OA办公系统在医院文书档案管理中的应用

刘小华

摘 要：当前我国医改逐步深入推进，卫生医疗体制出现了翻天复地的变化，医疗卫生事业规范化和标准化不断提升。医院在应用OA办公系统以后，可以让院内全体员工利用网络进行互联，促进员工工作效率不断提升。在医院文书档案管理中也要重视引入OA办公系统，让文书档案得到有效管理，为今后的查询利用提供方便。本文将简述OA办公系统在医院文书档案管理中应用的意义，并就其中的问题提出了具体可行的策略。

关键词：OA办公系统；医院文书档案；管理

近年来科技发展越来越快，医院要重视利用各种高新技术，实现自身工作效率的不断提升，让医院文书档案管理得到进一步发展与完善。对此，将OA办公系统应用到医院文书档案管理工作中具有重要作用。可以有效简化工作流程，让档案管理人员从繁重的工作中解脱出来，能够提升医院事务效率。医院方面要切实引起重视，针对OA办公系统在文书档案管理中应用的现状，有针对性采取解决策略，让文书档案应有的价值体现出来。

1 OA办公系统在医院文书档案管理中应用的意义

OA办公系统功能较多，是一种重要的日常管理应用系统，具备便捷、安全、无纸化办公等优势，将其应用到医院文书档案管理工作中，可以有效提升工作效率。一是采集信息。OA办公系统设置了扫描设备，档案信息只需要通过扫描后就可以录入到系统内，工作效率很高。二是信息化办公。OA办公系统内全部数据均以实现了电子化存入系统，建立了庞大的数据库，能够多用户、多设备同时检索，让数据得到了共享。三是信息化工作流程。OA办公系统可以发挥出管理流程建设的作用，在医院文书档案管理工作中应用以后，可以实现医院工作流程的信息化，避免出现人为干扰的情况[1]。OA办公系统是医院文书档案管理的一种有效手段，能够防止资源发生浪费的情况，有效提升工作效率，实现各部门的有效协作与沟通，减少管理成本。此外还能够让医院文书档案管理更加规范化、科学化和制度化，并通过对医院文书档案的数字化转化，实现了信息的共享，为今后的利用创造良好的条件。

2 OA办公系统在医院文书档案管理中应用的问题

（一）对OA办公系统重要性认识不到位

OA办公系统是一种日常管理系统，能够把全部电子文档统一归纳到该平台内，为档案的利用提供便利，并促进了工作效率的提升。因为大部分医院受到传统理念的影响 ，错误认为只有纸质文件才具备较高的保存价值与法律意义。对此，医院在应用OA办公系统的时候，还不能完全从纸质文件上摆脱出来，尤其是一些医院仍然以纸质文件为主。这样在医院文书档案收集、归纳等工作上，不能将OA办公系统的作用体现出来，导致文书档案经常发生收集、整理不及时的问题，并出现了丢失、破损的情况。

（二）网络平台建设不完善

在OA办公系统内主要利用网络传输各种电子文件，需要建立完善的网络平台，确保签批、发布与阅读等工作顺利进行。不过当前大多数医院都忽视了网络系统平台的建设，也缺乏足够的资金，造成网络平台难以稳定运行，一些珍贵文件在传输过程中经常发生丢失、签批失败等现象，不利于发挥出OA办公系统在医院文书档案管理工作中的作用。

（三）OA办公系统电子归档不及时

现阶段很多医院都加大了对OA办公系统的应用力度，不过没有建立起与之相应的电子归档制度，电子归档工作也没有做到位[2]。一些文件归档仍然以纸质文件归档保存方式为主，这样容易出现受潮、受损及丢失等问题，为医院文书档案管理带来不良的影响，不能保证档案资料的安全。

