数字化档案信息利用模式研究

密娜

摘 要：随着我国信息数据化与计算机网络化的不断推进，二者在现代管理中的档案信息开发应用更是具有举足轻重的作用。作为记录社会经济发展及个人档案等的档案信息，是社会经济和社会发展的重要的宝贵资源，而档案管理部门则是信息资源的管理大户，因此需要档案管理及时应用现代信息技术，促进档案管理信息化的发展。本文从档案信息数字化的优势出发，探讨了数字化档案信息的利用模式，以及在实际中的应用。

关键词：數字化；档案；信息化；利用

1 导言

计算机网络的出现和发展，给人们的生产生活带来了巨大的变化，产生了深远的影响。普及到各行各业，极大提高了人们的工作效率，减轻了工作负担。档案管理也不例外。如何在这种信息技术突飞猛进的时期下，对电子档案信息管理进行有效的资源开发和数字化管理也成了我们档案专业从业人员迫切需要解决的问题。只有将这些可能出现或者已经出现的问题进行解决，才能够跟上时代的步伐、满足客户的需求，将档案资源利用效果最大化。

2 数字化档案信息利用的优势

2.1 开放性

传统档案管理模式是建立在各级档案馆的基础之上，受到来自时空的很大限制，给使用者档案信息的搜集和利用造成了巨大的阻碍，效率和积极性受到较大程度的限制。但在网络和通讯技术不断发展的今天，各级档案管理模式有了很大程度的转变，且档案信息的使用者不再受时空的限制，可以随时对档案馆所开放档案信息进行利用。此外，信息系统的操作实现了7×24小时的在线服务，不仅使用户可以不受时间的限制，更精简了档案管理工作的团队，减轻了在职人员的工作压力，对用户和档案管理单位来说是双赢的。

2.2 灵活性

世界发展至今，档案的载体已经经历了从甲骨、泥板、竹简、丝绢以及纸质等材质的转变，当下最先进的莫过于磁盘、光盘，甚至“云空间”等载体。数字化的建设可以帮助各级档案馆实现对网络、计算机、通讯和“云技术”的整合，可以使档案馆的服务器和数据库进行交流，用户在权限内可以实现任意时间和任意终端的档案信息的利用，加快了信息档案的传播速度，扩大了信息档案的传播范围。一份数字化的档案不再是一个固定的整体，而是一个集合，可以为用户的检索、浏览、查阅提供更优质的服务。

3 档案信息化建设面临的主要问题

3.1 投入资金有限

开展档案信息化建设首先需要进行基础设施的投资和建设，这是实现档案信息化工作的首要条件，同时基础设施建设的质量及水平如何也将关系到建设的成败和高低。因此，在开始信息化建设方面需要较大的资金投入以购置必要的基础设备及设施，但是这些高配置、高稳定性的设备价格较高、成本较大，而作为社会文化事业单位的档案部门，经费来源主要是依靠政府预算，在资金方面较为有限，使得其硬件配置不高，无法实现网络信息化的标准要求，影响了档案信息化建设。

3.2 缺乏统一规划

很长时间以来，在建设档案信息化方面都是各自为政，缺乏统一管理，已建成档案信息化的业务和技术性都有着非通用性，阻碍了档案信息化共享的实现及系统的形成。目前市场上在用的档案业务管理软件基本是以单机版为主，没有网络使用功能，很难适应目前数字化和网络化的发展需求。现在的档案软件缺乏信息管理功能，档案部门目前缺乏既可以进行文件检索又可以进行档案信息管理的软件系统，而且相互之间很难进行数据交换，和目前的信息化及网络化时代的发展极其不相适应。

3.3 信息安全意识不高

档案信息化建设离不开信息技术，而信息技术不可避免地会遇到安全问题，在传统的档案信息管理工作中，很多部门及人员都缺乏相应的安全意识，简单地认为只要拥有了安全防护体系就实现了信息的安全，缺乏必要的风险防范意识。而且有些档案馆将一些业务尤其是数字化工作整体外包给相关的信息化企业，缺乏严格的管理制度，无法进行实时监控，很容易出现信息丢失和泄密等不良现象。

4 数字化档案信息利用模式探讨

4.1 积极探索数字化建设中档案服务的模式和建设工作

数字档案馆建设是一个庞大、复杂的系统工程，不仅要构建档案管理系统，还要建设相应的基础配套设施、统一的规则标准、信息资源库共享平台和安全保障体系等，这样才能奠定档案信息利用的数字化、档案信息的共享化及服务利用的网络化等功能的基础。近年来，随着档案信息数字化技术从无到有且不断地应用，各系统、单位条块分割严重，没有形成标准统一的数据库系统和信息共享机制。档案管理系统与协同办公系统（OA）、企业资源计划系统（ERP）、产品数据管理系统（PDM）等前端业务系统的集成和各单位数字档案馆之间的互联互通是今后必须解决的问题，这也在一定程度上制约了信息处理的有效性、及时性和系统性。随着档案信息数字化的不断推进，档案网站已经成为当下档案馆提升开放性和扩大服务范围的重要平台，各种便携式智能客户端的快速涌现，使之成为档案工作中更为有效、更具生命力的服务方式。各级档案馆还可以设置相应的官方微信，构建微信公众号，及移动终端适用的APP软件，并结合该技术和模式，积极提供相应的智能终端服务。

4.2 做好硬件建设

既然信息化档案管理是在计算机网络中实现的，因此做好信息化管理建设首先进行计算机、网络线路、路由器等硬件建设，使得信息档案化管理有了强大的功能载体。安全是信息化管理中非常重要的问题，而且也是容易发生的问题。为了解决信息化档案管理的安全性，其硬件建设是必须的。为此我们做好以下方面：一是配备专业的计算机，而且计算机的质量必须过关，并且注明使用年限。只有计算机质量可靠，那么档案信息管理才能安全长久。计算机出现停电、短路等现象极易导致档案信息丢失，因此在这方面计算机的质量提供了保障。二是网络线路必须畅通无阻，特别在接线口应保证接入的牢固性，以免影响网络传输效果，进而影响保存速度和储存功能。三是及时检查和维护计算机，由于电脑垃圾的存在，以及灰尘的侵入，导致计算机在运行过程中出现故障，影响管理性能，因此必须做好清理、检查、维修工作，使得计算机更加健康快速运转。

4.3 切实保障档案安全

信息化建设中由于应用网络及计算机技术，因此很容易出现网络安全问题，造成操作系统及数据库的损坏等，这就需要档案工作者要具备较高的安全和风险防范意识，加强相关安全方面的建设工作，确保档案安全、可靠。要完善档案信息在采集、分析、保存和使用等方面具体的安全管理办法，处理好档案共享与档案保密的关系，做好相关重要数据的备份工作，提高安全防范技术。

5 结束语

综上所述，档案信息化管理建设是档案管理的内在要求，也是时代发展的客观要求，断引入新兴的信息化技术手段充实到档案管理工作中来，促进档案管理工作现代化水平的提高和发展，不断用最先进的技术和管理为社会提供档案管理及相关服务，我们必须通过对档案信息资源的综合开发来提升档案整体的资源利用能力。

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