对做好信用社档案管理的几点认识

王娅雯

摘 要：农村信用社的档案见证着信用社的发展历程，承载了信用社前辈门的艰苦创业、砥砺奋进的光荣与梦想，真实地反映了农村信用社发展历史的全貌，是农村信用社经营管理的重要财富，为农村信用社的日常工作提供历史依据及经验教训，对农村信用社企业文化建设及外部形象起着强力的推动作用，同时对信用社的经营管理及长远规划发挥着“参谋助手”的作用。

关键词：信用社 档案 管理

档案是指过去和现在的国家机关、社会组织、以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图标、声像等不同形式的历史记录。档案管理是对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动，具体包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用八个方面，笔者就如何做好农村信用社档案管理工作谈几点粗浅认识。

一、信用社档案管理主要存在的问题

（一）档案管理工作重视程度不够。依法治档意识不强，对档案管工作不够重视，没有将档案管理工作列入到信用社工作的计划和规划当中，存在“重经营、轻档案”的现象。信用社的档案存放管理是信用社日常工作中具有实际意义的工作，但由于大部分信用社对档案管理的重视度不够，致使这项工作一直停滞不前，无法取得高效率的工作成果。根据现阶段我国信贷业务档案的范围划分来看，主要可以分为个人信贷业务和公司信贷业务，基层员工对其划分的执行力度并不太大，没有严格按照其信贷类别归档，造成信贷业务档案资料混乱，给日后的查阅核查工作带来极大的不便。究其根本，还是信用社的基层业务员对信贷档案分类管理认识不足的原因，包括信用社的管理层人员对此项工作的开展意义了解和认知也不够到位。

（二）专业的档案管理岗位缺失，档案管理岗位人员业务素质偏低。目前在信用社的岗位设定中，大多数没有专业的档案管理员对信贷档案定期进行汇总和归类。各信用社的档案管理人员一般都是由信贷员兼任，档案管理人员专业知识匮乏，没有经过相关法律法规的深入学习和了解，缺乏档案工作管理能力，不明确自身掌有的管理职责，在信贷业务中不能很好的遵循档案管理原则。另外就是档案管理人员频繁调动，人员职位不稳定，没有设置专门档案管理岗位、没有明确岗位职责，大多为兼职档案员，不利于档案的及时搜集、整理、归档，给档案管理造成一定的混乱，增加了档案遗失的风险。更有甚者，为了规避减免自己在信贷操作中的不规范行为，也会出现篡改档案资料的情况，给档案的整体管理造成不可反转的危害，也降低了信贷档案的真实性和可信度。

（三）随着经营规模的扩大，信用社的各类档案在不断的增加，但存放档案的库房却置锥之地。除此之外，即便有专门的档案管理室，但在建设上依旧存在很多的疏漏。没有铁柜、防火、防潮、防虫等方面的配置，不能完善妥帖的保存档案记录，甚至部分信用社对信贷档案随意丢放，根本没有进行加锁等严密性的保护措施，致使信贷档案留存期间发生损毁。

（ 四 ）档案管理人员责任归属不明确，交接班不清楚。由于基层信用社的业务人员匮乏，没有专职的信贷管理人员，导致信贷档案任何人都可以查阅，甚至篡改信息，而且没有调阅记录，一旦出现紧急情况，无法保证信贷档案的真实可信度，或者遗失责任无人承担等等情况。另外频繁的岗位变动也无法对信贷档案资料进行有效的交接工作，造成责任不明的情况。

二、信用社档案管理工作几点建议

（一）重视信用社档案管理工作，并将档案管理工作的计划、长远目标纳入本信用社工作计划当中，调动全员参与，共同做好档案管理工作，提高对档案管理工作的认识。对基层业务人员进行定期培训，提高档案管理的重要性认识，在精神层面上建立起责任意识，进而在工作中落实到位。管理层也要对业务员进行相关档案管理细则的系统学习和考试，要求每位信用社工作人员对档案管理的操作流程和制度规定烂熟于心，提高实际工作中的规范度。

（二）根据信用社自身的经营规模，建设好足够存放档案的库房，做好档案室硬件设施的配套工作，保证档案存放室的条件都符合标准。另外可以结合信用社的实际需要，建立网络化管理，信息时代无纸化办公是必然的发展趋势，网络化的统一管理可以减少交接班过程中档案资料的丢失和遗漏，同时也可以提高业务人员的工作效率。再者，对档案进行网路化的管理也是日后的个人征信系统的必然要求，将档案资料电子信息化对于保证档案资料的安全也有一定的提高，没有管理人员的认证其他人无法随意查看档案，在每份档案的查阅调取中都会在网络上留下记录，也便于意外情况发生时的解决方案。更是可以有效的减少使用空间的占比，提高业务人员的工作效率。

（三）稳定档案管理岗位人员，档案管理人员应有较强的责任心，遵守岗位职责，自觉地学习、宣传、落实《档案法》、《档案法实施办法》。加强档案业务的学习培训，熟练掌握分类、立卷、归档、利用等管理程序，并积极参加档案管理部门组织的业务培训。及时做好档案入库、交接、查阅工作，做好档案利用成效总结的撰写。同时要加强监管工作，只依靠业务人员的自觉性对于档案管理工作是远远不够的，部分档案会记录一些违规操作的痕迹，为了避免业务员串通一气对档案进行篡改，信用社必须加强对档案的监管力度。除稽核对信用社进行检查以外，联社的业务管理部门也要肩负起定期对档案管理人员的监督和指导工作，对于已形成的风险事故进行相关业务员的责任追究，严格执行档案管理制度，坚决维护信贷客户的资金利益，提高经济效益。

（四）重视信用社档案管理工作的连续性和重要性，不能“临时抱佛脚”，只在档案达标之前重视档案管理工作，档案达标后就将档案管理工作搁置，不但造成档案管理工作中断，而且需花费大量的人力、物力和财力。制定出实用的档案管理相关制度，设置专门档案管理岗位，制定档案管理员的岗位职责。并且要明确管理人员的责任，实行档案管理终身责任制，以此保证信用社档案从归档到入库保管各个环节的工作失误降到最低，也能得到档案管理人的高度重视，保证每一分档案的保管得当，避免责任无人承担的情况以及责任推脱事件的发生。落实岗位责任制度，对信贷工作的每个环节都做到有人负责、有人记录、有人跟踪。加大对信贷档案的资料收集力度，尽可能的降低信贷风险。同时对后续工作的记录也要及时更新，保证档案中资料齐全，手续正规，提高对档案管理的操作水平和精神认识。

（五）相关制度要不断更新，紧随当地信用社的实际情况进行一定范围内的改动，以求最大化的符合当地的发展情况以及信用社的承受情况，完善相关细则，确保档案管理有据可查，减少实际情况的制约。

总结

无论是信用社的业务经营，还是企业文化建设，档案管理工作都发挥了基础性的作用，为信用社的发展历程、业绩成果、服务百姓提供了坚实的文字、数字、图片等纪实信息，随着经济案件、涉恐案件的增多，信用社档案管理工作的完整性、规范性、连续性、健全性已迫在眉睫。并且，档案管理也是信用社业务开展情况的真实记录，可以反映信用社此阶段业务运行的真实状况，帮助制定下一阶段的具体工作计划。所以說，档案管理工作是信用社业务管理的基础性工作，建立健全的信贷档案也可以有效的降低信贷风险，对信用社以及客户都有着重要的作用。

参考文献

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[3]赵宏霞. 农村信用社档案管理中存在的问题及对策[J]. 卷宗. 2016（7）.