人事档案知情权存在的问题与对策

黄海燕

摘 要：随着政治民主进程的不断推进，公民强烈要求享有一定的人事档案知情权。本文在阐述人事档案知情权重要意义的基础上，剖析人事档案知情权缺位带来的问题及原因，并针对性地提出保障人事档案知情权的对策措施。

关键词：人事档案；知情权；对策

随着我国政治民主进程的发展，公民对人事档案应享有一定知情权的呼声越来越高。当前，人事档案知情权存在哪些问题？原因是什么？如何解决这些问题，本文作了初步的探索。

一、公民对人事档案管理享有一定知情权的重要意义

（一）随着我国政治民主化程度的提高，公民要求对人事档案享有一定的知情权

人事档案知情权，是随着我国政治民主化的发展和政府信息公开进程而提出的。人事档案知情权，主要是指用人单位对本单位员工人事档案的知情权和人事档案当事人对自身人事档案的知情权。国家颁布的《政府信息公开条例》明确规定了政府信息公开的程度、流程及相关事项。《保密法》明确指出哪些范围应当保密，哪些范围应当公开。《行政诉讼法》也从不同角度体现了公民享有一定的知情权。与上述我国政治民主化进程相适应，公民对人事档案也要求应当享有一定的知情权，这是公民的一项基本权利。

（二）可以更好地提高人事档案的利用效率

随着我国社会的发展，人事档案不仅要为组织人事部门管理所用，为用人单位所用，更要为个人的发展所用。长期以来，由于人事档案的保密性，个人对档案的利用很少，人事档案社会价值的发挥受到很大限制。公民享有一定的人事档案知情权，有助于激活人事档案的服务功能：组织人事部门可以更好地发现各类人才，促进人才资源的合理流动和优化配置；用人单位可以招聘急需的和长远发展需要的人才，实现人才配置的优化和合理的组合；个人可以通过组织人事部门、用人单位招聘和自我推荐等方式，充分发挥自己的聪明才智，人尽其才，用其所长。从而，最大限度地发挥人事档案的社会价值，为社会、用人单位和个人服务。

（三）可以推动、促进人事档案的管理服务工作

目前的人事档案管理仍采用封闭式的管理模式。公民查看自己的人事档案，程序繁琐，费时不便，缺少保证公民享有一定知情权的公开性和透明度。加上存在着有的人事档案内容虚伪不实；有的人档分离；有的人事档案公开制度、监督机制不完善等问题，使公民人事档案知情权的权利受到严重的损害。为适应我国社会主义市场经济的发展，实现人才资源的合理流动，优化配置人才资源，必须改变目前人事档案的封闭式管理模式，改变、改进人事档案管理的工作方式，才能有效地保障公民享有一定的人事档案的知情权。

二、人事档案知情权存在的问题和原因

（一）存在问题

1.对人事档案知情权的宣传部充分、不深入

随着政府信息公开，有关的法律法规陆续出台，人们对人事档案知情权问题也日益关注。但是，政府和人事档案主管部门的舆论宣传滞后，导致公民对人事档案知情权观念的理解还不够深入，对自身档案材料的档案意识不强。有的人认为人事档案可有可无，出现“弃档”、“死档”现象，造成人事档案内容“空白”、“虚伪”，严重影响了人事档案内容的真实性、完整性和合法性。

2.有关法律法规尚未健全

迄今为止，保障人事档案知情权专门的法律法规尚未建立；相关的法律法规也太笼统、不明确、不好操作。这就必然造成人事档案知情权存在着许多突出问题。

3.人事档案利用率低

长期以来，受滞后的法制建设和传统封闭的人事档案管理模式等因素影响，许多人事档案除了主要在评职称、升工资和提拔干部时利用外，长期放在档案室里。人事档案的利用只是对单位不对个人。人事档案当事人查询、利用的权利被漠视，许多人不知道、不了解自己档案中的内容和有关信息，有的甚至不知道自己档案的下落。人事档案根本不能发挥其应有的利用效率。

4.人事档案卡档、假档、内容不全、一人多档问题时有发生

社会主义市场经济，市场对社会资源的配置起着基础性的作用，它要求人才合理的流动。但现行的人事档案管理制度，档案由用人单位管理，缺乏公开性和监督机制，无视当事人的基本权利，使得人事档案成为“卡”人的工具，严重阻碍人才资源的合理流动和配置的优化。出现有的地方有些人为了谋求更好的发展机会和发展空间，不得不放弃自己的人事档案。出现“死档”。也有的人事档案内容空泛不实，使一些人主动放弃对自己不利的人事档案，出现“弃档”现象。有的档案，随意加入或删改档案内容，如奖惩或功过，出现了“假档”现象。在市场经济条件下，有的单位为了招聘人才，子啊原单位档案调档难、卡档时，就重新為人才建立一份人事档案，出现了“一人多档”现象。有的人事档案材料没有及时归档，内容不全面，等等。

