浅谈档案管理的信息化建设

仝瑞

摘 要：伴随着信息化时代的到来，现代社会中人们的思维方式也发生了翻天覆地的变化，尤其是在工作中信息技术的应用，已经成为一种必然的趋势。档案管理工作主要是结合其基本的性质和作用加以分析，属于一项具有管理性和服务性的工作。本文将分析档案管理的信息化建设，结合档案管理信息化建设中出现的问题详细阐述，积极寻找相应的解决对策。

关键词：档案管理；信息化建设；对策

当代社会，信息技术的发展已经融入生活的方方面面，因此发挥出至关重要的作用。电视台档案管理工作涉及到的细节众多，如果仅仅依靠传统的档案管理模式，将难以满足现阶段时代的发展需要，不利于各项工作的顺利开展。在信息化时代的影响下，需要电视台的相关工作人员积极转变思想观念，掌握先进的信息技术，科学的运用信息技术规划档案管理工作，及时推进档案管理信息化的建设进程。

1 档案管理信息化建设的重要性

（一）提升档案管理工作的效率

时代的发展与进步，使得档案管理工作在信息化技术的推动下，彰显出开放性和资源共享的特点。为了更好的迎合这种需求，需要适当的建立并完善档案管理系统，结合现代化信息设备的应用，确保档案管理的工作效率稳步提升，有效地节省了档案管理工作的时间，推进了经济建设的进程。

（二）为管理决策提供有效信息

档案就是一种信息资源，对于电视台来说，只有将相关的资料如实记录，才能保证在后续的工作中充分利用。在领导班子进行决策时，要求及时分析现阶段的实际情况，同时借鉴以往的决策，及时避免重复错误的出现，为制定新的决策找寻灵感，经过之前的决策和现阶段的决策加以对比，可以制定出最优方案。档案管理信息化建设能够有效地改变传统的档案管理模式，降低了出错的概率，讓查找资料的过程更加方便，为管理决策提供可靠依据。

（三）为科研工作提供智能化服务

档案管理的信息化建设可以体现出较强的时效性，通过合理的运用网络技术和计算机手段，让档案信息化能够在快速分析的过程中满足实际的需要。信息化建设符合综合研究的实际需求，因此体现出独特的优越性，尽管需要在前期投入一定的资金和时间，但是经过不断地完善，便会产生巨大的效益，由此获得高效的产出。网络技术的应用能够实现远程服务，让信息资源实现共享。

2 档案管理信息化建设中存在的主要问题

（一）认识不足

由于档案管理信息化建设的认识程度不足，导致档案信息的管理不及时、不全面，影响了后续的正常使用，不利于现阶段社会的发展需要。档案管理信息化属于一种新型的档案管理手段，因此在管理理念和管理模式上与传统档案管理存在着明显差异。但是有部分档案管理人员并未认识到新型档案管理模式应用的重要性，另外，档案管理信息化建设需要大量的资金投入，有部分档案管理人员并未认识其必要性，严重影响了档案管理信息化建设的进程。

（二）缺乏专业的档案管理信息化人才

专业的档案管理信息化人才应该具备最基础的专业素养。结合现阶段计算机技术和网络技术发展趋势，对相关的信息化管理人员提出了更高的要求，需要档案管理人员具备管理的经验，拥有极高的素质，掌握最基础的技术能力。目前，从事档案信息管理的人员缺乏一定的管理经验，加之人员的稳定性不足，尤其是在工作岗位上不稳定，导致现阶段档案管理信息化的建设常常无法满足应有的需要。

（三）缺乏最基本的资金支持

档案信息化管理落实的过程中，由于资金的投入力度不足，导致档案管理的信息化建设停滞不前。现阶段，档案信息化管理所需要的资源和设备都需要资金的投入与支持，但是很多单位和部门缺乏建设资金的来源，只能利用其他的经费投入建设，所以发挥的作用力度较小。还有些单位拥有着足够的经费，但是在档案管理建设方面投入的力度不足，无法满足现阶段档案管理工作的实际需要，以至于在具体的采购过程中，无法储备足够的设施，影响了信息化建设的发展。

3 档案管理的信息化建设对策

（一）及时转变思想观念，坚定信息化建设意识

现阶段，档案管理工作备受关注，尤其是在信息化时代的影响下，也收获了一定的成果，特别是在管理理念和管理模式上发生了根本性的改变，促使档案管理工作逐渐向着信息化方向前进。为了更好的迎合时代的发展需要，档案管理人员应该积极的迎合信息化时代的需要，转变传统的档案管理思想，强化信息化管理意识，努力提升自身的综合素质，让档案管理的信息化建设更有保障。

（二）重视高效实用的数据库建设，设计科学的管理系统

档案管理部门应该全面认识到档案管理信息化建设的重要意义，同时采取合理的措施健全档案管理制度，进一步提升管理的整体水平。结合电视台档案管理的工作现状分析，应该从自身的实际情况出发，制定出合理完善的档案管理制度，积极的引进档案管理设备，通过合理的运用档案管理技术，实现电子文件和电子档案的一体化管理，从而构建更加完备的管理机制，建设高效实用的数据库，及时整合档案原有的数据信息，储备更加完善的档案资料。档案系统的建设至关重要，需要根据不同科室的工作内容设置不同的管理权限，建立起相应的局域网，实现档案的网络化和信息化管理。

（三）关注信息化硬件建设，推动信息化管理的实现

档案管理的信息化建设需要依靠工作人员的观念革新，同时也需要他们掌握最基础的先进技术和管理理念，保证信息化建设中所需要的设备和机械工具科学运用，奠定档案管理信息化的基础工作。伴随着信息技术的普及和发展，由此提升了工作的效率，确保档案资料的管理实现无纸化和科学化，更好的为后续工作的开展提供了技术保障。为了强化档案资料的信息化建设，需要相关的事业单位主管部门购置完备的硬件设施，严格落实信息化管理。

（四）积极培养高素质人才，启用信息化创新型人才

档案管理信息化建设对相关的工作人员提出了更高要求，需要档案管理部门积极的调整用人制度，开设在职人员的技能培训，让他们更好的满足现阶段档案管理工作的实际需要。还应该及时引进高素质创新型人才，不断地为人才队伍加以充实，倡导公平竞争，让他们和社会同行更好的交流。针对一部分高素质创新型人才，应该适当的给予鼓励和支持，解除他们的后顾之忧，深入研究高素质人才流动的基本规律，打造出优质的人才管理团队，在根本上为档案管理工作的开展打下坚实的基础。

4 结语

档案管理的信息化建设是时代发展的必然趋势，也是现阶段社会进步的象征。伴随着信息技术的发展和进步，结合社会经济的稳步提升，各行各业应该注重工作模式的转变，尤其是档案管理部门，需要注重信息化的建设，积极运用现代化信息技术，将档案管理工作逐步推进，使其与时俱进，实现真正的信息化管理，让档案管理工作可以更好的为社会服务，同时满足现阶段日益增长的需求，不断吸引更多的优秀人才，投入到信息化建设的行列，促使档案管理工作的顺利开展。信息化档案管理模式的建设符合时代的潮流趋势，迎合了大众对于档案管理人员的高标准、严要求。

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