我国和欧美档案鉴定工作之比较研究

文·吴雨希

我国和欧美档案鉴定工作之比较研究

文·吴雨希

本文对我国、美国、英国、加拿大四个国家档案鉴定工作的制度、鉴定组织、鉴定程序等方面进行分析与研究，从而提出我国档案鉴定工作加以提高和完善的建议。

档案鉴定 中国 美国 英国 加拿大 启示

一、各国档案鉴定的定义

档案作为社会的记忆，档案的鉴定工作作为档案工作重要的组成部分，它“涉及档案的质量和档案的存亡命运，涉及档案的管理水平，涉及档案工作的各个方面。”[1]

（一）中国的定义

我国对其定义是“鉴别和判定档案的价值，挑选有价值的档案妥善保存，剔除无须保存的档案予以处理”。[2]本质上来说，档案鉴定为档案管理人员基于对档案价值的认知，对档案有无价值和价值高低作出客观的评估与预测，据此决定档案的存毁。档案鉴定一般分为3个步骤：首先于文件归档时，确定归档范围，排除不具保存价值的文件，由机关文书处理单位或业务单位保存1至2年后销毁；二是对于归档的文件判定其保存年限；三是档案保存至一定年限后，进行再次档案鉴定，以决定档案移转或销毁。

（二）美国的定义

在《美国国家档案暨文件总署档案管理规则》中的规定美国国家档案暨文件总署（National Archives and Records Administration Regulation，NARA）是美国政府用以鉴别、保存有重要意义的官方文件和文书并提供获取服务的机构。由NARA决定联邦档案价值及最终清理方式，判定档案列为永久保存或定期保存及提出档案保存年限的建议。

（三）英国的定义

英国对档案鉴定的定义是：档案鉴定是决定档案保存年限及最终清理方式之过程，对于机关档案管理而言，可真正留存具有保存价值档案，提升档案管理效益。

（四）加拿大的定义

根据加拿大不列颠哥伦比亚省（British Columbia）发布的档案清理法（Document Act）规定，档案鉴定为档案管理作业中决定档案保存价值、清理方式及保存方式的过程。

二、我国档案鉴定工作

（一）我国档案鉴定制度

根据国家的有关规定，我国档案鉴定工作制度的基本内容有三个方面：即鉴定档案的标准、鉴定工作的组织领导、销毁档案的批准制度和监销制度。

首先，由党和国家及其档案行政管理机关制定统一的鉴定标准，各地区、各系统、各机关据以制定具体的鉴定标准，各档案馆、各机关均须根据规定的鉴定标准进行鉴定工作。档案室和档案馆的档案鉴定工作，必须有组织、有领导地进行。档案馆对无须继续保存的档案进行鉴定和处理须征求有关部门的意见，并经领导机关批准。经过鉴定需要销毁的档案，必须办理批准手续，未经鉴定和批准，不得销毁任何档案，销毁准销档案时，应实行双人监销制度。

（二）我国档案鉴定组织

在我国“集中统一管理”的档案管理体制下，“档案鉴定中大量的、基础的、常规的工作是在机关完成的。大部分档案的生死存亡主要由非专业的、不熟悉档案第二价值的文书立卷人员决定。档案馆批量档案的鉴定工作由档案馆会同有关部门和专家组成鉴定委员会主持进行。”[3]虽然“机关的档案价值鉴定工作，必须在机关办公厅（室）主任的主持下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行，鉴定工作结束后，应提出工作报告。档案馆对无须继续保存的档案进行鉴定和处理须征求有关部门的意见，并经领导机关批准。”[4]但鉴定委员会的组成人员基本上都是临时抽调的、并不固定，而且牵涉的人员和部门较多。总体而言，我国档案的鉴定并无固定的专职机构和人员，而且档案馆的档案鉴定工作也没有坚持年年进行，做到经常化制度化。

