医院办公室档案管理的现状反思及对策分析

李艳丽

摘 要：随着医疗制度改革的不断深入，医院档案管理工作也应步入科学发展的轨道。然而，现实中医院档案管理工作却困难重重，问题诸多，加强医院档案管理势在必行。本文从档案管理职能的实现、档案管理功能的实现、档案管理功效的实现等三个方面进行了现状反思。结合医院文书档案管理的实际状况，在问题导向下提出了四个方面的对策，即增大人员信息化管理能力培训、重视档案管理部门的职能地位、构建激励机制并优化职能结构、完善评价机制和线上沟通机制。

关键词：医院办公室档案；现状反思；对策；管理

医院办公室档案管理（下文简称：档案管理）工作内容十分具体，即不仅要做好上传下达，对各种电话、文件、信函及院领导指示的登记、传达、传阅和反馈、转办等工作，而且还要保证各项工作能按期完成并将执行结果、按规定向有关领导汇报。

1 问题的提出

1.1 如何看待档案管理的职能

根据管理学原理可知，管理职能包括：计划、组织、领导、控制等职能项目，这些项目都贯穿于档案管理始终，随着医疗机构的深化改革，并以改革推动自身的内涵式发展，这就势必需要信息化平台的支撑，信息化平台所含的文书档案登记信息、档案归类信息、档案内容整理信息等，都将为医院管理层实施各项目标管理提供关键的信息支持。

1.2 如何理解档案管理的功能

与职能不同，档案管理的功能只有在发挥了档案管理人员的主观能动性，以及在创新档案管理模式下才能呈现出来，这就对档案管理工作提出了更高的要求。不难知晓，医院文书档案可以助力党务工作开展之需，涉及行政制度安排的文书档案则能为医院内控机制的设计提供支撑材料。以上两大板块所一一对应的功能，也只有依托档案管理人员的岗位能动性才能实现。

2 医院办公室档案管理的现状反思

紧扣以上提出的问题，这里从三个方面来对医院办公室档案管理的现状进行反思。

2.1 档案管理职能的实现方面

从前面的论述中可以知晓，增强档案信息搜集和查询的时效性是发挥档案管理职能的重要环节，但在现实中不少医院档案管理仍处于人工搜集和查询状态，这不仅降低了档案信息发布的时效性，也无形中增大了档案管理人员的工作压力。在部分档案信息化管理水平较高的医院中，仍存在着信息化平台搭建与档案管理需要不匹配的情况，这就变相浪费了医院在搭建信息化平台时的资金。从另一个角度来看，医院档案部门也缺乏信息化平台维护人才。

2.2 档案管理功能的实现方面

要真正体现出档案管理的功能，则需要档案管理人员充分调动自身的岗位意识和专业知识储备，在管理模式上进行优化和创新。但现实却是，档案管理部门所处的职能地位并不高，从而也就导致了档案管理人员在医院中的话语权相对较弱。在医院权威式管理形态下，这样的部门地位和话语权限必然会抑制档案管理人员主观能动性的发挥。再者，医院以科室为单位的职能化组织架构，也在组织架构形态上固化了档案管理工作模式。

3 对策

3.1 增大人员信息化管理能力培训

梳理现阶段相关文献可知，不少作者在谈到档案管理人员素质时，都认为其文化水平较低、岗位素质不高。笔者经过调研发现，情况并不是他们所说的那样。随着档案学在我国成为独立的专业体系，各大医院档案管理部门已陆续补充了档案管理专业化人才。问题的根源在于，档案管理人员无法充分把握医院各职能部门对档案信息的需求。因此，培训的重点在于，将信息化档案管理的一般原理与本单位的实际需要完美结合。由此，这就需要各职能部门参与到能力培训中来。

3.2 重视档案管理部门的职能地位

医院管理层需要重视档案管理部门的职能地位，特别在当前医院体制改革所面临的激烈市场竞争压力下，档案信息将支撑起医院内涵式发展之路。重视的方式包括在舆论导向上提升档案管理部门的职能地位在薪酬体制分配设计上提升档案管理人员的职业地位。最后通过双管齐下的努力，则能增强档案管理人员的职业存在感，随着存在感的增强也就能激发起档案管理人员发挥自身能动性，参与到档案管理模式的优化和创新中来。

4 完善评价机制和线上沟通机制

医院档案管理所追求的应是最终的“功效”，这是在实践中已经反映出的档案管理工作绩效。在问题导向下可知，需要从完善评价机制和建立线上沟通机制等两个方面来下工夫。完善评价机制是针对档案管理质量而言的，这里需要重视评价主体的结构。笔者建议，档案管理评价主体应包括办公室档案管理部门、科室部门、上级主管部门。线上沟通机制则依赖于医院电子政务平台的支撑，即通过QQ群、微信群、飞信等即时通讯软件来加强档案部门与其他科室部门的联系。最后需要强调的是，当前国内医院的各个不同时期的诸多档案往往由诸多相对独立的管理部门进行内部管理，而伴随着医院长期的变迁或是机构大幅调整，医院的个别档案或多或少地会发生损毁或遗失的情况，难以确保档案的系统性和完整性，医院档案管理的现状难以适应当前构建现代化医院的要求，而且严重制约和阻碍了档案资料的开发利用工作。只有实现对各类档案的系统化管理，才能有效地确保其完整性。一方面，依据权变管理内涵的系统理念，医院可以把综合档案室设置成为独立的特殊职能部门，集中管理医院全部的档案，并配置高水平的专业人员对医院全部档案进行系统化的日常管理。这样既能够确保档案的系统化和完整性，也能够有效地提升医院档案管理的综合水平。另一方面，医院应当强化档案的信息化建设，适应国家档案事业信息化发展的最新要求，通过构建高速的档案网络和档案信息资源存储中心，加快推动医院档案资源的無纸化和数字化管理、信息服务的网络化和信息管理的标准化进程，促进医院档案事业的可持续健康发展。

5 结束语

本文分别在档案管理职能、档案管理功能、档案管理功效等三个方面进行现状反思。最后认为对策应从：增大人员信息化管理能力培训、重视档案管理部门的职能地位、构建激励机制并优化职能结构、完善评价机制和线上沟通机制等四个方面来构建。

参考文献

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