档案全过程安全管理中的风险控制研究

刘蓓

摘要：档案安全风险存在于档案形成、管理、利用与保护的各个工作层面。因此，应依据档案实体种类、规模和数量，适时地建立有效的档案安全管理机制，通过档案部门风险管理应用实践，动态地调整档案安全风险管理机制的适用性、可操作性，最大限度地降低档案安全风险，从而确保档案的绝对安全。

关键词：档案全过程；安全管理；风险控制

引言

档案作为人类政治、经济、文化及社会交往等活动的记录，具有原始性、真实性和凭证性等重要特点。档案一经产生，同时又成为人类政治、经济、文化及社会交往等活动的重要资源，这种资源是国家资源体系的重要组成部分。在所有的档案类型中 ， 记载着个人经历、德才水平、政治面貌、奖惩情况的人事档案与我们的关系最为矛盾。它既与我们如影相随 ， 相伴终身，又与我们始终疏远，不得一见。随着国家建设的快速发展，档案事业的发展也步入了“快车道”，在建設发展人事档案事业满足人民群众对档案需求的过程中，档案安全面临的风险也越来越多。如何识别档案安全存在的潜在风险，及时采取有效措施，消除安全隐患，是摆在每个档案工作者面前急需破解的难题。开展档案安全风险管理机制研究实践，是降低安全风险、确保安全运行的有效举措。

一、存在的不足

（一）档案人员因素

档案管理者 ， 是档案的直接接触者 ， 对档案安全的影响也至关重要。档案人员的素质水平、安全意识、保密意识直接影响档案安全。安全意识的产生和发展必然能动地指导人们安全的生产、生活和社会活动 ， 支配人们在各活动领域中的安全行为。人们实践活动经验和自身素质都存在差异 ， 必然导致人们对安全的认识程度不同 ， 安全意识就会出现差别。档案人员安全意识的高低将直接影响档案安全的效果。如果档案人员具备较高的档案安全意识 ， 在档案活动中 ，就会积极主动地对各种不安全因素和环境进行改善和改进 ， 反之 ， 则会对档案活动中的各种危害认识不足或觉察不出 ， 出现各种危害时 ， 反应迟钝 ， 手足无措。如果档案人员缺少安全管理的意识 ， 也没有接受过正规的安全培训 ， 那么档案的安全就无从谈起。

（二）自然因素

影响档案安全的自然因素主要指各种水灾、火灾、台风、地震等自然灾害 ， 是档案管理的大环境 ，是人们难以控制和改变的外在自然因素 ， 直接威胁到档案的安全。我国是一个自然灾害频发的国家 ， 每年都会有一些地区遭受洪涝、干旱、台风、泥石流等灾害的侵袭 ， 地震灾害也时有发生 ， 给人们的生命财产安全带来严重威胁。这些灾害发生时 ， 一些档案室也难幸免于难。档案室一旦遭受灾害 ， 所带来的就不仅仅是经济损失 ， 更是对档案的严重破坏 ， 对档案的安全造成极大威胁 ， 给档案的抢救修复工作带来了新的困难。自然环境对档案安全的破坏是一种非常强大而又恒久存在的威胁。

（三）档案人员因素

档案管理者 ， 是档案的直接接触者 ， 对档案安全的影响也至关重要。档案人员的素质水平、安全意识、保密意识直接影响档案安全。安全意识的产生和发展必然能动地指导人们安全的生产、生活和社会活动 ， 支配人们在各活动领域中的安全行为。人们实践活动经验和自身素质都存在差异 ， 必然导致人们对安全的认识程度不同 ， 安全意识就会出现差别。档案人员安全意识的高低将直接影响档案安全的效果。如果档案人员具备较高的档案安全意识 ， 在档案活动中 ，就会积极主动地对各种不安全因素和环境进行改善和改进 ， 反之 ， 则会对档案活动中的各种危害认识不足或觉察不出 ， 出现各种危害时 ， 反应迟钝 ， 手足无措。如果档案人员缺少安全管理的意识 ， 也没有接受过正规的安全培训 ， 那么档案的安全就无从谈起。

二、应采取的措施

（一）落实档案风险管控体系

统一思想认识，加强工作组织落实档案风险管控体系建设是一项综合性的系统工程，绝非一朝一夕之功，也绝非哪一个部室的事情，需要企业上下统一思想认识，上下一心，通力合作，才能取得成效。为此，企业应成立由档案主管领导牵头、相关部室负责人为成员的工作推进小组，以更高的视野、更广阔的思路、更务实的举措，全面部署、统一协调，加强各部室间的横纵向沟通协调，确保全员参与，努力推动各项措施落实。

（二）整理档案时的安全保护

编列有序、目录清楚、填写标准、装订规整、格局一致。档案的目录、内容、填写要求等，合乎标准，利于长久期安全存放。其次档案收拾归档时，应当依照档案安全需求逐卷逐件实施，谨慎处理档案原件。然后增强档案整理中的维护，清除破坏性的文件装订物、添加物等；对有需要的档案实施舒展平坦、外表去污和修裱等维护处理；规范档案装入盒的操作；单独对有可能存在的危害的档案立卷。四是防范人为灾祸、突发事件，以及不正确操作导致档案的丢失、损坏或损毁。档案文件在整理结束后，应当及时归档。

（三）实行技术与管理全面推进机制

档案风险管理活动存在重技术、轻管理的现象主要有两个方面的原因。首先，档案风险管理是以确保档案的安全为目标的活动，与档案保护研究有密不可分的联系性，而长期以来对档案保护的研究十分重视技术成果的开发，往往忽略管理因素。档案风险管理在保护技术研究的影响下继承了这一传统，偏向技术研究。其次，档案风险管理的思想与应用是在电子文件大量产生的背景下而越发显示其优越性，电子文件与计算机、网络、通讯等技术有密切联系，决定了风险管理活动对技术的大量投入与重视。风险管理不仅仅是技术问题，非技术因素也应当得到重视。如管理机构、业务机构、科研机构、教育机构、法律法规建设、物质条件与经费投入等影响人事档案安全的内部因素，以及政治体制、经济实力和社会意识等社会环境因素和人为因素等因素。

结语

综上所述，影响档案管理安全的危险因素将持续的增长，安全管理环境会变得越来越复杂多变。档案管理人员一定树立坚实的科学风险意识，防患于未然，持续增强档案危险管理，建立档案危险管控系统，在发展理念上用于创新、创新发展措施推动档案事业不断完善，健康的发展！

参考文献

[1]谭燕萍.档案安全风险评估动力源探析[J].兰台世界，2015（32）：86-88.

[2]谭燕萍.档案安全风险评估制度设计[J].档案，2012（4）：44-47.