浅谈医院文书档案管理的规范化和信息化

摘 要：文书档案管理的水平的好坏是反映医院在档案管理水准方面一个重要的指标，会对档案资料所呈现的完整性和质量形成较大的影响。必须要增强对于文书档案的规范化和标准化管理，才能真正提升利用文书档案的效率。本篇文章首先就医院文书档案加强规范管理的方法进行了探讨，继而分析了在医院文书档案管理当中对于信息技术应用，以期为我国各卫生部门的文书档案管理工作者提供一些思路。

关键词：医院；文书档案；规范化管理；信息技术

1 医院文书档案加强规范化管理的方法

1.1 文书档案管理水平的加强

为了确保医院在文书档案的管理工作中更加的规范，院内相关管理人员应该将文书档案的管理工作提上会议日程，从人力、物力以及财力给予大力的支持。

1.1.1组织保障

将文书档案的管理工作列入到医院当下的一个重点的任务去抓，医院内部成立起由一把手担任组长，其它分管领导担任副组长的文书档案管理工作领导小组，跟每个科室都要签订一份文书档案管理的责任书。

1.1.2人员保障

在任用文书档案管理人员的时候，应该选择专业与之相符、思想品德较好、工作态度认真负责的人员，同时要确保其能够在较长时间内保持工作的稳定。在对文书档案加以审核的时候，要遵从严格、细致、全面、准确的原则，对那些手续不够齐整，或者不够真实的材料，严格杜绝其归入到文书档案当中。

1.1.3物质保障

医院要加大对文书档案工作配套设备和设施的资金投入，将档案室加以重新的装修和改造，安装上铁窗和铁门，并且配备铁质的档案密集柜，对各种设备加以更新，如空调、电脑、打印机、扫描仪、灭火器以及除尘器等，并且对防火、防水、防尘以及防盗等设施加以不断的完善。

1.2 文书档案建设的加强

1.2.1规范化

严格依据国家相关法规以及医院对于文书资料管理相关规定，切实做好对文书档案管理的制度建设。

1.2.2环节化

對文书档案实施的收集、保管、整理以及更新等环节要设置专门的人员加以管理，要定岗、定期、定责的设置相关工作人员进行交叉方式的审核，从而保证文书档案的收集具备及时性，整理具备明晰性，保管具备严密性，更新具备现势性以及利用具备严密性。负责档案管理的工作人员一定要保证文书档案的归档具备一定的完整性和准确性，继而使得对文书档案进行查阅的时候更加的清晰明朗。

1.2.3培训化

对负责文书档案管理工作人员加以专业知识和技能方面的培训，从而提升他们的管理能力、专业素质以及理论水准。培训的具体内容应该包含档案的立卷操作、部门立卷、档卷展评以及档案信息化等等。

1.2.4实效化

对医院的文书档案进行分类、编号以及存放，保证立卷清晰，从而能够随时给业务办理供给出第一手的文书档案材料。

1.3文书档案工作效能的加强

1.3.1方便快捷

将查阅文书档案的特点加以有机的结合，医院管理人员应该任用专业的工作人员实现对其管理的文书档案加以合理的编排以及存放，在查取文书档案的时候应该做到随调随查，并且能够随查随用。

1.3.2主动服务

在对查阅文书档案进行接待的时候，应该注意创设一种更为优质的查阅环境，时刻为服务质量的提升做出努力，继而及时、主动并且准确的提供服务。

1.3.3及时归档

应该对文书档案的归档加以定期的检查，防止文档丢失的情况出现。对文书档案加以及时的整理和填充，继而做到对文书档案的分类精准、外观整齐以及材料完整。管理人员在实施文书档案的收集工作时要积极加强自身的责任感，做到细致耐心的展开工作。

1.3.4严格防范

医院管理人员要将单位内部的实际状况结合起来，继而制定出一套较为完善针对文书档案的管理制度，对制度当中的规定要加以严格的遵守，实施定期或者是不定期的检查，将各种防范措施落实到实处。要细致认真的编辑好文书档案的查取工作台账，始终对工作的标准和纪律加以坚守，对进出文书档案加以严格的把关，确保将一切必要的手续履行齐全，从而保证文书档案的管理工作能够实现万无一失。