（三）我国档案鉴定流程

我国对档案文件鉴定分为文书处理部门对文件的鉴定、档案室对档案的鉴定、档案馆对档案的鉴定，大体可分四个阶段进行。

首先，文件形成机关对文件进行平时鉴定，“确定哪些文件需立卷，初步划分保管期限，剔除无保存价值的文件。”[5]区分归档与不归档文件是我国档案鉴定工作的逻辑起点。其次，文件形成后的次年上半年，对文件进行归档鉴定，决定哪些案卷要向机关档案室移交，正式确定文件的保管期限，这是文书部门鉴定工作的核心内容。第三，机关档案室根据鉴定标准和档案保管要求，“对归档文件进行价值复审，对文书部门鉴定结论中不准确的部分进行局部调整；对保管年限已满和档案本身保管期限已满的档案，分别作移交档案馆和销毁的处理。”[6]第四，档案馆的鉴定工作，包括进馆鉴定和定期鉴定，即满30年的要作开放划密鉴定，满保管期限的长期案卷要剔除销毁（此项工作仅限于省级以下档案馆）。

三、美国档案鉴定工作

（一）美国档案鉴定制度

美国国家档案馆于1934年6月创立，为了确保进馆档案的质量，国家档案馆及时制定了《档案移交和管理条例》，于1936年2月经国会批准实施。自此，国家档案馆在对联邦政府的档案接收和管理中开始了档案鉴定工作。“新设机关可先行应用前揭区分表，应于组织设立2年内提出综合性机关档案保存年限表，各机关亦应于新兴业务执行1年内提送该业务或计划档案之保存年限。各机关非共通性之个别业务档案，无论媒体形式、永久或定期保存，均应填送第115号标准报表，明列提报机关、档案产生或典藏单位及档案保存年限区分表相关项目，进行档案描述，并叙明档案检选、保存年限及清理方式，提请鉴定与审查，以获取清理权限之核可，凡符合国家档案条件者，核复是否永久保存。鉴定作业，必要时可结合分类系统办理。”[7]

（二）美国档案鉴定组织

美国国家档案与文件署是联邦档案系统的指挥中心，也是文件和档案鉴定的领导机构，负责组织和指导整个联邦系统文件和档案鉴定的实施。此外国家档案与文件署还设立有专门的鉴定小组，负责制定和修改鉴定指南和标准，并审批文件形成机关报送的文件处置申请表。在国家档案与文件署及其鉴定小组的指导和组织下，整个联邦档案系统的鉴定工作井然有序地展开。各州乃至其他机构的文件和档案鉴定工作也大多仿照联邦档案机构的模式进行。

（三）美国档案鉴定流程

美国的档案鉴定工作一般分为两个阶段——初级鉴定和终极鉴定，每个阶段都有着严格的程序。初级鉴定由文件形成机关和文件中心组织开展，文件形成机关在文件现行效用结束后就对其进行价值鉴定。终极鉴定由国家档案与文件署组织开展，具体程序是：鉴定小组成员在认真分析的基础上，对形成机关和文件中心提出的各种申请表做出“批准、不批准、修改调整、暂不授权处置”等鉴定结论，并形成鉴定报告。鉴定报告和申请表经国家档案与文件署署长签批后，再送还文件形成机关和文件中心加以执行。[8]

四、英国档案鉴定工作

（一）英国档案鉴定制度

英国对于档案鉴定的标准，采用档案学家谢伦伯格的双重价值鉴定理论，即档案价值包括原始价值和从属价值。原始价值，或称为第一价值，指对原形成机关有用的价值。从属价值，或称为第二价值，指档案对其他机关或私人利用者有用的价值。另一方面，“有关档案鉴定的方式则深受Grigg系统的影响，该系统源于1958年机关档案管理皇家委员会所提报告，建议档案鉴定采用第二阶段档案鉴定程序设计。由于该委员会由James Grigg担任主席，故一般简称为Grigg系统。Grigg系统设计主要为在公文办毕归档5年后，进行第1阶段评估，鉴定人员主要以机关业务单位人员为主，以该档案是否具有业务价值为鉴定重点。鉴定结果为判定销毁、判定继续保存某段时期后销毁，或进入第2阶段再评估；第2阶段评估约于档案产生日起25年后办理，鉴定人员除机关业务单位人员外，应有英国国家档案馆人员参与，并征询外部使用者意见，以档案是否具历史价值为鉴定重点。”[9]

