新形势下事业单位档案管理改革思路分析

姚艳芳

摘要：在现如今的21世纪，很多行业领域都逐渐引进了信息化管理，而事业单位档案作为无形的资产记录着事业单位的历史与现在的实际情况。在这个信息化时代背景下，事业单位档案管理也应适应现如今的发展形势。所以在新形势下，事业单位档案想实现改革，管理信息化就是一个不错的考虑方向。

关键词：事业单位档案管理；信息化

一、何为事业单位档案管理信息化

自上世纪九十年代开始，随着电脑以及网络技术的普及，信息化的概念开始席卷各行各业。在这样的形式下，事业单位档案管理也应随着时代的步伐前进，因此实现事业单位档案管理信息化就成为了顺理成章的事。而“事业单位档案管理信息化”就是指打破原先的纸质档案管理，通过网络技术信息平台以此实现档案管理数字化、信息化，同时达到档案管理的高效性以及系统性。在这个高速发展的时代，以往的事业单位档案管理模式已不能再适应现如今的社会发展，所以实现管理实现信息化是一个必然的过程。

二、事业单位档案管理信息化的优势

既然事业单位档案管理信息化的实现是大势所趋，水到渠成，那么它就一定具备着它无可替代的优势。在现如今网络技术及信息平台的支撑下，档案管理信息化的四个主要优点就是：数字化、体系化、自动化、互动化，以此来实现与现代社会的无缝对接。

（一）数字化

事业单位档案数字化就是通过现如今的扫描技术、网络技术、身份认证技术等来实现将传统的档案文字转换成数字电子资料进行储存。通过对这一系列的信息数字化，就在很大一定的程度上实现了事业单位档案管理的系统化，档案作为单位无形的资产，数字化能将这些资产重新整合，更加的深入了解从而确保这笔资产能更加被高效利用。例如档案管理数字化就可以更加清晰地呈现档案的存储日期、所处的位置编号、档案的存量以及目录信息等。

（二）体系化

体系化作为管理信息化的一大职能与优点，从而让事业单位档案管理不再被孤立。传统的档案管理模式是很难做到体系化的，因为纸质档案很容易发生信息交叉出现的情况。例如，一份档案就很有可能会出现两个甚至两个以上的事件脉络或体系框架，这不仅给后来的查阅资料带来极大的困难，同时也导致档案不好归类。但是档案管理信息化后就会形成一个清晰地体系脉络，传统与信息化一体化，档案一体化。由此实现完整的档案信息体系以及信息的共享。

（三）自动化

传统的档案管理是一个繁琐冗杂的过程，但是实现档案管理信息化后，就会在很大的程度上降低事业单位的工作难度以及降低人力成本。如果实现管理信息化，信息就会自动检索、自动收集、自动形成目录甚至自动提取关键词自动筛选与自动处理。这样就能更大的简化档案管理的工作过程且更精准细致，对强化粮油质检工作，保证粮食质量的粮食质监部门，运用自动化的优势，能让粮食质监部门在人事及技术档案管理方面更加的规范且有助于统一管理。

（四）互動化

传统的档案管理只能实现一对一的需求，这就无法使信息利用率达到最大。同时，纸质只能提供阅读的需要，无法实现更进一步的服务需求，这是传统档案管理的一大局限性。而信息化所具有的互动化就改变了这一不利现状。例如通过网络技术平台，实现管理人员在线服务方式，同时还能及时的收集客户的回馈信息，实现一对多的服务需求，在满足档案管理信息化高效的同时，优化了管理信息化的服务职能。

三、如何实现新形式下事业单位档案管理改革

档案管理改革的目的就是为了实现高效的运作系统，简易的操作方式，系统的管理体系。所以为了未来考虑，管理信息化也就成为了发展的必然性。

（一）重新构建档案管理业务流程

首先要优化业务流程，这就需要对事业单位部门的环节流程进行梳理，理清档案部门与其他部门之间的业务往来。对事业单位全体成员对于档案信息的录入、编制，以及对信息的检索、利用、处理等各个流程做具有针对性的流程设计和职业规划。然后就是业务标准化，通过制度的方式将业务流程标准化，重新审视流程规划以及未来的发展。最后就是将电脑技术纳入人员的考核标准，使事业单位的工作人员更加了解流程的运作。

（二）提高档案管理的服务能力

档案管理的本质工作就是服务，因此提升它的服务能力这在很大的程度上也是一项重大的改革。原有的档案管理就只局限于“看”的职能，但这远远不够，所以在新形式下的改革还需让服务“动”起来，以此来拓展档案管理的服务职能。例如通过技术，实现信息、数据的自动检索，自动归类，自动分析，自动筛选，来为管理和需求者提供便利，完善单位内的信息服务。

（三）建立档案管理信息化的平台

事业单位尤其是质检领域可以通过开发一个系统且相对独立的平台，以此来实现档案管理的信息化。将整个档案管理工作纳入到这个平台，同时也可借助这个平台让档案管理信息化发挥最大的功效。

（四）重新组建档案管理组织的架构

通过以上的讨论，要想实现事业单位档案管理的改革，不仅要在档案管理本身做研究还需要多在它背后的组织架构下功夫。对于档案管理本身，可以通过借助现如今的网络技术平台来实现管理的信息化，那么对于组织结构的改革，可以直接通过将网络技术人才归入到管理组织的结构当中来。通过培养专业的、现代的网络技术人才与档案管理人才，达到双管齐下的目的。同时也能够不断的引进技术，吸引人才，勇于尝试与创新，实现彻底改革。

参考文献：

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