试论档案编研服务校园文化建设*——以上海工程技术大学为例

季梦佳（上海工程技术大学 上海 201620）

试论档案编研服务校园文化建设*
——以上海工程技术大学为例

季梦佳（上海工程技术大学 上海 201620）

文章以2012-2016年上海工程技术大学档案编研成果为例，从编研内容、编研类型、编研方法、呈现形式等四个方面进行分析、归纳，总结出档案编研在服务校园文化建设过程中存在的问题，如题材角度随意陈旧、内容深度挖掘缺失、推广角度微弱单一，最后提出若干改进措施，具体包括完善高校档案编研工作管理机制、多角度选题选材、加大对高校编研成果的宣传与推广、建立信息反馈收集机制。

高校档案编研 校园文化 信息反馈

高校档案编研是一种特色文化实践活动，是校园文化传承的有效载体，具有保存历史文化、选择优秀文化成果、传承增值文化、教育培养人才、推动科学研究创新文化等功能。5年来，上海工程技术大学档案馆秉着传承育人的理念，紧密围绕学校中心工作与校园文化建设的总体要求，稳步扎实开展档案编研。回顾档案馆历年编研成果，在倍感骄傲的同时，也察觉到编研工作中的不足与欠缺。因此，本文力图通过对5年来主要编研成果做一个系统、科学的梳理与分析，厘清工作中的缺失与偏颇，让档案编研工作更好地服务校园文化建设。

1 档案编研成果的分析说明

2012年至2016年，档案馆产生不同形式的编研成果共计17项。本文将从编研内容、编研类型、编研方法、呈现形式四个方面进行统计分析。

1.1 档案编研的内容

根据现有成果的性质及编研目的，可将其区分为资政服务、史料参考、教育休闲三大类。如表1所示，在17项成果中，资政服务类4项，史料参考类6项，教育休闲类7项。总体上，三类编研成果数量均衡。具体来说，4项资政服务类成果均为学校大事记；6项史料参考类成果以学校历史上的重要事件为内容，如学校评估、党代会等；7项教育休闲类成果与校园文化有关的趣味性内容为主，如校庆日由来、校友回忆等。现有的编研成果表明，契合学校党政当下中心工作，挖掘校园发展史上的重大事件、重要事件，为学校领导、广大师生服务，是发挥档案价值的重要方式，也是高校档案编研的最终目的。

1.2 档案编研的类型

档案编研可分为汇编型、编述型、撰述型。汇编型即原文编纂公布档案史料；编述型即用编者自己的语言来介绍档案史料；撰述型即用档案史料来论述客观事实[1]。以此为依据，在现有编研成果中，汇编4项，编述12项，撰述1项。档案汇编属初级编研，虽然编制简单，但由于利用率、利用价值不高，此类型的编研次数已减少；编述是档案的二次加工，属深层次编研范畴，也是编制次数最多的类型；撰述是档案的三次加工，是最深层次的档案内容整理，在今年实现了从无到有，算是一次突破与创新。

1.3 档案编研的方式

从档案编研方式来看，有自编式与合编式。自编式是指档案馆独自承担整个编研过程，包括选题、选材，所用的人力、物力、财力。合编式是指档案馆与其他部门相结合，走开放合作编研之路，即由档案部门制定选题，联合其他部门的人力、物力，在立足自身馆藏的同时，广征博采，适度吸纳其他部门的特色资料。从现有成果来看，合编仅3项，剩余14项都是自编。从侧面说明，档案编研影响力较小，缺少部门间的合作，以档案部门的单打独斗为主。

表1 2012-2016年档案编研成果汇总

1.4 成果的呈现形态

档案编研的呈现形式有文字、图片、音频、视频，不同的呈现形式具有不同的传播效果，不同的受众对呈现形式的接受度各异。由于纯文字、纯图片的呈现形态由于形式单一、缺乏相关说明，受众接受度较差的原因，在编研的过程中鲜有使用。从现有编研成果看，文字式5项，图文式11项，视频式1项。由此可知，图文结合因其形象生动、制作简便的特性仍是成果呈现的主要形式，但缺乏对声像资料编研的力度。

2 高校档案编研中存在的问题

2.1 题材角度随意陈旧

高校档案编研“为谁编研”是编研工作首要确定的问题，因为它还关系到“为什么编研”、“拿什么编研”乃至“怎么样编研”等一系列问题。从理论上看，高校档案是学校教学、管理、科研的重要产物，是全校师生员工学习、工作、生活的真实写照，这就决定了高校档案编研工作的最大受众是师生。因此，档案编研工作的选题应该始终围绕学校中心任务，以服务师生为主要目标。另外，由于各高校馆藏实际不同，人力、财力资源基础不同，在最大受众中还应区分首要受众与次要受众。随着以后编研力量与成果量的发展，适当改变编研策略。