（四）档案管理人员综合素质不高

在医院文书档案管理工作中，为充分发挥出OA办公系统的作用，需要安排专业的网络技术人员。不过从当前很多医院实际情况来看，开发与维护工作一般由外包团队负责。对外包软件公司而言，其提供的网络工程师懂技术，专业水平较高，但是未掌握相应的医疗知识，不能保证医院文书档案管理的顺利进行。同时一些负责OA办公系统的档案管理人员大多为其他岗位转岗而来，缺乏足够的专业档案管理知识，不懂得计算机操作技能，无法有效提升OA办公系统的使用效率。

3 OA办公系统在医院文书档案管理中应用的策略

（一）充分认识到OA办公系统的重要性

当前国家非常重视档案电子信息化管理工作，并制定并实施了很多管理方法。对于医院文书档案管理工作而言，也要严格执行国家的相关规定与要求，加快文书档案管理信息化建设。医院要在引入OA办公系统以后，需要做好宣传工作，让各工作人员尽快转变思想观念，充分认识到其重要性，能够主动规范工作行为[3]。通过正确使用OA办公系统，做好电子归档工作，将OA办公系统在医院文书档案管理中的作用真正体现出来，促进管理工作效率不断提升。

（二）增加资金投入，支持网络平台建设

要想提升医院信息化水平，必须要有完整的软硬件配套设施。在开展医院文书档案管理工作的时候，为将OA办公系统安全、高效等作用发挥出来，需要医院不断增加资金投入力度，尽快建立起完整的网络平台。要将OA办公系统的共享作用发挥出来，通过网络进行传输，保证网络平台的可靠性与稳定性，这样在信息提交、信息存储、检索系统及资源共享上，将OA办公系统高效的作用发挥出来，让档案管理部门与其他部门加强沟通与协作。

（三）进一步健全电子归档制度

醫院要高度重视电子归档工作，妥善解决起重工存在的问题，结合文书档案管理工作实际情况，建立起科学合理、行之有效的电子归档制度。制度要将电子归档的存储设备、操作流程、归档管理负责人等包含在内，确保在发生问题与错误以后，能够将相关责任人确定下来。要从细节之处入手，将电子归档制度落到实处，这样才能有效让医院文书档案更加安全、完整和真实，为医院各项医疗活动的开展提供更加优质的服务。

（四）提升工作人员的素质与能力

医院要想保证OA办公系统开发与维护效果，需要安排专职人员负责这项工作。对于网络工程师来说，医院要为其提供医疗相关理论与知识的培训机会，确保其在运用OA办公系统的时候，开发与维护工作更加符合医院实际情况[4]。同时医院要安排专职人员负责管理OA办公系统，需要其掌握足够的网络知识，并懂得档案管理方法。档案管理人员不仅要掌握丰富的档案管理知识与技能，还要懂得正确的计算机网络操作方法，学习基本的医疗知识。医院在安排专职人员之后，还要加强对他们的OA办公系统业务培训工作，通过及时更新相关知识与技能，不断提升系统开发维护能力，保证文书档案得到高效管理。

4 结语

总之，文书档案管理是医院管理工作中的重要内容，需要不断提升电子化和信息化水平。在医院文书档案管理中要充分发挥出OA办公系统的作用，让文书档案管理工作的安全性、及时性与有效性得到提升。对此，医院要引起足够的重视，不断完善各项软硬件设施，加大对管理人员的培训力度，为OA办公系统的高效运用奠定良好的基础。这样才能促进医院文书档案管理工作效率不断提升，为医院的发展服务。

参考文献

[1]谢玥，赵永俊.OA系统在医院档案管理应用中存在的问题与对策分析[J].卫生软科学，2016，（11）：30-32.

[2]吴昊.医院文书档案管理的办公自动化应用探讨[J].办公室业务，2016，（21）：134.

[3]程志伟.浅谈OA办公自动化系统在医院信息化管理中的应用[J].电子测试，2014，（22）：58-60.

[4]周苑琳.关于医院档案信息化建设的几点思考[J].办公室业务，2014，（01）：159-161.