如何做好疾病预防控制档案管理工作

金淑红

疾病预防控制档案工作（以下简简疾控档案工作）是疾病预防控制工作的重要组成部分，是提高疾病预防控制工作质量和科学管理水平的基础。近年来，随着卫生疾控事业的不断发展，如何加强疾控档案管理，提高服务水平，使档案工作与时俱进，成为摆在疾控档案工作人员面前的现实问题，下面笔者结合实际工作就这一问题谈谈个人的几点看法。

一、加强组织建设

设立疾控档案综合档案室，集中统一管理文书、科研、业务会计、基建、设备、音像等档案。建立由分管领导负责，专职档案人员及各职能部门兼职档案人员为具体责任人的档案管理网络。定期召开档案工作会议，总结档案管理情况，对存在的问题提出解决的办法。同时，应积极争取上级部门领导支持，经常邀请档案行政管理部门、专业主管部门的专业人员到档案室进行工作指导，并将档案管理纳入综合目标管理考核中，使档案工作层层有落实、件件有保障。

二、加强疾控档案收集工作，丰富疾控档案内容

除继续做好日常的疾控档案收集归档工作外，还要拓展疾控档案收集范围，丰富疾控档案内容。一是收集本地区0～14岁儿童预防免疫接种档案，包括儿童预防接种证、卡（簿）等历史记录和凭证，建立信息、数据库；二是收集本地区各餐饮、美容美发、娱乐场所卫生监测、卫生检验档案数据，分类编制年限跨度较宽的监测、检验数据一览表，提供各商家的卫生评价信息；三是收集年度疾控专业技术论文；四是收集现行疾控文件查询利用数据；五是收集疾控服务个人档案查询信息，包括卫生从业人员健康证发放、门诊狂犬病疫苗注射针次、卫生检验结果等；六是收集历史上各种传染病在本地区暴发流行的原因、症状、诊治方法等材料；七是收集本地区历年食物中毒个案原因、种类和预防救治措施等材料；八是收集各类灾害、传染病疫情暴发流行期应急处理指南；九是收集各种疾控工作法律法规，业务技术规范；十是建立辖区居民电子健康管理档案，记录居民健康、行为饮食习惯、体力活动以及睡眠质量等，可优先整理60岁以上居民常见疾病如心血管病、高血压、糖尿病等慢性非传染性疾病防治档案等。

三、强化利用环节，提高档案信息资源的利用率

隨着档案数量的逐渐增加，疾控机构应根据卫生防病工作的不同特点，提高档案利用的针对性、目的性，把强化档案查询、检索功能作为着眼点，根据各防病领域的需求，开展定向服务和专题服务。档案室有目的、有计划地从大量的档案材料中进行筛选，通过分析、研究，将需要处理的档案信息数据经合理分类和规范化处理之后，以一定的标准格式存储于计算机中，这需要充分利用数据库技术来对档案信息资源进行合理的组织与加工，以提高档案信息的有序性、完整性、可读性以及安全性，同时，数据库技术与网络技术的完美融合极大地方便了档案信息资源的开发利用，也提高了开发利用效率。如疾病预防控制中心档案工作人员可以把卫生防病工作多年的经验、成果作为预防疾病的信息资源，通过计算机进行分类、分析，使分散、零星的档案资料更集中、系统地提供可靠的高层次的信息服务。为防病、流动人员做好各种重大传染病的预测预报、预防工作提供科学依据。此外，利用工作也应在形式方法上有所创新，如可利用网络平台，建立疾控档案在线阅览室，设立网上展厅。档案在线阅览室的建立以及网上档案展厅的设立，是为适应信息时代人们对疾病预防控制档案的利用心理，激发人们利用档案的热情。这种远程、便捷的利用方式给档案信息用户带来了极大的便利和新鲜的感受，也为档案信息资源开发带来了新的活力。“在线阅览室”可以让人们随时在网络中查找和阅览自己所需的档案信息，打破了时空的限制，超越了传统用户与档案部门之间时空限制而带来的不便。“网上档案展厅”的建立，将珍贵档案上网展览，扩大了档案的社会影响，有利于人们档案意识的提高，也有利于疾病预防控制中心档案的开发利用。

四、做好编研作，促进疾控档案价值实现

首先，以业务档案为主要编研对象。疾控档案具有极强的专业性、连续性，因此，在开展档案编研工作时，应首先从业务档案入手，编研材料才能突出专业特色，才能更有效地为开展卫生防病、健康监测工作服务。其次，选题应围绕中心工作，把好选题关。脱离业务工作的选题，就谈不上专业性。为此，档案人员要了解和掌握单位的中心工作，才能对当年的编研工作的开展做到有的放矢、心中有数，才能确保编研选题在大的方向上与单位的中心工作保持一致，更好地提供服务。其三，要了解和掌握各项业务工作内容。疾控机构的主要职能工作是疾病预防与控制、监测、卫生检验与评价、健康宣传与教育、应用研究与指导、技术服务与管理。档案人员在做各编研计划时，应针对各项业务工作的特点和内容来确定编研题目和适合的类型。档案人员要经常深入各科室，广泛地与业务人员交流，了解各科工作职责和范围，熟悉业务工作的流程和具体任务，从中掌握业务人员的利用需求。同时，还可通过在借阅中开展专题利用登记，发放征求意见表和分析利用效果登记等形式，客观全面地掌握业务人员的利用需求。这是确保编研选题具有专业性并能符合业务需求的重要措施。

五、培养疾控档案管理的复合型人才

疾病预防控制档案工作专业性强，加之疾控机构的卫生防病工作针对着各种日益复杂的公共卫生事件及不断变化的新型传染病，更需要疾控机构档案管理者要有一定的专业知识、全面掌握档案业务技能，并具备计算机知识、网络知识、数据库管理知识及电子文件的管理知识。只有档案人员的自身素质提高了，才能有效地开发利用档案信息资源，提高疾控机构档案的服务利用程度，充分实现其利用价值。因此，要大力加强疾控机构档案工作的人才队伍建设，不断强化档案管理者的自身素质，及时完善知识结构。培养既掌握现代管理思想，有坚实的档案专业理论功底与高超的专业技能，又掌握一定的计算机基本知识，并能将二者有机结合起来的复合型人才，建设一支高素质的档案人才队伍。