上海工程技术大学的档案编研在近几年才真正活跃起来。反观现有的编研成果，题材选取角度随意性较大，主要表现在受众群体单一。表面上虽都以学校重大事件为切入点，如校史、校友资料，但从内容来看，为学校领导资政参考服务居多，对学生进行教育休闲的成果量较少，这就容易导致选题没特色、重复编研、编不深等问题。从侧面也说明，在编研前未清楚设定受众对象，对领导、教师、学生的需求也没有科学分类，只是依据现有馆藏，笼统编研。作为一所发展中的地方理工类本科院校，上海工程技术大学的学科建设特点明显，如果能主动进行系统梳理，形成既述事，又总结、提炼规律的编研产品，受众面就容易扩大，不局限于校内。

选题陈旧狭窄是高校档案编研的通病，这是由于高校档案的收集范围与类型存在同质性，从根本上说，主要是编研工作未摸清学校发展历史中的鲜明特色所致。习惯于依赖现有馆藏，围绕档案工作做文章。统观目前的编研成果，虽说近几年编研数量渐增，但影响大、价值高的编研精品不多。例如连年续编的大事记、校友、校史资料，其作用只能供领导参考或应付档案部门的达标升级，无法满足老师和学生的真正需求。虽说2016年围绕学校教学审核评估推出两项回顾学校评估的编研成果，开始把视野投向科教兴国，但涉足于高校中心工作、热点问题的能力仍较弱，缺乏开拓进取的精神，使编研选题停留在闭门造车的状态，缺乏现实性和远瞻性。

2.2 内容深度挖掘缺失

档案编研，古已有之。从字意上看，编是指编辑，研是指研究。但档案的编与研并不是两个各自独立的概念，而是相互统一的，即编中有研，编研结合[2]。一般的编研由低到高有一次加工、二次加工、三次加工，其中二次和三次加工都属于深度编研[3]。一次加工是指档案原文汇编，二次加工是根据选题对有参考价值的档案原文进行系统处理后的成果，三次加工是指全面深入、系统研究后的评述与创造，具有指导性、总结性、论述性。从严格意义上说，现有成果只能算是介于一次加工和二次加工之间的编研，主要表现在取材容易、编制简单。例如《校园追忆》，虽说有一定的中心思想，也是对档案原件做初步分析、研究后进行排列组合的，但多是对档案原始信息的罗列与汇总，本质上还是以“编”为主。这样的编研成果对服务校园文化，在一段时间内可能具有一定的意义与价值。但以发展的眼光看，因为缺乏研究性和创新性，影响力也不强，不可能成为留史的编研精品。再如《建党90周年展》与《档案里的红色源流展》，取材内容交叉重复，原因就是档案人员只是对档案文献内容进行了整理工作，把档案中已有的一些数据信息照搬摘录，忽视了更深层次的“研”。

高校肩负着人类知识生产、传播和为社会所有行业输送人才的重任，高校档案编研工作就是要从传统的“编信息”到“出观点”，从而赋予档案信息更明确的服务针对性和更高的利用价值[4]，这也就是档案编研的三次加工。反观现有的编研成果，当然不乏有编有研，如《回眸•铭记——工程大二级学院院史》。纵观全书，对档案原文内容进行了提炼、编辑、考证，完整记录和反映了学校、学科、专业等基本情况，对重大事件和活动进行了概要性介绍和源流梳理，能对各二级学院的历史发展有一定的了解。但其他的编研产品依然普遍存在研究性不够的问题，对档案与历史事件之间的逻辑联系展现不明显，对档案中隐藏的规律缺乏深度挖掘，这与揭示事物发展变化的轨迹、规律相去甚远。