（二）英国档案鉴定组织

《英国公共档案法》规定：公共档案馆领导权应由保管案卷法官移交给大法官，大法官对实施本法和对公共档案的保存与管理进行监督等工作全面负责。设置公共档案咨询委员会，就有关公共档案工作的一般事宜，特别就对利用公共档案馆设备的公众有影响的公共档案馆某些方面的工作，向大法官提出建议。

（三）英国档案鉴定流程

根据1954年James Grigg任主席的“部门文件委员会”的意见，为了区分文件的行政管理价值和历史价值，鉴定分两阶段进行。第一阶段在文件产生5年后（即是说失去现行作用5年后）在上级管理人员的监督下进行，这个阶段仅仅涉及到文件的行政价值。鉴定的第二阶段，在文件失去现行作用25年后进行，其目的是决定它的研究价值。

这种制度的优点在于档案部门不必承担鉴定工作的行政负担，因而可以大大节约资金；其缺点在于监察员人数有限，鉴定工作很难达到一致，特别是第一阶段完全交由政府机关负责，政府机关有可能向档案部门隐瞒真实情况，不受监督地销毁应予保存的档案文件。

五、加拿大档案鉴定工作

（一）加拿大档案鉴定制度

《加拿大档案法令》规定：各联邦机关需依据分类系统、信息需要及档案利用价值，订定综合性的机关档案保存年限区分表，引导个别档案保存年限的订定及清理；机关进行档案移转、销毁或移出等作业前，需依规定拟定档案保存年限，获得国家档案局的事前核准，或直接应用该局颁发的《机关共通性档案保存年限基准》等标准。此外，为有效地引导联邦机关的档案清理作业，国家档案局订颁《机关间共通性档案之清理授权》，规范人事、财务及事务管理等共通性行政档案的清理年限与相关条件，授权各机关进行共通性档案的清理。

（二）加拿大档案鉴定组织

加拿大的档案机构主要包括联邦档案机构和省级档案机构，他们也是档案鉴定工作的主体。其中，联邦档案机构包括国家档案馆和联邦文件中心。

加拿大国家档案馆（后与国家图书馆合并为加拿大国家图书与档案馆）是加拿大全国唯一的中央级档案馆，设在渥太华，负责保管1867年之前的殖民地历史档案，以及接收和保管1867年以来政府各机关的档案。加拿大国家档案馆包括行政管理司、文件管理司、档案司、档案保护司、公共项目司等职能机构，其中行政管理司、文件管理司和档案司的地位最重要。档案司是最大的职能机构，负责馆藏档案的收集、整理、编目、保管和提供利用。

（三）加拿大档案鉴定流程

加拿大国家档案馆宏观鉴定基本策略及其相应的操作流程大致分为五步：第一步是按照文件形成者在政府架构中的不同职能，将政府机构形成的文件分为四个类别；第二步是在同一机构内部依照其承担的职责，在对其活动的功能和性质进行分析的基础上，对档案文件列出相似的鉴定对象；三是对所有类载体的文件，从档案文件的角度，依据同一个鉴定的标准得出有效的处理办法；四是与文件形成机构进行协调，为其常年文件处理工作建立制度，使档案馆的工作从对以往文件的挑选转变为对文件保管工作的分析研究；五是找出一种补充方法，对同级机构形成的各种档案进行鉴定。

六、欧美档案鉴定工作对我国的启示

通过对中美英加四国档案鉴定工作分析和比较，笔者认为应从以下几个方面加以提高和改善我国的档案鉴定工作：

（一）正确认识鉴定工作的地位

1992年美国史密森研究院档案馆馆长William Warner Moss在中国人民大学档案学院演讲时曾经明确指出:鉴定是档案整个系统中第一个关键性决定，是随后所有决定得以产生的基础。与之比较，我国对档案鉴定的意义与地位之认识就显得相对不足。长期以来，在我国档案界，我们仅仅将鉴定看作是档案工作的一个业务环节，一直没有在档案工作中重新认识并突出其特殊的作用。

