怎样做好高校电子文档的管理工作的几点思考

周志华

摘 要：随着信息网络时代的到来，各行各业的档案管理工作都逐渐步入电子化轨道。对高校档案管理工作而言，电子文档包含如文书档案、教学、组织等电子文件以及如学术会议、重要活动、重要领导人来访等相关数码相片。多而繁杂的电子文档对档案部门在接收、整理、保管、利用等方面都提出了更高标准。本文首先论述高校电子文档的特殊性，然后分析高校电子文档管理工作的不足，最后着重探讨高校电子文档管理的有效策略。

关键词：电子文档；特殊性；管理策略

高校在招生、科研、教学、管理等过程中实施自动化办公，由此形成的具备保存和利用价值的电子文件信息都属于电子文档的归档材料[1]。创建高校电子文档，一方面是为了迎合信息网络时代的发展需求，另一方面也是对高校建设和发展的真实、完整记录，对高校校园实现信息化建设有重要促进作用。因此，研究如何提高高校电子文档管理工作的质量和效率，为高校的建设和发展提供动力，极具重要作用和现实意义。

1 高校电子文档特殊性

1.系统性。高校电子文档包含很多数据，这些数据又来源于如教学、人事、科研、校园电子公务等多个业务子系统，种类繁多、数量庞大、业务复杂，这就决定了高校电子文档管理的系统性。同时，每个业务子系统里的各个环节又是相互影响和作用的，任何一个环节偏离了管理体制系统性都可能对整个业务系统的工作造成影响。可见，要确保电子文档的规范性，就必须将系统化的管理贯穿整个业务流程，实现文档收集、登记、整理、立卷等所有环节的一体化。

2.共享性。高校档案是对其建设与发展的真实记录，对各个院校各个专业的教育理念、方式、体制、内容、标准、周期等都有决定性作用。某一院校某个专业的教材、教学大纲和计划除了可以连续多年运用在同一院校相同专业的几届同年级教学活动中以外，在其他院校相同专业的同年级教学中也可以适当参考借鉴或是直接使用。并且，高校教育的最终目的就是为国家、为社会培养人才以及研究创新科研成果，电子文档记录的内容必然会被社会公众熟知和利用，尤其是各类科研课题以及最新科研成果，都会经由电子网络传播出去，帮助学生们就业或创业。这些无一不体现出高校电子文档的共享性。

2 高校电子文档管理工作的不足

在信息网络时代，高校电子文档的管理工作势在必行，加之，高校电子文档自身的特殊性，这就更加凸显了高校电子文档管理思考的重要性。但就当前高校电子文档的管理工作而言，仍然存在很多不足。具体表现为以下几方面：1.管理意识薄弱。未能充分认识到电子文档管理的重要性，仍然受陈旧思想束缚，认为纸质文档才是档案管理工作的重点，或是潜意识对新知识和技术存在排斥与抵触，墨守成规，不愿学习和尝试。2.管理制度不够完善。未能全面、深入分析电子文档管理工作需求，导致制度与实际工作情况不符，或是制度过于形式化，未能严格落到实处。3.安全与保密存在欠缺。电子文档虽然更加方便快捷，但其安全性和保密性要求较高，当前高校电子文档管理中在这两方面仍然欠缺。4.缺乏监督反馈机制，不能及时接收电子文档的管理情况，不能及时查漏补缺，等到问题出现后才采取措施，直接影响电子文档管理工作的质量和效率，也间接浪费了人力、财力和物力。

3 高校电子文档管理工作的策略

（一）强化管理意识，落实工作领导

国家教委在6号令里的《普通高等学校档案管理办法》第三条有明确提出：高校档案管理工作对办好学校有重要促进作用，各高校必须将档案管理工作纳入学校整体发展规划，强化对档案管理工作的领导[2]。电子文档作为档案管理中不可或缺的重要构成部分，高校更应重视。一方面高校应积极树立较强的电子文档管理意识，充分认识到电子文档的重要作用及管理意义，另一方面高校领导必须带头重视电子文档管理工作，在人员、经费、设施和领导上给予大力支持，并积极组织相关人員对电子文档管理过程中存在的问题进行深入研究，寻找有效的解决办法。此外，高校领导还应将权力下放，做合理分配，赋予各级人员相应权力，共同做好电子文档管理的领导工作。