2.3 推广力度微弱单一

高校档案编研成果的最终目的是利用，编研成果的价值也是从师生使用中体现出来的。但长期以来，编研成果服务师生的方式，被定格为师生来馆借阅和以展览、印刷发行的基调上，被动的服务方式导致档案编研成果的辐射面及利用率较低，纵使有档案编研精品，也难以起到服务校园文化建设的作用。从档案馆目前的实际情况来看，宣传力度不够、传播渠道单一的问题仍然十分突出。结合之前笔者所做的调查问卷，当被问到“您是否了解上海工程技术大学档案编研工作”时，调查数据显示，仅有8%的受访者表示“非常了解”，38%的受访者表示“部分了解”，54%的受访者表示“不了解”。说明档案馆在档案编研宣传工作方面的欠缺，导致广大师生对档案编研几乎没什么认识。例如在宣传《档案里的红色源流展》时，档案馆将地点选在人流量较多的图书馆，展览时间为期一周，但最后效果甚微。究其原因，第一，前期造势宣传太少。导致广大师生对档案编研工作是什么、有什么意义、选题又是怎么确立的、编写过程是怎样的、编研成果有何价值等问题[5]了解很少；第二，缺乏收集反馈信息的意识。编研成果推出也就推出了，之后也不会再考虑效果反响如何等问题。档案馆与受众之间良性互动的缺失导致信息回流失败。信息传播过程不完整，档案工作者就不可能及时了解、掌握受众的现实需求，档案编研产品也不可能真正受师生的欢迎与喜爱。

档案编研最终要借助媒介形成一定形态的编研产品，恰当的传播渠道对推广编研成果具有关键意义。从目前来看，有印刷成册的编研成果，有举办档案专题展览，也有利用档案网站及新媒体，如档案馆微信。但就传播效应来看，并不理想。结合笔者所做的调查，当被问到“档案编研成果对校园文化建设的作用如何”时，55%的调查者表示“所起作用不大”。说明虽然档案馆对编研成果的传播方式多元化，但从根本上说，档案编研有的是为应付各类检查，有的是以档案工作为本位，脱离了最广大师生的需求，导致档案编研产品的传播功能低。

3 档案编研服务校园文化建设的若干建议

首先，完善高校档案编研工作管理机制。建立由校领导、专兼职档案人员、校内外有关专家等组成的档案编研工作组，明确各成员的职责分工，以保证编研工作的有序进行。因校制宜的制定高校档案编研工作的年度规划，在规划中应明确编研工作的指导思想、目标、原则、考核等项目，增强规划的可行性。

其次，多角度选题选材。不同地区的高校档案编研水平不一，地域、学校文化差异要求高校在档案编研时，应立足学校，多角度选题选材。围绕学校当前工作的中心任务，适当调研师生需求，及时调整和确定档案编研的选题范围和目标，增强编研成果的实用性，关注特色发掘与编研。例如上海工程技术大学的工程类专业特色十分明显，应把视角放在特色编研上，挖掘特色专业的历史发展脉络，通过对每个时期发展情况的对比研究，揭示特色专业的发展规律，总结发展过程中的经验教训，这样的特色编研才能兼具史料参考价值和辅治资政的价值。相对而言，一些汇编性、数据性的编研成果可适当减少。另外，档案藏量是编研工作的物质基础，除对校内档案资料的收集外，还可以利用网络加大校外资源的征集，唯有此才能使档案编研的视野更加宽广和具有前瞻性。

再次，加大对编研成果的宣传与推广。宣传是一项系统且复杂的工程，非档案馆一己之力就能胜任。可以与学院、团委、图书馆等部门共同开展宣传工作，走联合宣传之路。此举不仅可以弥补档案宣传人员的不足，还能借鉴其他部门宣传工作的经验与优点，发挥各自的优势，让师生从不同角度加深对编研成果的理解。另外，在宣传过程中为增强互动性还可以配备相应的解说人员，扩大编研成果的影响力。

最后，建立信息反馈收集机制。档案编研是集信息传播、接收、反馈于一体的连续过程，收集反馈信息可以及时调整编研目标，搞活高校编研工作，也是宣传校园文化的重要手段。所以应制定信息反馈规定，确定专人负责，并定期举行汇报，监督执行再反馈，避免分工不明、相互推诿；另外，拓宽利用信息的反馈渠道，如设立用户意见箱、开设网上留言、网上咨询等模块，增强与师生之间的互动性；及时、有效处理反馈意见，避免千篇一律一般化，可以在档案网站、微信上发布回复情况说明，提高反馈的积极性，形成良性循环。

[1] 曹喜琛.档案编研概论[M].中国档案出版社, 1994:6-9.

[2] 邓绍兴,陈智为.档案管理学[M].中国人民大学出版社,1998:278.

[3] 周贤慧.档案编研深度及其四要素辨析[J].兰台世界,2015(14):141-142.

[4] 李洪.浅谈档案信息的深度编研[J].档案时空, 2014(6):27-28.

[5] 王亚欣,朱立涛.论档案编研成果的宣传利用[J].山西档案,2014(1):93-96.

季梦佳 助理馆员，上海工程技术大学档案馆。

* 本文系上海工程技术大学思政项目《高校档案编研工作参与校园文化建设的研究》成果，项目编号：SZ201621。