5.人事档案监管工作薄弱

由于传统封闭式的人事档案管理模式的影响，社会、用人单位和人事档案当事人无法对档案主管部门及档案管理人员进行公开有效地监督；档案形成程序缺乏透明度；人事档案内容缺失、不实状况长期存在。严重损害了人事档案当事人的合法权益。

（二）存在问题的原因

1.长期以来，在保密观念的影响下，形成了人事档案封闭式的管理模式

长时间以来，人事档案不向社会和当事人公开。其内容是严格保密的。在市场经济条件下，当事人对本人档案，为数不少存在着“不知道下落、不清楚内容或知道内容不全面”等状况。封闭式的管理，使问题越积越多，得不到解决。

2.有关人事档案知情权的法律法规跟不上社会发展的需要

在我国宪法、档案法等法律中虽然都有对人事档案当事人知情权的隐含规定，但至今为止，还没有专门的关于人事档案知情权的法律法规。现有的人事档案管理，对于保密事项规定过于宽泛、模糊，对定密、泄密的处罚规定也不适应社会发展的需要。法律法规滞后，是人事档案知情权存在种种问题的根源所在。

三、解决人事档案知情权存在问题的对策

（一）强化舆论宣传，使公民了解自己对人事档案享有一定的知情权

现今人事档案知情权的观念还没有深入人心，普通公民对人事档案知情权的意识还比较薄弱。人事档案管理部门要根据上级有关规定，结合实际，及时制定相关的政策法规，多渠道、多形式地积极开展相关政策法规的舆论宣传和人事档案知情权的咨询服务，使人们知晓公民有查阅和利用自身人事檔案的权利，明白其重要性，提高他们维护自身合法权益的意识，能够在社会和经济的发展中，充分地行使人事档案的知情权。

（二）加快建立、健全相关的法律法规，保证人事档案知情权的合法性

建立完善人事档案知情权相关的法律法规，是保障、实现公民享有一定的人事档案知情权的法律依据。长期以来，人事档案知情权不为人们重视，有关部门只宣传人事档案保密的有关规定，忽略、漠视公民的知情权。因此，要建立把人事档案知情权作为公民一项基本权利的相关法律法规。根据形势发展的需要，适时修改、完善现有的人事档案法律法规。从法律层面，界定人事档案知情权，确保公民合法拥有自身档案知情权的权利。在法律法规中，应明确规定公民拥有更正权：即公民在发现涉及自身档案信息有错误之处，或有与事实不符合时，有权要求相关部门、单位进行修改、更正；相关部门、单位依据事实，对确实错误的档案内容要进行更正，以维护人事档案的真实性、完整性和合法性。

（三）健全监督机制，保障公民的人事档案知情权

加强监督，健全监督机制是确保公民享有一定的人事档案知情权的重要举措。要建立完善人事档案主管部门、社会、用人单位和个人之间相互监督、相互牵制的监督机制。档案主管部门和档案管理人员的法律责任和义务要明确。要扩大档案形成程序的透明度，尽量做到透明、公开；对应当公开而不公开人事档案内容的，要追究单位和个人的责任。要定期检查人事档案知情权的落实情况。检查的内容包括：人事档案内容的真实性、全面性、合法性；用人单位及档案当事人的反馈意见；社会公众对人事档案知情权公开、透明度的评价；等等。要建立健全人事档案知情权的投诉渠道：通过各种形式，如电话、信箱、信访接待日等，畅通监督渠道，自觉接受社会各界的监督。

（四）加强人事档案工作的改革与管理

以法律为依据，改革现有的封闭式的人事档案管理制度，才能保证公民享有一定的人事档案知情权。人事档案管理部门要严格规定人事档案知情权的限制要求：包括法律法规规定的不能公开的内容；人事档案知情权公开的时间、地点等等。要处理好公开权与隐私权的关系。凡是要求公开的，都要公开、透明，向社会公布；凡是法律法规要求保护的个人隐私，必须保密。要加强人事档案管理信息化建设，人事档案的内容要做到真实、完整、合法。积极为社会化、用人单位和个人服务，不断提高人事档案知情权的利用率。

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