（二）加强档案鉴定的理论研究

我国的档案鉴定理论大致形成于60年代，主要是在学习原苏联档案学理论基础上，同时吸收民国时期档案学有关档案鉴定理论后而逐步形成的。“现在我国档案界在鉴定工作方面的理论研究成果相对较少，而且这些文章大都重在介绍国外的档案鉴定理论和实践成果，缺乏对我国该领域问题的分析研究，我们和国外同行相比，以及产生了较大的差距。”[10]所以说我国档案界应把鉴定问题作为新世纪的重点研究课题，提出适应新时代要求下的鉴定理论，为完善鉴定原则、标准、法规及方法，创建档案鉴定学提供科学的依据，使我国档案鉴定理论研究工作再上新台阶。

（三）建立健全档案鉴定的法律法规

我们可以看到，目前专门针对档案鉴定的国家级法规中，《关于机关档案保管期限的规定》《文书档案保管期限表》《机关文件材料归档与不归档范围》等法规的针对面太窄，不能适应档案种类日益丰富的现状。而从欧美身上我们可以看到，国家级的档案鉴定法规较为全面和丰富，因此国家档案行政部门应该将现行的档案法规中涉及到档案鉴定工作的内容具体化，增强其可操作性；制定有关档案鉴定工作的专门法规，对档案鉴定工作的原则与标准、方法与销毁作出系统而明确的规定，这样就可以对鉴定工作进行宏观的组织和领导。

（四）综合吸收外国鉴定工作

我们应该客观地看到我国与欧美国家档案鉴定工作存在一定的差距，毕竟“每个国家都有自己的一套档案鉴定体系和标准，它们既然能够“存活”下来就证明它们都有自己的存在价值，都适应于不同的档案鉴定要求。”[11]我们在学习欧美先进的鉴定理论、制度等内容时，也要从实际出发、切合我国档案鉴定工作的特点，取其精华去其糟粕，以促进我国档案鉴定工作更好的发展。

综上所述，我们可以看到我国与美国、英国、加拿大等欧美国家档案鉴定工作中的不同与差距，只有正视我们自身档案鉴定工作中的不足，并积极地、正确地学习欧美国家的优点，我相信一定能促进我国档案鉴定工作更好更快的发展。

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[1]汪孔德.档案鉴定研究[M].安徽：安徽大学出版社，2009（2）.

[2]陈兆祦，和宝荣，王英玮.档案管理学基础[M].北京：中国人民大学出版社，2005：181.

[3]冯桂珍.中外档案鉴定的比较：中国档案[J].2003（9）：36.

[4]陈兆祦，和宝荣，王英玮.档案管理学基础[M].北京：中国人民大学出版社，2005：21.

[5]谭琤培，章丹.中外鉴定工作比较研究:兰台世界[J].2001（5）：4.

[6]谭琤培、章丹.中外鉴定工作比较研究：兰台世界[J].2001（5）：4.

[7]张聪明.美国档案保存价值监定制度之探讨：档案季刊创刊号[J].民90（12）：60-71.

[8]陈忠海.档案鉴定的理论与实践[M].北京：中国档案出版社，1999：213.

[9]张聪明.英国档案监定制度之探讨：档案季刊第4卷第1期[J].民94（3）：69-90.

[10]中国档案学会对外联络部、档案学通讯编辑部.外国档案法规选编[M].北京：档案出版社，1963：127.

[11]黄建军.试论我国档案鉴定工作的困境与出路：云南档案[J].2008（09）：53.

[12]王玲、赵彦昌.外国档案鉴定研究综述（下）.云南档案[J].2008（12）：39-40.

（作者单位：中国科学院 / 水利部成都山地灾害与环境研究所）