信息时代电子档案管理之我见

周岚

摘要：随着我国进入信息化的时代，电子档案在社会不同领域都有了一定的发展和应用，逐渐取代了纸质档案，成为了档案资料的最大载体。档案管理工作面临着从以往的纸质档案向电子档案过度的考验，而这种考验不仅仅是档案资料载体的改变，也是档案管理工作方式方法以及对档案管理工作的重新认识与定位。电子计算机技术在档案管理中的广泛运用，档案管理数字化、信息化都是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。因此必须高度重视电子档案的管理和运用，推动电子档案管理顺利发展。

关键词：信息时代；电子档案；管理

随着改革的深入发展，档案数量的日渐增多，给提供利用、保管带来很大的困难，也影响了档案管理的质量，档案管理面临着许多亟待解决的问题。只有实现现代化档案管理，才能更好地解决新形势下出现的问题。现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。因此要不断加强学习，掌握管理新的技能。

一、档案管理信息电子化概述

档案管理信息的电子化，主要涵盖了电子表格、电子邮件、电子文档等。是利用计算机进行文件的检索和不同级别的处理，从而使档案转化成计算机软件的形式供人们使用的过程。电子文档需要借助现代化办公设备才能阅读使用；电子文档可以直接在计算机等现代办公设备中进行快速处理、传送。电子文档对存在空间的要求相对纸质文档来说要小的很多，但对保存环境的湿度、磁性等条件有较高要求。同时，电子文档的共享不再受时间和距离的限制。

二、电子档案管理的优势

（一）降低档案管理人员的工作强度

在纸质档案年代，档案管理人员的工作强度是较高的。存储时，要先将纸质档案进行归类，然后再根据不同的类型进行存储。在查找档案时，必须根据其自己所编制的索引进行仔细查找，耗时较长而且在归档时也需要再次查阅索引进行归档。为防止档案泛黄、虫蛀、腐烂等情况发生，还要定期对档案进行晾晒和通风。电子档案则减少了这样的麻烦，档案管理部门只需要给每份文件编制一个唯一的分类号、档案号以及相对应的文件，在用户利用时只要给出文件分类号或是主题号就可以准确地查找，这样就能够使档案管理人员从高强度的劳动中解脱出来，减轻工作压力、负担。

（二）提高档案资源的时效性以及完整性

在知识经济时代的当下，现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的，便于检索利用。传统的纸质档案对内容有着严重的限制，只能是静止的文字或者是照片而无法将音频、视频记录下来，资源的完整性受到了较大的限制。电子档案则没有这样的桎梏其能将视频与音频等动态资料一同记录下来作为档案资料进行保管，在资源的完整性方面有着较大的优势。

（三）电子档案的质量、归档速度与工作效益得到提高

计算机网络技术的应用，使公文处理和文件归档有机地结合起来，使文档一体化成为现实，实现了计算机网络技术对档案工作的效益和质量的倍增。电子档案可以正确、高速地检索，可以借助网络传输技术充分实现资源共享，可以产生图文、声像并茂的效果。电子档案有着极高的流转性，因此其有着较高的归档速度，各部门可以通过网络传输来进行档案资料的归档工作，从而提高了归档工作的效率。

三、电子档案管理工作的几点建议

1.建立健全电子档案管理模式

管理观念的创新是档案管理的灵魂，是时代的要求，只有管理观念创新，才能有管理创新和服务的创新。要建立健全档案管理模式，就应保证档案安全，高效，完整。这就要求我们档案管理者要与时俱进，树立新的科学发展观和工作态度，正确的掌握和应用现代科学的理论、技术，方法、在新的领域中探讨、创新，让传统的人工管理方法与现在的科学信息方法相结合，改变过去的管理手段和管理水平的落后，运用当今的信息技术，真实的记载档案所记载的原始性、技术性、真实性。运用现代信息技术来解决档案管理的原始资料的长期保存和稳定。科学规范的档案管理可以不断地提升一个单位的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。

2.提高档案管理人员的专业素质

档案管理工作的实质要求档案管理人员必须对各类档案管理的理论和管理方法了然于胸。与此同时，能够实现档案专业与其他相关专业的渗透和融合，这些相关专业知识包括自然与人文知识，现代网络计算机知识等等档案管理必需的理论知识。相关管理人员必须在完成本职工作的前提下，继续系统地学习相关的新档案知识。特别是当前计算机网络技术的应用，注重计算机技术和其他相关的网络信息化技术的学习是全面提高档案管理的关键之一，因此特别注重岗位的培训和技能的实训。在可行的前提下可以通过新技术的专题培训和定期的学习进修，在实践中逐步形成合理的档案收集、整合与利用的能力培训体系。

3.更新档案管理人员的工作创新观念

传统管理的档案的收集、分类、整理及保管，已不符合当今社会对信息化的需求，这就要求我们档案工作者，要具有吸纳新知识，引进先进的科学理论观念，具有现代的网络信息技术，还要遵守档案信息化的管理法制，档案服务手段的创新。档案人员要牢固树立依靠科学管理和科技进步的观念，切实改变过去档案重管理轻利用的思想观念，实现档案被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转化为开放式服务，以便更好地适应经济社会发展的需求。

4.加强电子档案管理中的安全意识

由于电子档案并不存在唯一性，且只读性也表现一般这就导致了电子档案容易被盗取和修改，档案工作者必須要从意识上提高对电子档案安全性和重要性的认知。尤其对于一些机密档案和个人信息档案，这些档案都存储在接入网络的计算机当中，而一旦有病毒侵入网络则可以轻而易举地将计算机中的机密档案进行篡改和复制，从而导致电子档案的安全性受到极大的威胁。因此对电子档案进行管理的过程中档案的安全保障是非常重要的，首先需要加强网络安全建设，高职院校应当在档案室和校园网分别设立防火墙，防治病毒入侵并且按时对防火墙进行补丁更新从而确保网络安全。在存储方面应当建立单独的电子档案保存室或者保存柜，按照不同电子档案的载体进行保存。

信息化的时代已经来临，档案管理工作也必将进入电子化发展的舞台，以数字化收集技术为方法，以存档管理系统为基础，文件的电子化管理的发展已经成为必然的趋势。档案工作的开展不仅仅需要大量的复合型人才，更需要提高档案管理人员的整体素质。唯其如此，才能从根本上推动档案管理工作的进步，才能促使档案的资源价值最大化。各部门都应当加大对电子档案管理工作的重视程度，加强管理力度使得电子档案管理水平能够有一个质的飞跃。

参考文献：

[1]档案管理信息电子化问题研究，神州，2013.05

[2]关于新形势下档案管理人员素质的几点思考，青春岁月，2013.17

[3]高校电子文件归档管理存在的问题及对策，百色学院学报，2012.12

[4]高职院校档案管理工作中存在的问题及对策.《太原城市职业技术学院学报》 2011年07期