面向档案信息资源用户的开发方式浅述

尹铎

档案信息资源与其它资源相比，其类型比较丰富，因而，与之相对应的开发行为与模式也应多种多样。在此我们不多考虑各种档案信息资源的差异只是从开发方式和类型出发，总结档案信息资源开发的模式及一些具体的方法，换言之，也就是我们到底可以采用哪些典型的开发行为、思想和理念，以提取、放大和发挥档案信息资源的价值。

在历来的研究中，曾有学者对开发的行为模式进行过划分，都是从时间顺序或技术发展的角度加以阐述，如传统化模式、经济化模式、信息化模式等。本文根据档案信息资源开发的实际情况，以档案信息资源开发的对象为基础，把档案信息资源开发模式划分为两大类：面向档案信息用户的开发与面向档案信息本体的开发。

以用户的职业、专业和承担的任务为分类标准，将档案信息资源用户分为科研人员、工程技术人员、管理人员、专门职业者和普通居民五类。

1 档案信息资源用户概述

1、科研人员

科学研究人员，主要是指在科研机构或高等院校从事科学研究的工作者。

2、工程技术人员

工程技术人员，是数量庞大、档案信息需求最为复杂的一类档案信息用户。

3、管理人员

管理人员指的是各级领导机关负责制定政策的领导人员，大多指的是在科研机构、高等院校、厂矿企业、设计单位及有关部门从事业务领导的各类管理人员、设计人员等。

4、专门职业者

举例来说，作为一种专门职业者的医务人员，即是一类特殊的档案信息用户。

5、普通居民

普通居民，也叫一般用户，是指除以上四种分类以外的所有档案信息资源用户。

2 面向档案信息资源用户的开发方法

通过以上对各类用户特点及他们对档案信息资源需求特征的阐述来看，面向档案信息用户的开发所能采取的一些方法，总的说来其开发的核心就是服务，所有的具体方法主要就是围绕档案信息资源拥有机构与档案信息资源需求机构和人员之间如何更好地进行交互性行为，如何更好地提高档案信息资源拥有机构的服务水平和供给与需求双方的交流效率。

1、档案信息资源被动性开发

所谓的档案信息资源被动性开发，并不是消极懈怠，也不是传统意义上的“推一下，走一步”，更不是见着矛盾和问题就绕开。它是一种根据档案用户所提出的要求，主动的而且全面的去满足档案用户需求的模式。这是以往以及目前我们档案部门提供利用服务的主要方式，其具体方法主要包括以下两种：

（1）档案阅览

档案阅览是指档案馆、档案室在特定的场所，开辟阅览室，向有关档案用户提供档案信息的一种方式。它是目前我国档案收藏部门为档案用户提供档案信息的一种主要方式。

（2）档案外借

档案外借是指利用者为了某种需要将部分馆藏档案原件或副本暂时借出使用，包括介入外借、体名义外借、馆（室）间互借、预约外借和流动外借。但是这种服务方式是有限制的，按照有关规定，档案馆的档案一般是不借出馆外的，尤其是那些珍贵的或易损的文件、古老文件，以及特殊载体的档案文件。档案的外借一般是指档案室的业务活动，例如将档案原件借给本单位的领导和有关业务部门，档案室还可以采取送档上门的主动服务方式。由于档案的特殊性，档案外借服务首先应建立完善的外借制度政策，做好登记和记录工作，监督和分析档案的外借工作，同时档案部门外借的催还制度必须完善。除此之外，提供档案复制、开具档案证明等方法，亦属于档案信息资源被动型开发。

“和谐”成为当今社会发展的主流，如何建立一个和谐的利用关系和利用环境，成为我们档案人所必须思考的问题，对于此种开发模式尤为重要。笔者认为主要从以下两个方面去建立档案利用中的“和谐”：第一，改变传统观念，提高档案工作人员的服务意识。档案工作人员应该摒弃以往官老爷的作风，以微笑的面孔、温和的态度和理解的心态，让人们彻底改变“门难进，脸难看”的观念。第二，实现人性化的服务，增强档案部门的社会亲和力。如：提供人性化服务的硬件条件、适当降低费用、简化服务手续、建立用户反馈机制等等。

（3）档案证明

制发档案证明，是档案收藏部门开展档案提供利用服务方式之一。它是指档案收藏机构根据有关档案用户的询问和申请，为核查某种实事在馆（室）藏档案中记载情况（有无记载和如何记载）而摘抄编写的一种书面证明材料。

（4）档案咨询

档案咨询，是指档案收藏部门答复用户询问，指导其利用档案信息资源的一种方式。档案咨询中心的主要业务就是根据档案用户的要求，开展定题咨询和跟踪咨询。

定题咨询就是根据档案用户的利用需求在了解其利用档案信息的专题范围的基础上，有计划地为档案用户收集相关题目的档案文献情报，编辑档案参考资料，主动协助档案用户实现其利用需求。跟踪咨询就是要求档案馆（室）在初步满足档案用户利用需求之后，继续为用户搜集相关的档案信息线索，主动为之提供新的档案信息。

（5）档案寄存服务中心

档案寄存服务中心是指由国家综合档案馆设立的，为各类企业、社会团体以及个人提供档案寄存有偿服务的机构。档案寄存服务中心一般隶属于某一档案局（馆）领导，大多内设于档案馆内。档案寄存服务中心保管的对象主要就是非政府部门所形成的档案。一是国有企业档案。二是非公有制企业档案。三是社会团体和个人档案。

2、档案信息资源主动性开发

档案信息资源主动性开发指档案信息资源的所有者通过编辑、加工、研究、宣传等手段，使档案中的信息以更适合于利用者的形式，吸引檔案用户并向用户传递档案信息资源介绍档案信息或者指导用户如何利用档案信息资源。

（1）宣传报道型

①档案展览。②档案网站。③档案信息发布会。④大众传媒。

（2）网络报道型

网络报道开发，是指为了方便档案用户集中利用分散的档案信息资源，实现多个档案信息资源拥有单位或机构之间的资源共建共享和互联互通，打破部门、区域、行业的限制，实现档案信息资源一处存储，多处使用，降低档案信息资源的冗余，减少投入，增大效益，发挥档案信息资源的最大价值而进行的开发工作。

档案信息网络报道开发的重要途径就是实现档案信息资源共享，其关键环节就是档案信息共享平台的搭建。