关于学校档案管理创新及档案管理数字化问题的分析

刘国芝

摘 要：创新是历史进步的主要动力，也是时代发展的重要源泉，在传统学校档案管理工作中，笔者发现其中存在诸如归档程序繁琐，资料保存限制等缺陷。在科技高速发展的今天，在信息化、数字化等给我们的生活带来巨大改变的同时，也为我们学校档案管理工作提出了新的挑战，本文旨在分析学校档案管理创新及档案管理数字化等诸多问题及举措。

关键词：学校；档案管理；数字化

档案管理工作对于学校管理质量的重要性不言而喻，也是对于学校发展水平的直接显现，对于学校的教学、管理及科研等方面都有着重要的意义，因此传统的档案管理方式已不再能够胜任今天的学校管理局面，因此对于学校的档案管理部门，应当及时、积极的改变原有的体制和工作方法，以提高学校档案管理工作的质量与效率。

1 学校档案管理上的创新

（一）档案管理理念的创新

理论是实践的先导，思想是行动的指南，想要学校档案管理创新，必须要先在理念上进行创新，要摒弃原有传统观念对于工作人员思想上的束缚，学习先进的创新理念。

传统的学校档案管理工作中，往往只是针对于文字、表格、图像等信息的管理，而疏忽了对于管理人员的管理，对于信息查阅人员的管理，这就要求档案信息的管理人员，在打破原有思想禁锢的同时，还要全面认识到档案管理创新的重要性，在做好档案信息收集、整理与归纳的同时，也要加强对于档案管理人员以及信息查阅人员的管理，力求全面。

（二）档案管理方法的创新

现如今的档案正在从人力手抄管理逐渐转变为计算机信息数字化管理，以习近平总书记提出的“互联网+”为目标，以现代化信息技术技术为手段，通过科学的管理方法[1]，让学校档案管理走进数字化的大门。

这需要每一位管理人员都不仅仅要掌握传统的档案管理方法，还要学习和掌握计算机操作以及电子数据的录入、修改、查阅、增删等管理技能，这样不仅大大的增加了档案管理的效率，同时也增强的档案的安全性。当然，这不仅仅需要档案管理人员的积极学习，还需要学校管理者的配合，共同推动档案管理工作的数字化进程。

（三）工作人员管理方式的创新

人员管理也是档案管理工作中十分重要的一环，在工作内容和方法创新之后，很多学校往往会忽略管理方式的创新，在档案管理中仍采取“一言堂”的工作模式，而在当今社会，以人为本的管理理念愈加深入人心，这种绝对权威的管理方式并不适宜，越来越多的企事业单位选择人性化管理理念取而代之，促进领导与工作人员以及工作人员之间的友好合作，大大的提升了工作效率。

2 学校档案管理数字化建设中的问题

随着学校档案管理的创新，许多学校开始搭建数字化档案管理平台，通过这种数字化的平台，不仅能够更加方便、高效的传输、管理和查阅档案，还能够进行分析、归纳、总结，对于学校管理建设有着极大的作用。由于数字化进程刚刚开始，现在还面临着如下问题：

（一）档案管理工作人员的创新意识不足

在越来越多学校进行档案管理数字化的过程中，会有一些管理人员并没有意识到档案管理数字化的重要性，保持着原有的工作习惯和工作方法，使得数字化的档案管理平台并没有起到其应有的作用。

（二）档案管理工作人员的专业技能不足

档案管理数字化平台建设是一种新兴的技术，也是一种科技含量非常高的技术，因此有一些学校的工作人员对于这种专业技术并不擅长，缺乏相关的专业技能[2]，这也直接影响了档案管理数字化的进程。

（三）计算机网络的安全性不足

通过建立数字化的档案平台旨在实现档案信息的保存和传输，但是现如今的网络安全问题的确存在很多隐患，近年来个人档案信息泄露的事故频频发生。在这种隐患的存在之下，令很多学校不敢继续进行档案管理数字化的进程，更有不敢开放其学校内数字化档案管理平台的情况，这些都限制了目前很多学校档案管理数字化的发展。

3 加强学校档案管理创新和数字化建设中的建议

（一）提高档案管理工作人员的创新意识

这需要学校定期组織工作人员定期举办思想教育讲座，通过讲座来帮助工作人员彻底了解档案管理数字化的重要性，同时也可以组织工作人员到其他拥有比较完善的数字化档案管理平台的学校中去参观和学习，增强工作人员的创新意识。

（二）提升档案管理工作人员的专业技能

通过档案管理数字分析，档案的利用率急速上涨，这就对工作人员的素质及技能有着很高的要求，一些学校的管理人员专业技能不足，针对这一问题，笔者认为，学校应该增加对于档案管理人员的培训力度，通过培训考核、交流活动等方式，鼓励工作人员进行专业技能的学习，健全档案管理工作人员队伍，培养一批档案数字化管理技术过硬的人才，为学校今后的档案管理有着极大的作用。

（三）增强网络安全意识

在现如今的网络安全的严峻形势面前，每一位档案管理的工作人员都应该增强自身的网络安全意识，并严格遵守《中华人民共和国网络安全法》[3]，不给犯罪分子可乘之机，将网络安全隐患降到最低。

另外，“没有规矩，不成方圆”，学校也应该建设好档案管理工作的各项制度，并要求全体工作人员严格遵守，同时也应该进行保密安全技术培训，学习针对不同用户设置不同权限，不同权限提供相应的浏览查看范围；学会建立数据备份，以防止数据的意外篡改和丢失；同时要学习如何对于中药文件和文档进行加密保存等等。通过这些安全技术的学习，也让工作人员了解到安全工作的重要性。

4 结语

综上所述，学校的档案管理工作正在一步一步的迈进数字化，由于起步较晚，档案管理工作中存在一些不足，这就需要学校积极配合档案管理工作，提高档案管理工作人员的创新意识及其专业技能，同时培养其网络安全意识，搭建数字化档案管理平台，为学校在未来的改革发展中提供更多、更有效的依据。

参考文献

[1]杨波.关于学校档案管理创新及档案管理数字化问题的探讨[J].办公室业务，2016（22）：183，189.

[2]季轩.高校档案管理创新及档案管理数字化探索[J].产业与科技论坛，2016，15（15）：209-210.

[3]刘宁.数字时代高校档案管理现代化建设的创新研究[J].档案与建设，2014（12）：28-30.