归档模式在高校研究生学位档案的研究

赵海燕+向红

摘要：文章从多个维度出发，全面分析研究生学位档案的工作内容，在此基础上，逐步实现归档模式的信息化、智能化以及现代化的构建，以期满足高校档案管理工作的客观要求，为档案信息服务体系的构建奠定基础。

关键词：高校研究生；学位档案；归档模式；方法

前言

研究生学位档案作为高校档案管理工作的重要构成，在高校人才培养以及学位授予等环节发挥着关键性的作用。为了进一步提升研究生学位档案管理工作的质量，增强档案服务的高效性，在本文研究中会着重对研究生学位档案的内容和特点展开分析，在此基础上，以相关理论原则为基本框架，从多个角度出发，实现归档模式与学位档案管理工作的结合。

1.高校研究生学位档案的内容与特点分析

高校研究生学位档案内容涉及到研究生攻读期间形成的相关个人信息，学位培养、学位申请、学位论文以及答辩等多种内容，实现了对研究生学习过程中的记录。与其他档案相比，研究生学位档案具有分散性、成套性等特点。研究生的攻读时间一般为3到5年，在不同的时间内，出现不同的档案材料，需要归档人员开展持续性的归档操作[1]。研究生学位档案虽然呈现出一定的分散性，学位档案材料众多，但是从实际情况来看，研究生档案材料具有一定的系统性，在进行档案归档过程中，进行材料的系统性管理，推动研究生学位档案归档工作的顺利进行。

2.归档模式在高校研究生学位档案中应用所遵循的原则

归档模式在高校研究生学位档案的开展不仅需要各项技术的支持，还需要工作人员立足于归档模式开展的实际，以科学性原则与实用性原则为引导，从宏观层面提升自身的思想认知程度，明确归档模式的基本需求，进而全面提升高校研究生学位档案归档模式的效率。

2.1归档模式在高校研究生学位档案中的应用必须要遵循科学性的原则。归档模式在高校研究生学位档案中的实现，要充分体现科学性的原则，只有从科学的角度出发，对高校研究生学位档案的相关内容、归档模式的定位以及具体职能，进行细致而全面的考量，才能够最大限度地保证归档模式能够满足高校研究生学位档案工作的客观要求。只有在科学精神、科学手段、科学理念的指导下，才能够以现有的技术条件与操作方式为基础，确保归档模式在高校研究生学位档案工作中的科学高效实现。

2.2 归档模式在高校研究生学位档案中的应用必须要遵循实用性的原则。由于高校研究生学位档案涉及领域较多，工作类型内容多样，信息数据繁多。为了适应这一现实状况，确保归档模式在高校研究生学位档案中的有效应用，就要尽可能的增加归档模式应用方案的兼容性，减少复杂冗余环节应对高校研究生学位档案中归档模式应用活动的不利影响。因此归档模式以及相关技术应用流程必须进行简化处理，降低操作的难度，提升归档模式应用方案的实用性能，使得在较短时间内，进行有效化操作，保证高校研究生学位档案工作的顺利开展，提升现阶段高校研究生学位档案工作的质量与水平。

3.归档模式在高校研究生学位档案中应用的途径

归档模式在高校研究生学位档案中的应用是一个全方的过程，档案管理人员在实际操作的过程中，明确学位档案管理的内容与基本特点，以科学性原则与实用性原则为基本框架，从归档内容、归档时间、云计算技术以及组卷方式等层面入手，推动归档模式在高校研究生学位档案中的有效应用。

3.1高校研究生学位档案归档内容与时间的确定

高校档案管理部门在进行归档模式构建的过程中，需要进行管理责任的划分，明确研究生学位档案管理部门作为归档部门，其在档案资料的管理以及传输过程中应发挥出作用。在进行归档部门确定的同时，应对归档内容进行明晰，通过不同档案主管负责人员之间的有效沟通，对学位信息中的材料进行分析，确定归档信息，在此基础上由归档部门统一进行立卷管理，例如文献综述、学术论文等档案材料，需要归档部门进行收集。对于研究生学位档案归档时間，为了便于归档操作，归档部门通常情况下选择第二年的3月份之前完成学位档案立卷与移交工作，例如2017年接受2016年的研究生学位档案，由于不同档案材料的形成时间不同，因此通过对归档时间段的划分，使得档案工作能够有序进行。为了保证高校研究生学位档案归档质量，除了在进行归档内容与归档时间的确定之外，还需要从归档标准出发，对档案材料排列顺序、卷宗目录设置、档案好编制等出发，实现归档模式的准确性，避免档案管理差错的出现。

3.2云计算网络归档框架模式的构建

为了实现归档模式的现代属性，实现研究生档案的科学高效管理，以云计算为框架，对学位档案管理的内容进行科学性分析，厘清档案管理的基本流程，推动高校研究生学位档案归档模式的模块化与分区设计工作的实现。为了减少研究生学位档案归档过程中出现冗余信息出现的几率，需要借助于云计算的处理能力，将网络框架进行细化，进行信息存储的安全隔离与有效扩展，为了避免高校研究生学位档案归档模式在运行过程中，由于业务量增长导致的网络运行负担，需要对现有网络架构进行调整与优化，对网络关键阶段进行必要的无缝互联以及动态扩展，以此提升云计算下高校研究生学位档案归档模式服务系统的数据信息处理能力[5]。

对云计算模式下归档模式的骨干网络区域、业务区域、安全管理区域以及数据备份区域进行合理规划，使得云计算在实际应用的过程中，能够有效满足档案服务系统在开发建设过程中的技术需求与内容需求，实现档案信息的科学汇总、有效分析与实时共享。这种电子档案方式的出现，使得信息数据能够在短时间进行快速交互，实现不同归档部门之间的有效配合，为归档模式在实践中的应用提供了必要的基础支持。

3.3立卷操作在高校研究生学位档案中的应用

在立卷操作的过程中，归档人员要根据研究生学位档案多元化的特点，根据“以研究生个人为案卷，个人具体材料为卷内文件”的组卷方式，对研究生档案进行分类管理，从而有效避免档案归档过程中出现档案材料顺序错乱的情况，为后续档案管理工作的开展提供了便利。档案在查阅过程中，为了提升查阅速度，归档人员需要进行档案编号的制定，例如某医学院校研究生分为博士、硕士以及七年制几大类，其档案编号分别对应为1612、JX1613以及JX1614，档案编号有毕业时间+分类号+案卷号等要素工程，通过这种方式，实现档案编号编制的科学性与实用性，为后续相关工作的开展提供了便利条件。

4.结语

归档模式在高校研究生学位档案管理工作中的应用，对于高校学生工作的开展有着十分深远的影响，文章立足于研究生学位档案的内容，在科学性原则与实用性原则的指导下，从多个层面出发，推动归档模式在高校研究生学位档案管理中的有效应用，实现档案管理的信息化与现代化。

参考文献：

[1]邓德成.高等学校研究生学位档案归档模式研究[J].卷宗，2015（1）：53-54.

[2]王密.高校研究生新生档案管理中的问题及对策[J].黑龙江史志，2013（23）.

[3]陈爱妩.高等院校研究生学位档案管理信息化建设探析[J].当代教育理论与实践，2011（6）.