浅述面向档案信息资源本体的开发

王宏亮

面向档案信息资源本体的开发是指以已经存在的档案信息资源本体为开发对象，通过对档案信息资源本体的分类、排列、提炼、总结等活动实现档案信息资源的价值提升。

由于在档案信息资源概念中，档案信息资源根据加工层次的不同被划分为三个等级，即一次档案信息资源、二次档案信息资源和三次档案信息资源。因此在研究面向档案信息资源本体开发的具体方法前有必要先阐述一下这三个等级的档案信息资源。

一、档案信息资源本体概述

1、一次档案信息资源

一次档案信息资源即档案本身以及档案汇编，也就是指记述和反映人们在社会活动、生产活动、科学技术活动中的客观实际情况和历史，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像以及其他各种载体的文件材料。档案本身具有原始性、真实性和可靠性，这使得它在整个信息资源家族中具有非常特殊的地位和作用，是一种极具价值的信息资源。一次档案信息资源即档案本身在整个档案信息资源中数量大、种类多、使用广、影响大。这些档案信息资源具有创新性、实用性和学术性等明显特征，是科技查新工作中进行档案信息资源对比分析的主要依据。

一次档案信息资源在档案信息资源的等级结构中，是研究人员利用频率最高的档案信息资源层次，它在科研中具有不可替代的价值。其一，一次档案信息资源是作者本人依据科研成果而创作的档案信息资源，这是定义的核心部分，质的规定；其二，一次档案信息资源的内容必须具有详尽和系统化的特点；其三，含有前所未有的发明、发现或创造，这也是科研成果自身具有的特点；其四，一次档案信息资源是公开发表的也包括不公开发表的档案信息资源。

2、二次档案信息资源

二次档案信息资源是指在原始档案信息资源（一次档案信息资源）基础上进行加工、编制而形成的记录档案文献内容特征和形式特征的档案信息资源系统，包括各种类型的档案目录、档案文摘、索引、指南等形式。

二次文献型档案目录的组织形式应当能够从不同的角度反映档案文献的内容和形式，以便于档案用户根据自己的需要来利用档案文献，对其管理功能可以不作太多的考虑。“档案目录组织是按照科学的规则和方法，把档案条目组成系统的档案二次信息系统的过程，也是一个具体的档案目录的形成过程，档案目录组织是档案著录的继续和发展，它使档案条目由个体到整体，由无序到有序，形成一个具有独立检索意义的目录形态”。通过组织二次文献型档案目录，由档案工作者代替档案用户完成了信息的初选，把内容丰富、形式多样的档案信息简洁明晰地标示出来，以便档案用户能快速检索到相关文献。二次档案信息资源信息服务必须努力做到两点：一是及时；二是新鲜。

3、三次档案信息资源

三次档案信息资源是按照需求，充分利用二次档案信息资源并对档案原生文献的信息进行重组和集成的信息再生产品。其信息的单元是事实、数据、概念、观点等，其功能是通过易检方式，集中提供某方面、某类型的信息，这些档案信息可直接被利用者所使用，而不是像二次文献那样仅提供文献信息的检索。三次文献中的参考工具书，主要是对档案文献信息进行集成和重组，一般不增加信息含量。但综述、述评、专题研究等三次文献，通过对多种档案信息的比较、研究并提出某种结论、推测和建议，从而增加了信息的含量。

二、面向档案信息本体开发的方法

1、整理加工型

档案信息资源非常的丰富，但同时这些信息资源多数处于比较原始的状态，若要想其被档案用户及时准确地利用，从中获取有价值的档案信息，我们必须采取一定的手段对档案中包含的信息进行加工和整理，将原始的档案材料转变成信息密集的二次文献乃至三次文献。其主要采取档案著录、档案标引、编织档案检索工具、档案编研等方法。

2、翻译与转化型

翻译与转化型开发，是指根据用户需求，将不同类型、不同载体、不同形式、不同文种的档案信息资源进行形式转换以方便档案用户利用的开发活动。这里的翻译主要是指克服各类语言的限制，将外文档案资料翻译成本土语言；转化是指将档案信息资源在不同的类型、载体、组织结构、表现形式间转化。具体来说就是多语言化：将外文的档案书籍或档案资料提供借阅或翻译并出版；多介质化：将口述档案信息资源、实物档案信息资源通过笔录、录音、拍摄等方式转化为文献型的和视频型的，将网络档案信息资源通过下载打印成文献型的；数字化：文献型也可以通过一定的技术手段转化为电子型、传输到网络上成为网络型；多文件类型化：将 TXT文本转化为 Word 文档、CAJ 文档或 PDF 文档；多媒体化：将档案信息内容以文本、图形、声频、视频等形式结合成多媒体信息形式。在这几种形式中，数字化、网络化和产品化、产业化是现时期所开发的重点内容。

3、研究评价型

即通过对某一时期某一学科或某一专题的现有档案信息资源进行归纳整理和系统分析，从而做出综合叙述、评价建议，或根据其发展规律，预测未来一段时间的发展动向和趋势的开发活动。这种开发是一种研究性的再创造活动，其结果将形成三类信息产品：

（1）综述类：包括各种综述、科研总结、专题总结、年度总结等。

（2）述评类：包括各种述评、点评和评论等。

（3）预测类：包括各种预测、趋势分析和未来展望等。

三、两种模式划分的意义

1、有利于进一步加强馆藏建设

档案馆藏是档案馆工作的基础和前提，馆藏建设也是衡量档案馆工作水平的重要标志。档案馆根据本馆的任务，系统地规划、建立和发展馆藏体系的全过程，又称档案馆藏建设。馆藏建设的意义在于档案馆收集和整理文献，以利用文献记录中的知识与情报。馆藏建设的目标是经过精心选择与组织而形成具有特定功能的知识体系。

2、有利于丰富档案管理策略

面向用户的档案信息资源开发模式的实质在于方便用户充分利用档案信息资源，所以其管理策略应更注重档案的智能控制；而面向档案信息资源本体的开发模式则更注重于档案的实体控制。

智能控制与实体控制是档案管理工作中的两个重要手段或方面，无论是在传统纸质文件时代，还是在电子文件时代两个方面的任何一个方面都不可或缺。但实体控制和智能控制在档案工作中的应用有不同的侧重。它们在档案管理具体工作中具有不同的工作方法，体现不同的特点。在档案管理的策略上应该以实体控制和智能控制并举。

三、有利于完善档案学科体系的构建

对于档案学科体系，目前不同的学科有不同的见解，如王心海认为，是指档案学研究的具体内容和范围，以及由这些具体内容和范围而形成的互相联系的理论、观点和方法的有机整体。任遵圣认为，档案学的科学体系包括以下内容：

（1）档案学的整体科学体系结构；

（2）研究各知识单元在档案学的科学体系结构中居何种位置；

（3）组成档案学的科学体系结构的各知识单元之间的结合方式，应该要相对稳定。

档案学科体系，是指档案学内部分支学科构成的有机整体，它的实质是档案学的内部结构，而中心问题是档案学内部各学科分支的划分和归属。对于这样各种学术见解我们不作深究。但是有一点是无可争议的，档案学作为一门独立的科学学科，已为世人所公认。

随着时代的飞速发展和档案工作实践的不斷丰富，档案学研究的触角正逐渐伸向档案工作的各个领域，使这一学科的研究内容越来越广泛，范围越来越宽，档案学分支学科不断发展。从一个学科的长远发展观点来看，弄清它的科学体系的构建出发点，不仅可以从整体上促进本学科的丰富和发展，而且还将会决定某些分支学科的产生及其发展方向。