2 在医院文书档案管理当中应用信息技术

近些年来，信息技术得到了高速的发展，这就给文书档案的管理工作提供了契机，为文书档案实现规范化管理供给出了非常多的有利条件。在医院的文书档案管理工作当中应用现代高新信息技术，实现了信息检索方式逐步朝着网络和智能检索的方向发展，使得文书档案管理所呈现的利用率得以提升。与此同时，还可以对文书档案的相关信息资源加以更为良好的加工、提取、分析以及分类，提升了工作效率和质量。而且数字档案较之以往的书面档案更加容易查询、修改以及保存，传递起来也十分方便，使医院在文书档案管理工作当中所耗费的成本大大降低，使得档案管理人员重复劳动量得以减少[1]。

2.1 基本内容

计算机技术在医院文书档案的管理工作当中的应用是其信息化最为核心的内容之一，其具体表现主要是对文书档案当中的信息资源采用计算机实现管理，其基本内容包括以下几点：

2.1.1网络化

信息化技术的应用让医院文书档案的管理工作从理念、形式以及规模上较之以前都产生了许多新的改变，从以往整体性和独立性缺失的管理模式逐渐演变成现代化的信息管理模式，从而实现了更为及时的存档，以及对文本资料加以更为高效的更新。对于文书档案的服务已然逐渐变化成了将网络服务作为主体，利用互联网对医院文书档案的相关管理部门提出利用申请即可，在很大程度上提升了对文书档案应用的效率。

2.1.2信息化

医院文书档案在管理工作中信息化的前提就是数字化，医院相关管理人员应该将信息化技术加以高效的利用，继而实现对文书档案更为规范化和程序化的管理，实现管理工作的数字化进程，利用拍摄照片、文件扫描之类的方式将传统档案全部转变成为数字化的文件，这样就可以对文书档案的相关资料加以更为高效和大量的处理，同时还能够对档案数据信息加以全面的保存、录入以及查核，非常有利于对文书档案数据所实施的保护和利用[2]。

2.1.3自动化

让信息检索更加的自动化。利用计算机进行的检索可以实现更多角度的同时检索，呈现出效率更高、速度更快等特点，这是在传统的文书档案管理工作当中所无法呈现的，尤其是在档案数量比较庞大的时候，这些特点显现的会更为突出。

2.2 建设措施

2.2.1文書档案信息化建设培训的加强

对于文书档案实施的管理工作应该说是医院内部最为基础的一项工作，所以应该切实加强对其信息化培训的建设。利用集中学习、自学等方式能够有效的促进文书档案管理人员对信息化管理认识程度的提升。集中学习可以归纳成两种方式：①选择派遣档案管理工作的业务骨干去参加各级部门组织的培训课程；②医院内部定期组织对全部档案管理人员实施集中化的培训。而在培训的过程中应该注意到要将本医院所具备的实际情况结合起来，同时对一些相关的规范加以细致的解读。

2.2.2安全性原则的遵循

在现代信息化高度发达的时代中，在实施信息传播的过程当中应该对其安全性加以高度的重视。而文书档案的安全通常指的是其利用以及储存这两个方面的安全。首先，应该加强文书档案的安全保密相关工作，将国家相关的法律法规加以充分的结合，让每一名档案管理工作人员都能够树立起安全保密的基本意识。其次，利用一些技术手段，将文书档案数据的回复以及备份机制加以及时的设立。最后，为保证文书档案的安全性，应该尽量去避免医院文书档案的内部局域网跟外网相互连接[3]。

3 结束语

总而言之，医院一定要将以往对于文书档案实施管理的模式加以转变，继而适应新时代的变化，创造出更为新颖、实用的管理流程。创建出一种规范化和信息化程度更高的文书档案管理模式，这是文书档案管理工作实现现代化的一个基本的要求，更是管理水平提升的必经之路，只有这样才能给医院现代化管理的实现提供了有力的支撑和保障。

参考文献

[1]陈家义.医院文书档案管理工作[J].中国医学创新，2012，23 （10）：120-124.

[2]史群.文书档案管理人员应加强修养、提高素质[J].大家健康 （学术版），2013，18（19）：143-146.

[3]房云鹏.医院文书档案管理创新的有效途径研究[J].兰台内外，2013，22（05）：156-160.

作者简介

薛冰（1982-），女，上海，本科，毕业于上海中医药大学，经济师。