事业单位档案管理中存在的问题及解决对策

贺涛

摘 要：事业单位主要肩负着从事公益性社会活动的职能。随着社会事物的不断快速发展，事业单位档案管理工作任务量不断加大，档案管理日益处在更重要的位置。加强事业单位档案管理工作列是保障各项工作有序开展的重要条件。本文主要探讨事业单位档案管理存在的问题及对策。

关键词：事业单位；档案管理；问题及对策

档案管理是事业单位的重要工作内容之一，档案不仅是日常工作中数据资料的积累，而且还是今后工作的重要依据。做好档案管理工作需要有极大的耐心，而且还要有相当丰富的专业知识。目前事业单位档案管理工作还存在着一些问题，还需要根据实际情况不断提高事业单位档案管理水平。

1 事业单位档案管理存在的问题

1.1 对档案管理工作重视程度不足

当前事业单位的档案管理工作还没有被放置在突出位置上，普遍存在档案管理效率低等下实际问题，归结起来这些问题主要是由于事业单位对档案管理工作重视不足而引发的。事业单位的领导主要经历用在抓业务和项目上，对档案的作用和价值认识不足，认为档案只是简单的记录和存储，因此限制了档案管理工作发展。事业单位还普遍存在档案管理工作的重点是不泄密、不丢失即可的观点，对待档案管理常常存在消极态度，难以高质量的开展档案管理工作。同时，事业单位作为连接政府和人民群众的纽带，往来文件档案频繁，由于没有对档案形成正确认知，导致档案管理混乱、管理重点不突出，大量人力物力被浪费等问题。

1.2 档案管理工作人员能力有待提高

主要从事档案管理工作人员的素质能力直接决定了事业单位档案管理工作的效率和质量。但是，事业单位档案管理工作人员的能力水平普遍不足。部分单位的档案管理工作人员主要由其它岗位调转而来，自身的专业知识和能力水平較为有限，缺乏专业的档案管理人员制约了事业单位档案管理工作效率。还有部分档案管理人员对档案管理工作的认识不足，缺乏必要的档案管理专业知识培训，没有具备从事档案管理工作的基本素质。

1.3 事业单位档案管理不符合相关规定

各级政府的档案局对事业单位档案管理有直接的规定，制订并出台了较为完善的档案管理制度。对档案资源的收集、源头控制、档案整理、保管、录入、扫描都有行业相关标准。一些事业单位的档案管理显然没有达到要求。首先，在档案资料的制作方面随意性较大，没有严格按照档案分类要求、排序原则对档案资料进行修整和有效的装订。其次，事业单位的档案资料容易损坏、丢失、而且不具备必要的查阅使用性，严重制约了档案材料作用的发挥。这些问题主要是由于事业单位执行相关规定和标准较差造成的。加强事业单位档案管理水平，还要从完善相关管理制度，加强档案管理执行标准，提高档案管理效率入手。

1.4 事业单位档案管理有较大随意性

事业单位档案管理的随意性较大，不注重对档案管理给予必要的经费投入，严重制约了档案管理的质量。首先，一些事业单位的纸制档案还存在着受潮、丢失、被蛀蚀等档案受损问题，纸制档案保管的效果较差。其次，有些事业单位的档案室设施设备不足，纸制档案放置环境较差，不具备必要的放置档案的卷柜等。第三，事业单位档案管理的安全性不高，不仅无关人员随意进入档案室，而且档案无序堆放，缺乏必要的档案保密手段。第四，不注重档案的保密工作，随意翻阅涂改档案的现象还存在，尤其是在非涉密的事业单位，档案的保密性与安全性更差。提高事业单位档案管理工作的规范性，应当从杜绝档案管理的随意性问题入手。

1.5 事业单位档案信息化水平较低

信息化是档案管理的主流发展趋势，受到经费和人员素质的限制，事业单位档案管理信息化水平较低。首先，我国大部分事业单位的档案信息化软件系统还处在初步设计和建设阶段，现有档案数据库数量和质量普遍不高。其次，事业单位档案数字化的开放率低，不能有效形成信息数据的传递作用，无法供更多单位或个人使用事业单位的档案信息。第三，事业单位档案信息化的水平较差，软硬件设备存在发展瓶颈，数据信息的检索效率、传递效率、数据安全性都存在较大问题。第四，事业单位人工检索档案仍是常态，现有信息化手段融入事业过程仍慢长。

2 加强事业单位档案管理的对策

2.1 全面提高事业单位档案管理效率

提高事业单位档案管理工作水平和效率，应当采用有针对性的实际措施和办法，针对事业单位档案管理的现有水平可以采用科学而实用的管理办法用以提高档案管理效率。首先，积极争取档案局技术和财政资金的大力支持，建立必要而单独的档案管理部门，施行专业化的档案管理，配齐配足必要的档案管理设施设备。其次，对档案资料施行集中管理，避免分散档案管理的不足，加快实现档案管理的系统性和完整性，实现档案信息的高效率目标，使得事业单位档案信息更加稳固充实。第三，积极采用现代科学技术手段，加强事业单位档案管理的信息化建设，推进事业单位档案管理工作发展建设，实现档案管理的高开发利用率。

2.2 不断提升档案管理的信息化水平

档案管理信息化是档案管理的主流发展趋势，为了适应大数据时代对事业单位档案管理提出的要求，事业单位应当主动适应信息化发展的要求，做好档案管理的信息化工作。首先，结合事业单位的实际情况，制订档案管理信息化发展规划，有计划、有步骤的逐步实现事业单位档案管理的信息化。其次，引导事业单位档案管理工作人员掌握必要的信息技术，学会网络传播档案、数据信息检索，电子信息维护等基本的操作常识，为迎接信息化时代做好准备。第三，加强事业单位电子档案的建设工作，借助地方档案局的专业技术，开发出可供事业单位使用的档案管理系统，逐步从数据信息的录入、检索、传递等实际用途着眼实现信息化建设。

2.3 加强事业单位档案管理人员建设

档案管理是事业单位工作的重要组成部分，应当安排专业的人员从事事业单位档案管理工作，并且注重全面加强事业单位档案管理人员的素质。首先，定期组织事业单位档案管理人员参加地方性和行业性的档案管理培训工作，促进事业单位的档案管理人员向专业化方向发展。其次，加强档案管理人员的应急处置能力，根据实际的业务需要，为档案管理人员制订研究课题，促进档案管理人员围绕专业需要进行理论和业务研究。

3 结论

事业单位的档案资料是国家安排科教文卫事业的重要信息来源。加强事业单位档案管理，不仅可以提高事业单位自身的工作效率，而且可以为上级机关提供决策依据。为了进一步加强事业单位档案管理水平，应当针对事业单位的档案管理制度，工作人员水平，技术装备等进行全面升级，不断发挥出档案的重要作用，切实依靠完善的档案管理，加强事业单位工作效率。

参考文献

[1]程巧玲.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技创新导报，2011（20）.

[2]肖金玲.浅析如何提高档案管理人员的职业素质[J].科技创新导报，2010（25）.