（二）完善管理制度，提供工作保障

高校在完善电子文档管理制度时应注意以下几点：1.管理制度必须紧密结合高校实际情况。每所高校的建设和发展都有其自身的特殊性，形成的电子文档也有各自的特点，高校在完善电子文档管理制度时必须紧密结合这些特殊性和特点，这样才能为档案管理工作提供保障。2.管理制度必须切实可行。即电子文档管理制度必须能够切实运用到实际管理工作中，并且以简单方便、可操作性强为目标，这样管理制度才不会流于形式，才能真正发挥作用。3.管理制度应具备双向约束性。即档案管理制度应同时约束领导者和普通职工，确保领导者的权威和普通职工的合法权益都能得到体现，同时又能约束他们自觉遵守管理制度。4.管理制度改进必须严格执行，只有在实践中才能检验出制度是否完善、是否仍需要改进。

（三）注重管理工作的安全和保密性

一般而言，通过电子技术处理后电子文档都被保存在硬盘、磁盘、光盘等设备中，换言之，电子文档就是数字信息的集合体，虽说便于使用者查询、使用和传递，但同时也容易复制和更改，故必须注重安全防护和保密工作。具体而言，在电子文档的生成、保存、传递、使用等环节都必须落实保密工作和审查力度，防止保密信息被泄露或公开；同时通过安装防火墙、定期杀毒、设置登录密码等方式强化电子文档的安全性[3]。如学籍档案的电子化管理，将学生个人档案公布到网络虽说便于学校管理和查询，但同时也增加了学生信息的泄露风险，这就需要对学生信息的安全和保密做如下措施：严格审查信息或是设置信息查询权限和密码；对输入、输出及使用三方面加强安全防护；通过权限控制、安装防火墙、安全代理等方式避免数据泄密或丢失等；还应将学籍档案内容定期复制到硬盘、磁盘与光盘中进行备份，实现同一电子文档采用多类介质保存，便于电子文档内容缺损或者丢失后能够及时得到补救。

（四）创建电子文档监督反馈机制

高校应结合电子文档管理工作的实际情况和发展需求，创建切实可行的监督反馈机制，及时接收管理工作中的问题和不足，以便采取有效防范措施，避免对电子文档管理工作造成不利影响。具体而言可从以下方面着手：1.设置电子文档信息监督反馈机构或部门，指定校级或是院系级档案信息管理监督人员，定期核对检查电子文档。2.创建电子文档信息反馈链，一旦发现问题应及时反馈给院系有关部门或人员，拓展电子文档的管理范围。3.明确监督反馈人员的职责权限和责任追究制度，促使每位人员严格开展工作，不滥用职权，不相互推诿责任。4.注重人员素质及能力的培养和提升。电子文档管理工作最终也需要人员去操作，因此高校必须注重对相关人员能力和素质的考核与培养，提高他们的职业素养和技能。如组织相关人员定期参加培训、提供实践机会、提供交流平台、月度或季度考核等。

4 结语

综上所述，在信息网络时代，电子文档的出现是必然发展趋势。高校电子文档涵盖内容多且繁杂，具备系统性和共享性的特点，因此在开展管理工作的过程中应紧密结合这些特点。本文对高校电子文档的特殊性做了简单论述，并就当前管理工作现状提出了一些不足和配套的解决措施。但在实际开展档案管理工作的时候，必须正视存在的问题和不足，善于发现新问题，并结合具体情况和实际需求做适当调整和改进，或是探索新的管理策略，这样才能有效确保电子文档管理工作的质量和效率，才能为高校的建设和发展提供有力支撑。

参考文献

[1]柴艳艳.高职院校电子档案管理工作发展[J].环球市场信息导报，2015（47）：79-79

[2]李红梅.当前高校电子档案管理工作存在的问题及对策分析[J].科技经济市场，2015（08）：105-105

[3]陈莉萍.浅谈高校电子档案管理工作的对策[J].办公室业务，2016（23）：107-107