情通报制度的通知》就指出，通报的公文含平台文件和纸质文件。这里的平台文件，指的是通过政府电子公文交换系统收发的各类电子公文。

明确通报内容 强化标准意识

通报内容是建立健全公文错情通报制度的核心。通报的内容，多以《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》为基本遵循，凡有违两规定者，均在通报范围。具体来说，通报范围主要包括以下三个方面：

一是行文未按规则。主要有：不按规定程序行文，越级行文、多头主送，未经党委、政府同意，直接向上级党委、政府、部门报送请示报告事项等；所属下级部门直接向单位领导同志个人报送公文等。

二是公文内容错谬。主要有：文种错用、混用，生造文种；文字表述不准确、不规范、不严谨，人名、地名、机构名称、职务、用词、数据错误，多字、错字、漏字，语言不通顺、重复累赘、指代不清、前后不一，存在语法、修辞、逻辑错误；计量单位、标点符号和数字用法错误；内容不符合党的路线、方针、政策，违背党中央、国务院，上级党委、政府的精神和决策部署；违反宪法和国家法律法规，与国家法律法规或地方性规章相抵触，违反依法行政精神和市场经济原则，规范性文件未经前置审核；重要事件失实，表述不清，叙述不明，细节错漏；请示事项不明确，未提出倾向性意见；等等。

三是公文格式有误。主要有：未按规定设置幅面尺寸、页边与版心尺寸、字体和字号、行数和字数、文字颜色；未遵循制版、印刷、装订要求；份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分割线出现错误；标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等出现错误；版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期出现错误。此外，还包括页码、公文中的横排表格以及特定格式公文方面的错误等。

列出通报要素 提升公文质量

通报要素是公文勘误、纠正错误、提升质量的关键。一般来说，都是列出错误清单，一一指出存在问题，便于纠错和引以为鉴。有的单位错情通报以文字表述为主，有的单位还辅以错情一览表。

有的单位还把收文和发文区别开来，分别通报。收文错情通报的内容包括单位名称、公文标题、发文字号、错情描述、正确内容或者修改意见等；发文错情通报包括拟稿人员、承办科室、责任校对、核稿人、复核人员、签批、公文标题、发文字号、错情描述、正确内容或者修改意见等。

酌定通报方式 广泛警示告知

公文错情通报工作一般由各地各单位秘书部门负责，进行公文日常审核和抽查，对发现的错情公文进行登记汇总。在通报时间段的选择上，一些基层单位多是每季度通报一次，有的按年度通报，或每半年通报一次，在一些办文较多的单位，则按月通报，有的单位是不定期通报。

在通报的形式上，有的单位是以通报形式下发正式公文。比如，三明市人民政府办公室印发的《关于2011年错情公文的通报》（明政办〔2012〕44号）。有的单位编印公文错情汇编，随着时间的推进按期编发，如内蒙古自治区党委办公厅秘书处编印的《公文处理工作错情分析综述》。还有的单位在网上公布，比如，贵州省政府办公厅汇总编印《公文复核情况通报》在贵州省电子政务网上予以公布。

申明工作要求 细化责任落实

公文错情通报制度的建立和落地生根，离不开必要的保障机制。因此，各地在建立通报制度时，都非常注重建立相应的保障机制，确保公文错情通报制度的落实。一般来说，保障机制可以从以下四个方面确立。

一是加强组织领导。这需要各单位各部门高度重视公文处理工作，严把质量关。有的地方建立了主要领导负总责、分管领导具体抓、秘书部门工作人员负直接责任的工作机制，压力层层传导，逐层增加，形成了强化责任、常抓不懈的良好氛围。武汉市国土资源局要求，起草的公文报局领导审批前，必须送局办公室对口核稿人审核。

二是抓好队伍建设。首先是要抓好秘书队伍建设，选用秘书坚持政治强、业务精、作风好、纪律严的标准，特别是要选用业务水平高、文字功底扎实的秘书人员，并注重秘书人员素质的提高，加强秘书业务教育培训，强化岗位实践锻炼，提升职业能力素质。其次是要加强公文错情审核队伍建设。如贵州省政府办公厅为确保公文把关质量，办公厅文书处专门成立了复核小组，不断充实复核力量，小组成员多达6人，并定期开展学习，交流、分享复核技巧、经验，不断提高公文复核水平和效率。

三是坚持问题导向。公文制发单位要严把审核关，坚持问题导向，坚持精品意识和质量意识，健全公文逐级审核制度，要明确必经程序，加强审批、把关；明确体例格式，严格遵守《党政机关公文格式》；规范公文内容，避免语言文字错误。要强化公文校对和分级核稿责任，确保公文“零差错”。要对公文的文种选用是否正确、格式是否规范、是否符合行文规则、遣词造句和标点符号使用是否准确、错别字、公文办理延时误事、是否符合报审程序、保密要求等各方面进行全方面审核，把好公文“出口关”。还要建立健全公文错情预警和通报制度，形成长效监督机制，逐级传导压力，做到环环相扣，层层压实，不断提高公文办理质量。

四是注重通报结果运用。在很多地方，通报结果是日常工作年度考核的依据之一。如银川市人民政府办公厅印发的《关于建立银川市政府系统来文错情通报制度的通知》要求，通报结果提供给市绩效考评领导小组办公室，对来文错情较多的单位将在考核中酌情扣分。很多单位还出台了具体的惩罚措施。如新余市渝水区委办公室、区人民政府办公室对初次出现的错误，予以提醒告知；对重复性、常识性错误连续多次出现并未改正的，视情况抄送相关单位领导，并在单位年度绩效考核中予以相应扣分；对因工作失误，公文把关审核不严格，造成不良后果的，将在全区进行通报。毕节市七星关区人民政府办公室要求被通报的公文退回报文单位修改后重新报送；对重复出现错误，经3次退文后仍不改正的，实行约谈；区政府办公室内设各科室、下属二级机构被通报的，在内部干部职工大会上作书面检讨；一年内出现3次以上错误被通报的，由办公室分管领导约谈，并报综合二科备案，取消本年度评先选优资格；一年内出现5次以上错误被通报的，由办公室主要领导进行警告；被主要领导警告后，当年内再次出现错误被通报的，立即调整工作岗位，属于借用人员的，退回原单位。

公文错情通报制度能够增强秘书人员的责任意识和担当意识，消灭公文错漏之处，提高公文处理工作的质量和效率。根据近年来的实践看，织密织紧织牢公文处理工作各方面制度的“笼子”，提高秘书人员素质，强化公文制发各环节的审核把关，不断加强对公文质量的督促检查，能够有效维护公文的严肃性和权威性。

（责编/刘博）